12-Punkte-Plan für Führungskräfte in Teilzeit, 2. Teil
Es ist durchaus möglich, ein Team in Teilzeit zu führen. Voraussetzung ist aber, dass die Abläufe gut und sinnvoll organisiert sind. Wie das gelingen kann, zeigt ein 12-Punkte-Plan.
Eine Vollzeitstelle ist keine Voraussetzung für eine Position als Führungskraft. Auch in Teilzeit ist es gut möglich, Führungsaufgaben erfolgreich zu stemmen. Allerdings muss eine Führungskraft in Teilzeit die Abläufe noch ein bisschen besser strukturieren und organisieren als ihre Kollegen in Vollzeit.
Hilfestellung dabei wiederum kann ein 12-Punkte-Plan bieten.
Dabei haben wir im 1. Teil dieses Beitrags mit
- der Analyse des Aufgabenpensums,
- dem Festlegen der delegierbaren Aufgaben,
- der Absprache mit den Vorgesetzten
- dem Strukturieren der Abläufe
- der Kommunikation mit dem Team und
- dem Übertragen von Kompetenzen
die ersten sechs Punkte des Plans erläutert.
Hier geht es nun mit dem 2. Teil des 12-Punkte-Plans
für Führungskräfte in Teilzeit weiter:
Inhalt
Punkt 7: sich als Ansprechpartner anbieten und einbringen
Sicherlich wird es immer wieder vorkommen, dass ein Teammitglied eine Aufgabe ganz anders angeht, als es die Führungskraft tun würde. Doch selbst wenn es die Führungskraft in den Fingern juckt, wird sie lernen müssen, andere Vorgehensweisen zu akzeptieren.
Sie hat ihren Mitarbeitern bestimmte Aufgabenbereiche und die damit verbundenen Kompetenzen übertragen. Die vereinbarten Rahmenbedingungen gelten für alle Beteiligten, für die Teammitglieder also genauso wie für die Führungskraft. Dennoch sollte die Führungskraft klarstellen, dass sie der richtige Ansprechpartner ist, wenn Fragen oder Schwierigkeiten auftauchen. Denn auch wenn sie nur in Teilzeit arbeitet, ist sie als die Führungskraft und Vorgesetzte diejenige, die für die Leistungen und Arbeitsergebnisse ihres Teams verantwortlich ist.
Daher sollte sich die Führungskraft vor allem in der Anfangsphase regelmäßig über die Fortschritte informieren lassen und die erbrachten Leistungen sowie die erzielten Ergebnisse kontrollieren. Bis sich alles eingespielt hat, wird es seine Zeit dauern.
Die Führungskraft wird anfangs hauptsächlich damit beschäftigt sein, die anstehenden Aufgaben zu erledigen und die weiteren Abläufe zu planen. Für Meetings wird da wenig Zeit bleiben. Umso wichtiger ist deshalb, dass die Führungskraft aktiv das Gespräch mit ihren Mitarbeitern sucht. Nur so ist sichergestellt, dass sie einerseits auf dem Laufenden und andererseits Teil des Teams bleibt.
Punkt 8: Prioritäten setzen
Auf Dauer wird eine Führungskraft in Teilzeit ihr Arbeitspensum nur dann erfolgreich und mit guten Arbeitsergebnissen stemmen, wenn sie ihre Arbeitszeit sinnvoll einteilt und optimal ausnutzt. Voraussetzung dafür ist, dass sie Prioritäten setzt.
Die Führungskraft muss lernen, sich einen Überblick zu verschaffen, ihre Aufgaben nach Wichtigkeit zu sortieren und systematisch abzuarbeiten. Diese Arbeitsplanung sollte sie am besten direkt bei Arbeitsbeginn, als allererstes erledigen. Andernfalls läuft die Führungskraft Gefahr, zuviel Zeit für Kleinigkeiten aufzuwenden und dabei die wirklich wichtigen Aufgaben aus den Augen zu verlieren.
Punkt 9: Stressfaktoren und Zeitdiebe aufspüren
Die Führungskraft sollte regelmäßig prüfen, ob es in ihrem Einflussbereich Zeitdiebe und Stressfaktoren gibt. Dies können Vorgaben, Abläufe und andere Einflüsse von außen, genauso aber auch eigene Gewohnheiten und eingefahrene Verhaltensmuster sein. Schon in ihrem eigenen Interesse sollte die Führungskraft ein Gespür dafür entwickeln, welche Arbeitsläufe nicht effektiv sind, unnötig Zeit in Anspruch nehmen oder letztlich keinen Nutzen haben.
