Aufgaben richtig delegieren – mithilfe von 5 Fragen

Aufgaben richtig delegieren – mithilfe von 5 Fragen

Zu den Aufgaben einer Führungskraft gehört, anstehende Aufträge und Arbeiten an ihre Teammitglieder zu verteilen. Allerdings ist das mitunter leichter gesagt, als getan. Denn einerseits möchte die Führungskraft ihre Mitarbeiter fördern und motivieren.

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Dies kann aber nur dann gelingen, wenn die Führungskraft auch anspruchsvollere und wichtige Aufgaben abgibt. Kein Mitarbeiter wird sich voller Tatendrang an die Arbeit machen, wenn er immer nur einfache Routineaufgaben zugewiesen bekommt.

Doch das heißt nicht, dass die Routineaufgaben nicht auch erledigt werden müssten. Bei der Aufgabenverteilung braucht die Führungskraft also ein wenig Fingerspitzengefühl, wenn sie verhindern möchte, dass sich einzelne Mitglieder ihres Teams benachteiligt fühlen oder der Eindruck entsteht, ihnen würde weniger zugetraut als anderen.

Andererseits tut sich so manche Führungskraft schwer damit, ihren Mitarbeitern tatsächlich wichtige und anspruchsvolle Aufgaben zu übertragen. Die Sorge, dass die Arbeit nicht so gut oder so schnell erledigt wird, wie es sein müsste, ist einfach sehr groß.

 

Aufgaben richtig delegieren – mithilfe von 5 Fragen

Das gekonnte und erfolgreiche Delegieren von Aufgaben ist ein Lernprozess, den jede Führungskraft durchlaufen muss. Je nach Führungsstil und Betriebsklima wird zudem jede Führungskraft ihre eigenen Methoden entwickeln und bestimmte Führungsinstrumente bevorzugen.

Trotzdem lässt sich ein allgemeingültiges Fazit ziehen:

Sollen Aufgaben erfolgreich delegiert werden, braucht es einen klar definierten Delegationsauftrag.

Diesen wiederum kann die Führungskraft mithilfe von fünf Fragen erarbeiten:

 

Frage 1: Welche Aufgabe soll delegiert werden?

Zunächst einmal muss die Führungskraft die Aufgabe, die delegiert werden soll, bestimmen. Es geht also darum, die Aufgabe zu definieren. Nur so kann die Führungskraft dem Mitarbeiter schlüssig kommunizieren, was er überhaupt machen soll.

Wenn die Führungskraft die Aufgabe nur schwammig beschreibt oder offen lässt, worum es konkret geht, wird der Mitarbeiter kaum in der Lage sein, die Erwartungen zu erfüllen und die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Wichtig bei der Definition der Aufgabe ist die Unterscheidung zwischen einmaligen und regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben.

Letztere müssen nur einmal exakt definiert werden, später reichen kleinere Anpassungen meist aus. Im Unterschied dazu verursachen einmalige Projekte einen größeren Aufwand bei der Vorbereitung.

Frage 2: An wen soll die Aufgabe delegiert werden?

Steht fest, welche Aufgabe delegiert werden soll, sollte die Führungskraft als nächstes entscheiden, wer mit der Aufgabe betraut wird.

Hierbei wiederum können folgende Überlegungen weiterhelfen:

  • Wer aus dem Team bringt die notwendigen Qualifikationen für die Aufgabe mit?
  • Welcher Mitarbeiter würde in Sachen Motivation besonders von der Aufgabe profitieren?
  • Mit welchem Mitarbeiter hat die Führungskraft gute und mit welchem Mitarbeiter weniger gute Erfahrungen gemacht? Und was würde sie infolgedessen jetzt von diesem Mitarbeiter erwarten?
  • Warum hat sich die Führungskraft ausgerechnet für den jeweiligen Mitarbeiter entschieden?

Frage 3: Welchen Spielraum soll der Mitarbeiter haben?

Weiter geht es dann mit der Definition des Spielraums, den der Mitarbeiter für die Erledigung der Aufgabe erhält. Hierzu sollte die Führungskraft festlegen, welche fachlichen Verantwortlichkeiten und Befugnisse sie dem Mitarbeiter einerseits einräumt und welche Vorgaben er andererseits einhalten muss.

