Arbeitszeugnisse Vorlagen und Arten

Arbeitszeugnisse Vorlagen und Arten

Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Das ist gesetzlich so geregelt. Doch je nach Umfang und Ausstellungszeitpunkt wird zwischen verschiedenen Zeugnisarten unterschieden.

 

Das Wichtigste auf einen Blick:

  • Jeder Arbeitnehmer hat von Gesetzes wegen Anspruch darauf, dass ihm sein Arbeitgeber ein Arbeitszeugnis ausstellt. Die Art des Beschäftigungsverhältnisses spielt dabei keine Rolle.
  • Bei Arbeitszeugnissen wird zwischen dem einfachen und dem qualifizierten Arbeitszeugnis unterschieden. Außerdem gibt es das Zwischenzeugnis und das vorläufige Arbeitszeugnis.
  • Ein Arbeitszeugnis muss den Gepflogenheiten eines Geschäftsbriefs entsprechen.
  • Ein Arbeitszeugnis muss vollständig und wohlwollend formuliert sein.

Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis

Jeder Arbeitgeber kann von seinem Arbeitgeber verlangen, dass er ihm ein schriftliches Arbeitszeugnis ausstellt. Ob es sich bei dem Beschäftigungsverhältnis um

  • eine Vollzeit- oder Teilzeittätigkeit,
  • einen Neben- oder Minijob,
  • ein befristetes oder unbefristetes Arbeitsverhältnis,
  • ein Praktikum,
  • ein Arbeitsverhältnis auf Probe,
  • eine Ausbildung oder
  • eine Tätigkeit als leitender Angestellter

gehandelt hat, spielt keine Rolle. Der Anspruch des Arbeitsnehmers ergibt sich aus § 109 Gewerbeordnung bei Arbeitnehmern, § 16 Berufsbildungsgesetz bei Azubis und § 85 Bundesbeamtengesetz bei Beamten. Allerdings muss der Arbeitgeber das Arbeitszeugnis nicht von sich aus anfertigen.

Stattdessen muss er es erst und nur dann erstellen, wenn der Arbeitnehmer ein Arbeitszeugnis verlangt. Eine Ausnahme gilt lediglich für Ausbildungszeugnisse. Endet das Berufsausbildungsverhältnis, ist der Ausbildungsbetrieb auch ohne Aufforderung des Azubis dazu verpflichtet, ein Zeugnis auszustellen.

 

Die verschiedenen Arten vom Arbeitszeugnis

Bei Arbeitszeugnissen werden mehrere Arten voneinander unterschieden. Mit Blick auf den Ausstellungszeitpunkt gibt es das Zwischenzeugnis, das vorläufige Zeugnis und das normale Arbeitszeugnis.

Ein Zwischenzeugnis kann der Arbeitnehmer jederzeit verlangen. Und wenn er einen nachvollziehbaren Grund für seine Aufforderung hat, muss der Arbeitgeber das Zwischenzeugnis unverzüglich ausstellen. Ein solcher Grund kann beispielsweise gegeben sein, wenn der Arbeitnehmer innerhalb des Betriebs versetzt wird, einen neuen Chef bekommt, einen neuen Aufgabenbereich übernimmt, sich anderweitig bewerben will oder das Zeugnis für die Teilnahme an einer Fortbildung braucht.

Endet das Arbeitsverhältnis, kann der Arbeitnehmer ein Arbeitszeugnis verlangen. Ob er selbst gekündigt hat oder gekündigt wurde, spielt dabei keine Rolle. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass dem Arbeitnehmer das Zeugnis direkt nach der Kündigung und nicht erst am letzten Arbeitstag zusteht.

Vor allem bei einer längeren Kündigungsfrist kann es deshalb durchaus sinnvoll sein, wenn der Arbeitnehmer schon vorher sein Zeugnis erbittet. Denn so kann er eine vollständige Bewerbungsmappe zusammenstellen. Ein solches Zeugnis kann dann als vorläufiges Arbeitszeugnis tituliert sein. Wenn das Arbeitsverhältnis endet, wird das vorläufige Zeugnis durch das endgültige Arbeitszeugnis ersetzt.

In Abhängigkeit vom Umfang wird zwischen dem einfachen und dem qualifizierten Arbeitszeugnis unterschieden.

Ein einfaches Arbeitszeugnis enthält die persönlichen Daten des Arbeitnehmers und benennt die Art und die Dauer der Beschäftigung. Außerdem beschreibt es die Tätigkeiten und Aufgaben, die der Arbeitnehmer übernommen hat, vollständig und so genau, dass künftige Arbeitnehmer eine klare Vorstellung bekommen. Bewertet werden die erbrachten Leistungen aber nicht. Warum das Arbeitsverhältnis beendet wurde, wird nur dann erwähnt, wenn der Arbeitnehmer das möchte.

Ein qualifiziertes Arbeitzeugnis beinhaltet zusätzlich eine Beurteilung der erbrachten Leistungen und eine Bewertung des Verhaltens im Arbeitsalltag.