Natürlich wird die Führungskraft nicht alles auf den Kopf stellen können. Und es wird ihr auch nicht gelingen, den Zeit- und Leistungsdruck auszuschalten. Das ist weder das Ziel noch wäre es eine kluge Idee. Aber die Führungskraft sollte daran arbeiten, Lösungen zu entwickeln, die in der vorhandenen Zeit vernünftig realisiert werden können.
Gleichzeitig muss sich die Führungskraft vor Augen führen, dass Perfektionismus mit einer Teilzeittätigkeit nur schwer zu vereinen ist. Wenn die Führungskraft in Teilzeit arbeitet, hat sie schlichtweg nicht die Zeit, sich um jedes noch so kleine Detail selbst zu kümmern.
Punkt 10: einen längeren Bürotag einplanen
Es wird nicht ausbleiben, dass das eine oder andere liegenbleibt. Um den Druck herauszunehmen, kann sich die Führungskraft einen Tag pro Woche vormerken, an dem sie länger bleibt.
Diese Zusatzzeit kann sie nutzen, um Unerledigtes aufzuarbeiten oder um sich um Dinge zu kümmern, für die im Alltagsgeschäft keine Zeit ist. Auch Mitarbeitergespräche und Teambesprechungen, die erfahrungsgemäß etwas länger dauern, kann die Führungskraft in die Zusatzzeit legen.
Punkt 11: die Teilzeitarbeit konsequent umsetzen
Abgesehen von dem einen Zeitpuffer pro Woche, sollte die Führungskraft konsequent an der Umsetzung ihrer Teilzeittätigkeit arbeiten. Es macht keinen Sinn, wenn sie ständig Überstunden macht oder sich immer mehr Aufgaben aufhalst. Sie möchte in Teilzeit arbeiten.
Also ist es ihre Aufgabe, die Abläufe und Strukturen so zu organisieren, dass die Teilzeittätigkeit zur Realität wird. Natürlich ist das am Anfang nicht einfach. Und selbstverständlich wird die Führungskraft einige Zeit investieren müssen, bis ein funktionierendes Konzept steht.
Aber je konsequenter die Führungskraft an der Ausgestaltung ihres Teilzeitmodells arbeitet, desto schneller wird sie verlässliche Rahmenbedingungen für sich und ihr Team schaffen. Als Führungskraft gehört es zu ihren Aufgaben, Entscheidungen zu treffen, Aufgaben zu delegieren und die Richtung vorzugeben. In Teilzeit muss die Führungskraft die Grenzen nur etwas enger ziehen als in Vollzeit.
Punkt 12: Geduld haben
Veränderungen brauchen Zeit. Sowohl die Führungskraft als auch ihr Team müssen sich erst einmal an das Teilzeitmodell gewöhnen. Am Anfang wird nicht alles klappen.
Ein paar Aufgaben werden liegenbleiben, ein paar Überstunden werden anfallen und die Mitarbeiter werden den einen oder anderen Fehler in ihrem neuen Aufgabenbereich machen. Das ist zunächst völlig normal. Wichtig ist, dass die Führungskraft am Ball bleibt und immer wieder nachjustiert, bis die bestmögliche Lösung ausgearbeitet ist.
Sollte das Teilzeitmodell aber nach mehr als sechs Monaten noch immer nicht funktionieren, läuft etwas schief. Spätestens dann muss die Führungskraft nach den Gründen suchen und realistisch einschätzen, ob das Teilzeitmodell in der geplanten Form tatsächlich umsetzbar ist.
Mehr Tipps, Anleitungen und Ratgeber:
- 12-Punkte-Plan für Führungskräfte in Teilzeit, 1. Teil
- 4 Aufgaben als frischgebackene Führungskraft
- Übersicht: Mögliche Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung
- Job Crafting als Motivationsinstrument
- 5 Schritte im Umgang mit unmotivierten Mitarbeitern
- 6 Tipps zur Stärkung des Teamgeistes
Thema: 12-Punkte-Plan für Führungskräfte in Teilzeit, 2. Teil
Übersicht:
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