Außerdem sollte die Führungskraft bestimmen, in welchen Abständen Zwischengespräche stattfinden sollen. Allerdings sollte die Führungskraft dabei kein allzu festes Korsett schnüren. Zum Delegieren gehört auch, dem Mitarbeiter die Möglichkeit einzuräumen, selbst einen Lösungsweg zu erarbeiten.

Deshalb sollte die Führungskraft zwar das Ziel der Aufgabe und ihre eigenen Erwartungen kommunizieren, dem Mitarbeiter aber gleichzeitig genug Raum lassen, um seine Ideen und Vorschläge einzubringen.

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Durch regelmäßige Zwischengespräche hat die Führungskraft ein wirksames Instrument, um im Blick zu behalten, ob es in die richtige Richtung geht, und bei Bedarf einzugreifen und gegenzusteuern.

 

Frage 4: Was braucht der Mitarbeiter, um die Aufgabe erledigen zu können?

Damit der Mitarbeiter die Aufgabe wie abgesprochen erledigen kann, braucht er entsprechende Ressourcen. Die Führungskraft sollte daher zum einen klären, welche Hilfsmittel, Unterlagen und anderen Instrumente der Mitarbeiter benötigt.

Zum anderen sollten sie bei der Einsatzplanung berücksichtigen, dass der Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitfenster möglicherweise nicht oder nur bedingt für andere Aufgaben zur Verfügung steht.

 

Frage 5: Bis wann soll die Aufgabe erledigt sein?

Jede Aufgabe und jedes Projekt braucht einen Start- und einen Endpunkt. Die Führungskraft sollte also einen Zeitplan aufstellen und darin festlegen, bis wann sie mit welchen Fortschritten oder Ergebnissen rechnet und wann die Aufgabe abgeschlossen sein soll.

 

Aufgaben richtig delegieren – und die Rolle des Mentors übernehmen

Hat die Führungskraft die fünf Fragen beantwortet, kann sie ihre Antworten auswerten und auf dieser Basis einen konkreten Delegationsauftrag formulieren. Dem Übertragen der Aufgabe an den entsprechenden Mitarbeiter steht damit nun nichts mehr im Wege. Während der Mitarbeiter die Aufgabe bearbeitet, sollte sich die Führungskraft in Zurückhaltung üben.

Solange der Mitarbeiter die Vorgaben einhält, gibt es keinen Grund, einzuschreiten. Dies gilt auch dann, wenn der Mitarbeiter möglicherweise ganz anders vorgeht, als es die Führungskraft tun würde. Zum Delegieren gehört auch, dem Mitarbeiter genug Freiraum zu gewähren, um seinen eigenen Weg zu finden und zu gehen.

Stellt sich bei einem Zwischengespräch heraus, dass der Mitarbeiter in einer Sackgasse steckt oder sich die Dinge in die falsche Richtung entwickeln, muss die Führungskraft natürlich korrigierend eingreifen. Auch hier ist aber Fingerspitzengefühl gefragt. So sollte die Führungskraft nicht offen kritisieren oder besserwisserisch auftreten.

Damit würde sie die Motivation des Mitarbeiters zunichte machen. Stattdessen sollte die Führungskraft versuchen, den Mitarbeiter durch geschickte Fragen auf die Lösung hinzusteuern. Eine mögliche Frage könnte etwa lauten: „Ihre Idee als solches finde ich gut. Aber haben Sie auch berücksichtigt, dass …?“

Die Führungskraft sollte also in erster Linie in die Rolle des Mentors schlüpfen, der als erfahrener Ratgeber und Ansprechpartner mit Rat und Tat zur Seite steht. Dadurch führt und fördert sie den Mitarbeiter gleichermaßen.

Mehr Anleitungen, Vorlagen, Tipps und Ratgeber:

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Inhaber bei Internetmedien Ferya Gülcan
Sabine Nauer, 38 Jahre, Trainingsentwickler und Berater Personalentwicklung, Michael Patzek, 44 Jahre, Personalreferent, Maike Müller, 41 Jahre, Trainingscoach für Führungskräfte, sowie Ferya Gülcan, Redakteurin und Betreiberin dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Anleitungen und Ratgeber zur Motivation von Mitarbeitern, Weiterbildung von Führungskräften und dem Personalwesen.

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