Der Arbeitnehmer darf sich aussuchen, welche Art von Arbeitszeugnis er gerne haben möchte. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ist allerdings erst möglich, wenn der Arbeitgeber die fachlichen und persönlichen Fähigkeiten des Arbeitnehmers zumindest grob beurteilen kann.

Nach Ansicht der Gerichte ist das nach mehreren Wochen der Fall. Generell sollte der Arbeitnehmer aber ein qualifiziertes Arbeitszeugnis erbitten. Denn bei einem einfachen Arbeitszeugnis kommt mitunter der Verdacht auf, dass der Arbeitnehmer einer schlechten Beurteilung entgehen möchte. Ein einfaches Arbeitszeugnis macht deshalb eigentlich nur dann Sinn, wenn der Arbeitnehmer einen Tätigkeitsnachweis für einen bestimmten Zeitraum braucht, die Tätigkeit selbst für seine berufliche Zukunft aber keine Rolle spielt.

 

Die Form des Arbeitszeugnisses

Formal gilt, dass ein Arbeitszeugnis den Gepflogenheiten, die im Geschäftsverkehr üblich sind, entsprechen muss. Dazu gehört, dass für das Arbeitszeugnis das Briefpapier verwendet wird, auf dem der Arbeitgeber auch sonst geschäftliche Briefe schreibt. Wird das Arbeitszeugnis auf einem weißen Blatt Papier verfasst, muss die vollständige Firmenbezeichnung samt Rechtsform und aktueller Anschrift angegeben werden. Ansonsten gilt, dass das Arbeitszeugnis

  • verständlich und wohlwollend formuliert sein muss,
  • keine Rechtschreib- und Grammatikfehler enthalten darf,
  • ohne Verbesserungen, Streichungen und andere Korrekturen abgefasst sein muss,
  • keine Ausrufe-, Frage- und Anführungszeichen und keine unterstrichenen, kursiv oder fett gedruckten Aussagen enthalten darf.

Das Arbeitszeugnis muss außerdem handschriftlich unterschrieben sein. Allerdings muss der direkte Vorgesetzte des Arbeitnehmers das Arbeitszeugnis nicht unbedingt unterschreiben. Genauso kann auch ein anderer Vertreter des Arbeitgebers das Arbeitszeugnis unterschreiben. Voraussetzung ist dann aber, dass der Unterschreibende ranghöher und dem Arbeitnehmer gegenüber weisungsbefugt ist. Zudem muss klar erkennbar sein, welche Position und welche Funktion im Unternehmen er hat.

Die Grundsätze bei der Zeugniserteilung

Arbeitszeugnisse haben zwei wesentliche Aufgaben. Die erste Aufgabe ist, Dritte über die Qualifikationen, die Leistungen und das Verhaltens des Arbeitsnehmers zu informieren. Die zweite Aufgabe besteht darin, dem Arbeitnehmer ein Dokument für seine Bewerbungsunterlagen bereitzustellen.

Konkrete Regelungen zu den Inhalten und den Formulierungen in Arbeitszeugnissen gibt es aber weder in Gesetzen noch in Tarifverträgen. Deshalb hat die Rechtsprechung vier allgemeine Grundsätze erarbeitet, die bei der Erteilung von Arbeitszeugnissen eingehalten werden müssen:

  1. Grundsatz der Wahrheit: Das Arbeitszeugnis muss der Wahrheit entsprechen. Es darf nur Tatsachen aufführen. Reine Behauptungen oder Annahmen sind nicht zulässig.
  2. Grundsatz des verständigen Wohlwollens: Das Arbeitszeugnis muss wohlwollend formuliert sein. Wohlwollend meint freundlich und großzügig. Im Ergebnis soll das Arbeitszeugnis den Arbeitnehmer in seiner weiteren beruflichen Karriere nicht behindern. Allerdings wiegt der Grundsatz der Wahrheit schwerer als der des Wohlwollens. Negative Fakten müssen also nicht zwangsläufig unter den Tisch fallen.
  3. Grundsatz der Vollständigkeit: Das Arbeitszeugnis muss alle Informationen und Bewertungen enthalten, die für die Gesamtbeurteilung des Arbeitnehmers relevant sind und ein charakteristisches Bild von seinen Leistungen und seinem Verhalten zeichnen.
  4. Grundsatz der individuellen Beurteilung: Das Arbeitszeugnis darf nicht nur aus allgemeinen und austauschbaren Formulierungen bestehen. Stattdessen muss klar erkennbar sein, dass sich das Arbeitzeugnis konkret auf diesen einen Arbeitnehmer bezieht.

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Inhaber bei Internetmedien Ferya Gülcan
Sabine Nauer, 38 Jahre, Trainingsentwickler und Berater Personalentwicklung, Michael Patzek, 44 Jahre, Personalreferent, Maike Müller, 41 Jahre, Trainingscoach für Führungskräfte, sowie Ferya Gülcan, Redakteurin und Betreiberin dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Anleitungen und Ratgeber zur Motivation von Mitarbeitern, Weiterbildung von Führungskräften und dem Personalwesen.
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