Aufgaben delegieren – 3 Tipps

Aufgaben delegieren – 3 Tipps

Wenn die Führungskraft einige Aufgaben und Tätigkeiten an ihre Mitarbeiter überträgt, gewinnt sie mehr Zeit, die sie ins Kerngeschäft investieren kann. Das erhöht nicht nur die Produktivität, sondern nimmt auch Druck aus dem eigenen Arbeitalltag. Außerdem kann es positive Effekte auf die Motivation im Team haben, wenn die Mitarbeiter mehr Verantwortung übernehmen können.

Aufgaben delegieren - 3 Tipps

Büro-Spinnen gehören zu den gefährdeten Arten

Wenn die Führungskraft versucht, ähnlich wie eine Spinne alle Aufgaben und Abläufe in ihrem Netz zu behalten, wird sie bald an ihre Grenzen kommen. Denn selbst das stabilste Netz reißt irgendwann und auch acht Beine sind früher oder später belegt.

Spinnen, die keine Kontrolle abgeben können oder wollen, sind heutzutage gefährdete Tierarten im Büro. Nicht nur die Denkweise, dass der Chef alles Wichtige selbst erledigen muss, stirbt allmählich aus.

Stattdessen läuft die Büro-Spinne Gefahr, sich aufzureiben und auszubrennen. Die Führungskraft tut also gut daran, bestimmte Tätigkeiten loszulassen und an ihre Mitarbeiter oder Kollegen weiterzureichen.

In der Praxis ist das zwar oft leichter gesagt als getan. Aber das Tagesgeschäft ist schon stressig genug und die Herausforderungen werden nicht weniger. Das gilt vor allem dann, wenn das Unternehmen erfolgreich ist. Denn Erfolg ist das Ziel, geht aber eben mit noch mehr Arbeit, Aufträgen und Aufgaben einher.

Die Führungskraft muss lernen, umzudenken. Sie muss sich eingestehen, dass sie nur ein Mensch ist und lediglich zwei Arme hat. Oder anders ausgedrückt und um beim Bild der Spinne zu bleiben:

Acht Beine können viel leisten und jede Menge festhalten, aber mindestens genauso viel weiterreichen.

Aufgaben delegieren – 3 Tipps

In der Antike soll es ein Herrscher-Motto gegeben haben, das “Divide et impera!” (“Teile und herrsche!”) lautete. Was im ersten Moment ziemlich autoritär wirkt, passt bei genauerem Hinsehen gut in die heutige Zeit. Denn anders formuliert, besagt das Motto nichts anders, als dass die Führungskraft ihre Arbeit teilen und dabei die Verantwortung behalten sollte.

Bloß weil die Führungskraft Aufträge abgibt, heißt das nicht, dass sie weniger zu sagen hat. Ganz im Gegenteil bleibt sie die Verantwortliche und der Chef. Andernfalls könnte sie gar nicht darüber entscheiden, wer was erledigen soll.

Die Frage, wie die Führungskraft lernen kann, Aufgaben erfolgreich und konsequent zu delegieren, ist damit aber noch nicht beantwortet.

Dazu drei Tipps:

  1. Schritt für Schritt loslassen

Von jetzt auf gleich ein komplettes Projekt an Mitarbeiter weiterzugeben, ist keine gute Idee. Denn die Mitarbeiter müssen eine faire Chance haben, sich in ihre neuen Aufgabenbereiche einzuarbeiten.

Besser ist, wenn die Führungskraft zunächst einzelne Tätigkeiten oder Abläufe weiterreicht. Aufgaben, die mit der Vorbereitung oder Nachbearbeitung eines Auftrags zusammenhängen, sind zum Beispiel gut geeignet.

Letztlich geht es darum, dass die Führungskraft die richtigen Rahmenbedingungen schafft, die notwendigen Impulse gibt und sich um die übergeordnete Organisation kümmert. Ansonsten sollte sie die Mitarbeiter aber machen lassen und auf die Rückmeldungen derjenigen vertrauen, die sie mit den jeweiligen Aufgaben betraut hat.

