5 Regeln für konstruktive Feedbackgespräche

5 Regeln für konstruktive Feedbackgespräche

Mitarbeitergespräche sind ein sehr wertvolles und effektives Instrument, wenn es darum geht, Mitarbeiter zu führen und zu motivieren. Je besser und klarer die Kommunikation zwischen der Führungskraft und ihrem Team ist, desto besser können die Vorgaben umgesetzt und die Ziele erreicht werden.

Denn damit die Mitarbeiter einen guten Job machen können, müssen sie zunächst einmal wissen, was überhaupt wie zu tun ist. Zudem sollten sie in der Führungskraft einen Ansprechpartner sehen, der bei Fragen zur Verfügung steht und Unterstützung bietet. Dabei gibt es Mitarbeitergespräche in vielen verschiedenen Varianten.

Eine dieser Formen ist das Feedbackgespräch. Durch ein Feedbackgespräch erhält der Mitarbeiter eine direkte Rückmeldung. Gleichzeitig hat das Feedbackgespräch einen pädagogischen Charakter, denn es geht nicht nur rückwirkend auf die jeweiligen Aspekte ein, sondern gibt dem Mitarbeiter auch Handlungsanweisungen und Verbesserungsvorschläge für die Zukunft an die Hand.

Damit diese Wirkung erzielt wird, sollte die Führungskraft aber fünf elementare Regeln für konstruktive Feedbackgespräche beherzigen:

 

Regel Nr. 1: Den Mitarbeiter persönlich ansprechen.

Ein häufiger Fehler ist, dass die Führungskraft den Mitarbeiter nicht persönlich anspricht. Stattdessen formuliert sie allgemeiner und bezieht ihre Aussagen eher auf das Team. Ein Feedbackgespräch auf diese Weise zu führen, bringt jedoch zwei Problematiken mit sich. So entsteht beim Mitarbeiter zum einen schnell der Eindruck, dass die Führungskraft nicht unbedingt mit dem Mitarbeiter, sondern in erster Linie über das Team und damit auch über den Mitarbeiter als Teil dieses Teams spricht.

Zum anderen kann der Mitarbeiter nur schwer beurteilen, welche Aussagen generelle Anmerkungen und Meinungsbekundungen sind und welche Aussagen sich als Kritikpunkte direkt auf ihn beziehen. Damit das Feedbackgespräch die gewünschte Wirkung erzielt, sollte die Führungskraft also darauf achten, dem Mitarbeiter eine persönliche Rückmeldung zu geben.

Im Mittelpunkt des Gesprächs sollten die Leistungen des Mitarbeiters stehen und auf diese Leistungen sollte sich das Feedback beziehen.

 

Regel Nr. 2: Konkret werden.

Neben Aussagen, die den Mitarbeiter nicht persönlich ansprechen, sind auch zu allgemein gehaltene Anmerkungen ein weit verbreiteter Fehler. Erklärt die Führungskraft beispielsweise, dass sie mit einer bestimmten Leistung nicht zufrieden war, wird der Mitarbeiter diese Kritik zwar zur Kenntnis nehmen.

Sie wird ihn aber nicht weiterbringen und vermutlich auch nicht die gewünschte Wirkung erzielen. Denn damit die Kritik ihre Wirkung entfalten kann, muss der Mitarbeiter wissen, warum die Führungskraft mit der Leistung nicht zufrieden war.

Wichtig ist also, dass die Führungskraft ihre Kritikpunkte konkret benennt. Denn nur so weiß der Mitarbeiter, was nicht in Ordnung war und wie er es beim nächsten Mal besser macht.

 

Regel Nr. 3: Konstruktive Kritik üben.

Konstruktive Kritik kennzeichnet sich dadurch, dass sie Hilfestellung für die Zukunft beinhaltet. Übt die Führungskraft Kritik, weist sie den Mitarbeiter darauf hin, was er falsch gemacht hat oder womit die Führungskraft nicht zufrieden war. Konstruktiv wird die Kritik aber erst dann, wenn die Führungskraft aufzeigt, wie sich der Mitarbeiter verbessern kann.

Belässt es die Führungskraft bei der Aufzählung der Kritikpunkte, weiß der Mitarbeiter lediglich, was er in Zukunft besser unterlassen sollte oder was nicht gut ankommt. Was konkret gewünscht ist und wie er es künftig anders machen kann, weiß er aber nicht.

