Die richtige Einstellung zu Mitarbeitergesprächen: 4 Tipps für Führungskräfte
Mitarbeitergespräche lösen selten Begeisterung aus – weder bei Mitarbeitern noch bei Führungskräften. Dabei können solche Gespräche wertvolle Erkenntnisse liefern und die Weichen für eine gute Zusammenarbeit stellen. Doch dafür muss die Einstellung stimmen.
In den meisten Unternehmen ist es einmal pro Jahr soweit: Die jährlichen Gespräche mit den Mitarbeitern stehen an.
Und rund um diese Mitarbeitergespräche gibt es jede Menge Literatur. Von internen Checklisten bis hin zu Ratgebern für Führungskräfte und Mitarbeiter ist alles vertreten. Doch die schönsten Strategien, die schlausten Leitfäden und die besten Ratschläge bringen letztlich nicht viel, wenn es an der Haltung hapert.
Voraussetzung dafür, dass das Zusammensetzen etwas bringt, ist nun einmal die richtige Einstellung zu Mitarbeitergesprächen. Doch was heißt das für die Praxis?
Hier sind vier Tipps für Führungskräfte:
Tipp Nr. 1: Das Gespräch nicht als lästiges Übel, sondern als nützliches Kommunikationsmittel sehen.
Ob überhaupt die Chance besteht, dass ein Mitarbeitergespräch gelingt, hängt von der Grundeinstellung ab. Hat die Führungskraft Lust darauf, sich mit ihrem Mitarbeiter zusammenzusetzen, sich ernsthaft auf ein Gespräch einzulassen und sich auszutauschen?
Oder ist das Mitarbeitergespräch nur ein Punkt auf der Aufgabenliste, der abgehakt werden muss, weil die Personalabteilung das Protokoll eben für die Akte haben will?
In letzterem Fall verkommt das Mitarbeitergespräch oft zu einer lästigen Pflichtveranstaltung. Sowohl die Führungskraft als auch der Mitarbeiter stellen den Sinn in Frage und nehmen das Gespräch nicht wirklich ernst. Stattdessen bauen sie es irgendwo im Tagesgeschäft ein und versuchen, das Gespräch so schnell wie möglich hinter sich zu bringen. Schließlich ist das Gespräch ohnehin nur Formsache und es macht wenig Sinn, viel wertvolle Arbeitszeit für etwas aufzuwenden, das sowieso nichts bringt.
Tatsächlich ist ein Mitarbeitergespräch überflüssig, wenn es nur als ein Instrument verstanden wird, das irgendjemand mit Blick auf die Personalentwicklung für notwendig hält und deshalb angeordnet hat. Doch diese Einstellung wird der Idee hinter einem Mitarbeitergespräch nicht gerecht.
Und nicht nur das:
Setzt sich die Führungskraft regelmäßig mit ihren Mitarbeitern zusammen und tauscht sie sich mit ihnen aus, wird ein jährliches Mitarbeitergespräch unnötig. Denn die Führungskraft steht ständig in Kontakt mit ihrem Team. Sie nutzt die Kommunikation als Führungsmittel und führt Gespräche, wenn es der Anlass erfordert.
Tipp Nr. 2: Kein Verhör, sondern einen Dialog führen.
Bei einem Mitarbeitergespräch neigt so manche Führungskraft dazu, in die klassische Rolle des Chefs zu verfallen. Ähnlich wie in der Schule stellt die Führungskraft Fragen und erwartet klare Antworten. Sie möchte weder Rückfragen hören noch Diskussionen führen.
Stattdessen möchte sie die Checkliste der Personalabteilung zügig abhaken und dem Mitarbeiter die nächsten Anweisungen mit auf den Weg geben. Der Mitarbeiter soll die Informationen zur Kenntnis nehmen, die vorgegebenen Ziele akzeptieren und das Protokoll unterzeichnen. Und nach dem Gespräch soll sich der Mitarbeiter motiviert und voller Elan an die Arbeit machen. Schließlich gilt es ja, die besprochenen Ziele zu erreichen.
Dieser Plan kann und wird nicht aufgehen. Wenn sich die Führungskraft oberlehrerhaft vor dem Mitarbeiter aufbaut, wird sie keine ehrlichen Antworten von ihm bekommen. Und wenn die Führungskraft Befehle gibt, wird der Mitarbeiter bestenfalls zum Dienst nach Vorschrift übergehen.