Für die Führungskraft ist das ein Lernprozess, den sie zusammen mit ihrem Team in kleinen, angemessenen Schritten gehen sollte.

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  1. Teilen und mitteilen

Das Delegieren von Aufgaben soll Zeit und Energie einsparen, die Führungskraft entlasten und dabei helfen, die vorhandenen Potenziale optimal auszuschöpfen.

Doch die Idee ist verfehlt, wenn die Führungskraft ständig als Ansprechpartner bereit stehen und korrigierend eingreifen muss. Denn dadurch kann sie sich nicht wie geplant dem Kerngeschäft widmen, sondern hat unterm Strich noch mehr zu tun.

Ein erfolgreiches Delegieren von Aufgaben setzt daher eine klare und offene Kommunikation voraus.

Dazu gehört, dass die Führungskraft dafür sorgt, dass

  • der Mitarbeiter, der eine bestimmte Aufgabe oder Tätigkeit übernehmen soll, über die notwendigen Kompetenzen verfügt.

  • die Aufgaben unmissverständlich zugeteilt sind und jeder Mitarbeiter genau weiß, wer wofür zuständig ist.

  • die Erwartungshaltung an alle Mitarbeiter klar ist.

  • alle erforderlichen Informationen, Daten und Vorgaben jederzeit zugänglich, verbindlich dokumentiert und bei Bedarf anpassbar sind.

Ein guter Weg kann auch sein, dass die Führungskraft eine Art Pinnwand etabliert, an der verschiedene Aufgaben ausgeschrieben sind. Auf diese Weise kann sich jeder Mitarbeiter die Aufträge aussuchen, die ihm gut liegen. Das stärkt einerseits die Selbstverantwortung und fördert andererseits die Motivation.

  1. Eine Zeit-Geld-Rechnung aufstellen

Zeit ist ein sehr wertvolles Gut. Das gilt sowohl für die Lebenszeit im Allgemeinen als auch für die Arbeitszeit der Führungskraft. Letztere lässt sich im einfachsten Fall an ihrem Stundensatz messen. Optimal wäre, wenn die Führungskraft genau diesen Betrag verdient, wenn sich eine Stunde lang mit dem Kerngeschäft ihrer Tätigkeit befasst.

Mit Blick auf das Delegieren von Aufgaben kann deshalb eine Zeit-Geld-Rechnung weiterhelfen, die aus zwei simplen Fragen besteht, nämlich:

  1. Würde ich einem Mitarbeiter für das Erledigen solcher Aufgaben meinen Stundensatz bezahlen?

  2. Wie viel könnte ich verdienen, wenn ich mich in der Zeit, in der ich Tätigkeit XY nachgehe, ums Kerngeschäft kümmern würde?

Vor allem die erste Frage zeigt ganz gut auf, welche Arbeiten und Aufgaben delegiert werden sollten. Denn immer dann, wenn die Führungskraft auf eine Tätigkeit stößt, für die sie einem anderen ihren Stundensatz nicht bezahlen würde, hat sie eine Aufgabe entdeckt, die es buchstäblich wert ist, delegiert zu werden.

Dabei geht es an dieser Stelle nicht darum, bestimmte Arbeiten abzuwerten oder die vermeintlich unwichtigen Tätigkeiten abzugeben. Die Idee ist vielmehr, die Abläufe so zu strukturieren, dass die vorhandene Zeit möglichst in der Form investiert wird, in der sie sich am Ende für alle Beteiligten am besten auszahlt.

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Sabine Nauer, 38 Jahre, Trainingsentwickler und Berater Personalentwicklung, Michael Patzek, 44 Jahre, Personalreferent, Maike Müller, 41 Jahre, Trainingscoach für Führungskräfte, sowie Ferya Gülcan, Redakteurin und Betreiberin dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Anleitungen und Ratgeber zur Motivation von Mitarbeitern, Weiterbildung von Führungskräften und dem Personalwesen.

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