Wichtig ist deshalb, dass die Führungskraft ihre Kritikpunkte immer um Handlungshinweise und Vorschläge ergänzt. Andernfalls besteht die Gefahr, dass das Feedback nicht nur wirkungslos bleibt, sondern sogar eine demotivierende Wirkung entfaltet.

 

Regel Nr. 4: Die richtige Mischung aus Lob und Kritik finden.

Ein effektives Feedbackgespräch kombiniert immer Positives und Negatives miteinander. Spricht die Führungskraft nur ihre Kritikpunkte an, wird sich das nachteilig auf die Motivation und die Leistungsbereitschaft des Mitarbeiters auswirken.

Warum sollte er sich auch ins Zeug legen, wenn die Führungskraft ohnehin nicht zufrieden sein und seine Leistungen doch nur wieder bemängeln wird? Aber auch reines Lob wird die Motivation nicht unbedingt erhöhen. Denn wenn die Führungskraft ihre Rückmeldung ausschließlich positiv formuliert, wird der Mitarbeiter keinen Grund sehen, etwas an seinem Verhalten zu ändern und in Zukunft noch mehr zu geben.

Zudem kann eine Lobhudelei schnell gekünstelt wirken und somit die Glaubwürdigkeit vermissen lassen. Wichtig ist deshalb, dass die Führungskraft die richtige Mischung aus Lob und Kritik findet.

Durch das Lob bringt sie ihre Wertschätzung zum Ausdruck und hilft dem Mitarbeiter dabei, seine Stärken und Potenziale noch besser zu nutzen. Die Kritik wiederum zeigt die Schwachpunkte auf und verdeutlicht, wie der Mitarbeiter in diesen Bereichen besser werden kann.

Voraussetzung dafür, dass der Mitarbeiter das Feedback annehmen und umsetzen kann, ist aber immer auch, dass er die Rückmeldung überhaupt versteht. Deshalb ist es mitunter sinnvoller, wenn sich die Führungskraft im Feedbackgespräch auf zwei, drei Punkte beschränkt.

Wenn nämlich zu viele Informationen auf den Mitarbeiter einprasseln, wird er die einzelnen Aspekte nicht immer nachvollziehen und die Verbesserungsvorschläge folglich nicht unbedingt erfassen können. Auch mit Blick auf die Motivation kann es nachteilig sein, wenn die Führungskraft den Mitarbeiter mit zu vielen Aspekten auf einmal konfrontiert.

 

Regel Nr. 5: Höflich und respektvoll bleiben.

Die Führungskraft sollte unbedingt auf eine angenehme Gesprächsatmosphäre auf Augenhöhe achten. Meist wird der Mitarbeiter ohnehin etwas skeptisch in das Gespräch gehen. Schließlich weiß er nicht, was auf ihn zukommt. Und zum Vier-Augen-Gespräch mit dem Chef wird niemand wirklich gerne zitiert.

Wenn die Führungskraft in dieser Situation eine lange Liste mit Kritikpunkten auf den Tisch legt und ihre Ausführungen womöglich noch mit dem einen oder anderen bissigen Kommentar anreichert, wird sich der Mitarbeiter herabgesetzt fühlen.

Die Folge davon ist, dass sich kein konstruktiver Dialog entwickeln kann. Stattdessen wird der Mitarbeiter auf Durchzug schalten und abwarten, bis der Spuk vorüber ist, die Standpauke frustriert über sich ergehen lassen oder eine abwehrende Verteidigungshaltung einnehmen.

In allen drei Fällen wird das Feedbackgespräch seine Wirkung aber verfehlen. Wichtig ist also, dass die Führungskraft darauf achtet, wie sie ihre Ausführungen formuliert. Trotz Kritik sollte immer auch Respekt und Wertschätzung mitklingen. Ein höflicher Umgangston sollte dabei selbstverständlich sein.

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Inhaber bei Internetmedien Ferya Gülcan
Sabine Nauer, 38 Jahre, Trainingsentwickler und Berater Personalentwicklung, Michael Patzek, 44 Jahre, Personalreferent, Maike Müller, 41 Jahre, Trainingscoach für Führungskräfte, sowie Ferya Gülcan, Redakteurin und Betreiberin dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Anleitungen und Ratgeber zur Motivation von Mitarbeitern, Weiterbildung von Führungskräften und dem Personalwesen.
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