Kritikgespräche richtig führen – Infos und 8 Tipps

Kritikgespräche richtig führen – Infos und 8 Tipps

Führungskräfte haben eher selten Lust darauf. Zumal es weit angenehmere Aufgaben gibt. Für die betroffenen Mitarbeiter sind sie Stress. Denn sie befürchten nicht nur Ärger, sondern fühlen sich schnell persönlich angegriffen. Die Rede ist von Kritikgesprächen. Doch auch wenn sie vermutlich niemand wirklich mag, müssen sie manchmal sein.

Kritikgespräche richtig führen - Infos und 8 Tipps

Entscheidend ist dann, die Kritikgespräche richtig zu führen. Dazu haben wir Infos und Tipps zusammengestellt:

Kritikgespräche können notwendig werden

Sind die Leistungen eines Mitarbeiters nicht ausreichend oder gar schlecht, hat das Folgen für das ganze Team. Denn seine Arbeit auf Sparflamme kann die Kollegen dazu verleiten, es ebenfalls ruhiger angehen zu lassen. Oder es kommt zu Konflikten, weil die Kollegen irgendwann nicht mehr einsehen, seine Arbeit ständig mitzumachen.

Außerdem kann die Stimmung kippen, wenn das Team von der Führungskraft enttäuscht ist, weil diese offensichtlich tatenlos zusieht. Egal von welcher Seite aus betrachtet, bleibt am Ende somit die Erkenntnis: Ein unmotivierter Mitarbeiter tut dem ganzen Team nicht gut.

Gleichzeitig stellt sich damit die Frage, was die Führungskraft unternehmen kann. Grundsätzlich sollte sie das Gespräch mit dem Mitarbeiter suchen und seine schwache Leistung zum Thema machen. Es macht keinen Sinn, zuzuschauen und darauf zu hoffen, dass sich von selbst etwas ändert.

Zumal der Mitarbeiter keinen Grund sehen wird, sein Verhalten zu ändern, wenn er damit durchkommt. Es wird also Zeit für das berüchtigte Kritikgespräch. Dass ein solches Gespräch nicht vor Publikum auf dem Flur, sondern als Vier-Augen-Gespräch stattfinden sollte, versteht sich von selbst.

Kritikgespräche richtig führen – 8 Tipps

Zunächst einmal gilt, dass ein Kritikgespräch keine Anklage ist. Es geht nicht darum, einen Mitarbeiter zurechtzuweisen oder zu rügen. Und die Kritik ist kein Angriff auf den Mitarbeiter als Person. Das Ziel ist vielmehr, ihn auf seine schwache Leistung aufmerksam zu machen und zu verdeutlichen, dass sich etwas ändern muss. Allerdings sollte das in einer konstruktiven und fairen Form geschehen.

Außerdem sollte die Führungskraft im Hinterkopf behalten: Es geht weder um den schwachen Mitarbeiter selbst noch um ihren Status als Führungskraft. Stattdessen steht das Team im Vordergrund. Letztlich soll das Kritikgespräch dazu beitragen, dass die Zusammenarbeit im Team funktioniert, die anvisierten Ergebnisse erreicht werden und die Motivation stimmt.

Bleibt aber die Frage, wie die Führungskraft das Gespräch konkret angehen sollte.

Dazu einige Tipps!:

  1. Tipp: den richtigen Zeitpunkt finden

Wann der richtige Zeitpunkt für das Gespräch ist, hängt von der Teamkultur ab. Zählen im Team in erster Linie die Ergebnisse, kommen Diskussionen gleich auf den Punkt und werden die Dinge stets beim Namen genannt, sollte die Führungskraft nicht allzu lange abwarten. Denn hier erwartet ihr Team, dass die Führungskraft souverän auftritt und etwas unternimmt.

Steht hingegen das Miteinander im Vordergrund und ist dem Team ein gutes Klima wichtiger als ständig beste Ergebnisse und eine Top-Qualität zu erreichen, sollte die Führungskraft nicht vorschnell eingreifen.

Eine schnelle Reaktion könnte dann nämlich für Verunsicherung sorgen. “Wenn der Chef den Kollegen deswegen gleich ins Büro zitiert, was passiert dann, wenn ich mal einen größeren Fehler mache?”, ist eine Befürchtung, die den Mitarbeitern durch den Kopf gehen könnte.

  1. Tipp: locker einsteigen

Um den Stresspegel zu senken und die Basis für ein konstruktives Gespräch zu schaffen, sollte die Führungskraft nicht gleich mit der Tür ins Haus fallen. Besser ist, wenn sie das Gespräch mit etwas Smalltalk beginnt.

Eine kleine Anekdote aus dem Geschäftsalltag, ein paar Worte zum Wetter oder etwas Plauderei über ein anderes, belangloses Thema lockert die Stimmung auf und macht beiden Seiten den Einstieg leichter.