Die Führungskraft sollte das Mitarbeitergespräch deshalb als Dialog verstehen und führen. Das Ziel muss sein, sich mit dem Mitarbeiter auszutauschen und offen, menschlich und auf Augenhöhe miteinander zu kommunizieren. Dazu gehört übrigens auch, unangenehme Wahrheiten und kritische Rückmeldungen zuzulassen. Und wenn die Führungskraft von sich erzählt, ermutigt sie den Mitarbeiter dazu, es ihr gleichzutun und sich in seine Karten schauen zu lassen.
Tipp Nr. 3: Nicht krampfhaft um Harmonie bemühen, sondern Konflikte offen ansprechen.
Verständlicherweise möchten Führungskräfte, dass es in ihrem Team harmonisch zugeht. Alle sollen sich gut verstehen und Hand in Hand zusammenarbeiten. Der vielbeschworene Teamgeist soll stimmen. Grundsätzlich ist gegen das Streben nach Harmonie nichts einzuwenden.
Aber gerade im Mitarbeitergespräch geht es auch darum, Konfliktfelder auszuspüren und offen anzusprechen. Wenn die Führungskraft aus Angst, dass der Mitarbeiter verärgert oder enttäuscht sein könnte, Schwachstellen nicht anspricht, wird sich nichts ändern. Der Mitarbeiter wird so weitermachen wie bisher, während der Unmut unter den Kollegen und bei der Führungskraft wächst. Irgendwann eskaliert die Situation. Doch dann ist es oft zu spät, um eine vernünftige Lösung zu finden.
Entscheidend ist die richtige Vorgehensweise: Die Führungskraft sollte das Problem ansprechen, konkret auf den Punkt bringen und mit einer lösungsorientierten Frage kombinieren. Also zum Beispiel so: „Mir ist aufgefallen, dass Sie für die Antragsbearbeitung viel Zeit brauchen. Was können wir tun, damit es künftig schneller geht?“
Durch die lösungsorientierte Frage holt die Führungskraft den Mitarbeiter mit ins Boot. Sie konfrontiert ihn nicht nur mit Kritik, stellt ihn vor vollendete Tatsachen und lässt ihn dann mit dem unguten Gefühl alleine. Stattdessen gibt sie ihm die Chance, mit ihrer Unterstützung an der Lösung mitzuwirken.
Auf diese Weise eröffnet sich gerade durch Konflikte und Kritik die Möglichkeit, wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen, neue Wege zu beschreiten und die Personalentwicklung voranzubringen. Und genau das ist das eigentliche Ziel von einem Mitarbeitergespräch.
Tipp Nr. 4: Mitarbeiter nicht bewerten, sondern wertschätzen.
Allein die Vorstellung, dass die Führungskraft tendenziell das Schlechte sieht, löst bei vielen Mitarbeitern eine Abwehrhaltung aus. Selbst wenn sie eigentlich einen guten Job gemacht haben, fürchten sie, dass der Chef doch wieder etwas finden wird, das ihm nicht gefällt. Oder dass er mit irgendwelchen fragwürdigen Weiterbildungsmaßnahmen oder weiteren Zusatzaufgaben um die Ecke kommt.
Das Ergebnis ist, dass viele Mitarbeiter von Anfang zurückhaltend auftreten. Sie sagen nicht, was sie wirklich denken, sprechen mögliche Schwierigkeiten nicht an und sind sicherheitshalber schon einmal auf Abwehr und Verteidigung eingestellt.
Im Prinzip ist es ähnlich wie mit Eltern und pubertierenden Jugendlichen: Erst lassen die Eltern alles laufen und dann wollen sie plötzlich wissen, was in ihrem Sprössling vorgeht. Der Nachwuchs hingegen erwartet Belehrungen, die er bestenfalls über sich ergehen lässt, weil ihn die Eltern ja ohnehin nicht verstehen.
Bei einem Mitarbeitergespräch sollte es nicht darum gehen, den Mitarbeiter zu bewerten. Das Ziel ist nicht, dem Mitarbeiter ein Zeugnis mit Noten auszustellen. Im Vordergrund sollte vielmehr die Wertschätzung stehen. Der Mitarbeiter bringt sich ein und ist ein wertvolles Mitglied des Teams. Dafür verdient er Anerkennung und Respekt.
Natürlich kann es sein, dass er sein Potenzial nicht ausschöpft. Oder dass ihm Fehler unterlaufen. Doch die Führungskraft sollte das Gute nicht unter den Tisch fallen lassen. Sie kann die Leistungen beurteilen – doch den Mitarbeiter als Mensch muss sie wertschätzen.
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Thema: Die richtige Einstellung zu Mitarbeitergesprächen: 4 Tipps für Führungskräfte
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