  1. Tipp: die Sandwich-Taktik anwenden

Auch ein schwacher Mitarbeiter hat seine guten Seiten. Im Kritikgespräch ist wichtig, dass sich die Führungskraft nicht nur auf die negativen Aspekte konzentriert, sondern auch das Positive herausstellt.

An dieser Stelle hat sich die Sandwich-Taktik bewährt: Zunächst spricht die Führungskraft die positiven Eigenschaften oder guten Leistungen des Mitarbeiters an, würdigt diese und lobt ihn dafür. Anschließend lenkt sie das Gespräch auf die Ergebnisse oder Verhaltensweisen, mit denen sie nicht zufrieden ist.

Danach kommt sie noch einmal auf Positives zu sprechen. Auf diese Weise kommen Kritik und Verbesserungsvorschläge ohne schalen Beigeschmack beim Mitarbeiter an. Denn er fühlt sich nicht an den Pranger gestellt, sondern erkennt, dass die Führungskraft neben Fehlern durchaus auch die guten Leistungen sieht.

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  1. Tipp: Ich-Botschaften nutzen

Generell sollte die Führungskraft versuchen, positive Formulierungen zu verwenden. Denn sie werden eher angenommen und als konstruktiv empfunden. Außerdem sollte die Führungskraft möglichst in der Ich-Form sprechen.

Statt „Sie haben schon wieder den Abgabetermin nicht eingehalten. So kann es nicht weitergehen!“, sollte sie also besser „Ich brauche Ihre Listen pünktlich. In Zukunft müssen wir auf ein besseres Zeitmanagement achten.“ sagen. So fühlt sich der Mitarbeiter nicht in die Ecke gedrängt.

Wichtig ist aber auch, dass die Führungskraft konkret wird. Sie sollte nicht das Verhalten oder die Arbeit im Allgemeinen kritisieren, sondern Beispiele benennen. Je klarer sie wird, desto besser versteht der Mitarbeiter, was er aus Sicht der Führungskraft falsch macht.

  1. Tipp: im 90-Grad-Winkel hinsetzen

Die Führungskraft und der Mitarbeiter sollten sich nicht direkt gegenübersitzen. Diese Position vermittelt allein schon optisch den Eindruck einer Konfrontation.

Besser ist, wenn die Gesprächspartner im 90-Grad-Winkel zueinander sitzen. Dafür kann die Führungskraft zum Beispiel an der Stirnseite des Tisches und der Mitarbeiter an der kürzeren Seite Platz nehmen.

  1. Tipp: Blickkontakt halten und ruhig sprechen

Grundsätzlich sollte die Führungskraft den Blickkontakt zum Mitarbeiter suchen. Blickkontakt gehört bei einem Gespräch dazu, denn er signalisiert, dass der Gesprächspartner bei der Sache ist, seinem Gegenüber zuhört und sich auf ihn konzentriert. Gleichzeitig richten sich die Worte an den Zuhörer persönlich, wenn der Sprechende ihm in die Augen schaut.

Sobald es um unangenehme, heikle Dinge geht, sollte die Führungskraft den Blickkontakt jedoch abbrechen. Denn die Kritik soll den Mitarbeiter ja gerade nicht persönlich treffen, sondern sich auf seine Fehlleistungen oder sein Fehlverhalten beziehen. Für diese Phase des Gesprächs sollte die Führungskraft deshalb einen sogenannten dritten Punkt ins Spiel bringen. Dazu kann sie die Kritik visualisieren (s. Tipp 7).

Wichtig ist außerdem, dass die Führungskraft langsam und deutlich spricht. Bei Kritik und negativen Botschaften neigen viele Menschen dazu, schneller zu sprechen.

Sie werden mitunter hektisch und laut, um die Sache flott hinter sich zu bringen. Zu einem souveränen Auftreten als Führungskraft gehört aber, genau an diesem Punkt ruhig und gelassen zu kommunizieren.

  1. Tipp: die Kritik visualisieren

Wenn ein Zug Verspätung hat, informiert die Anzeigetafel den Reisenden darüber. Der Reisende mag dann zwar der Tafel genervte Blicke zuwerfen, ist aber nicht sauer auf den Zugführer oder Schaffner. Genau diese Situation kann auch die Führungskraft für sich nutzen, indem sie ihre Kritik visualisiert.

Für das Kritikgespräch kann sie ihre Kritikpunkte in kurzen Stichworten auf einem Block oder in einer Datei notieren. Genauso kann sie aktuelle Zahlen oder Grafiken vorbereiten. Wenn sie ihre Kritik dann erklärt, schiebt sie den Block oder Laptop in die Mitte, so dass sie und der Mitarbeiter draufschauen können.

Dadurch vermeidet sie zum einen Blickkontakt. Zum anderen wird das Dokument zu demjenigen, der die schlechte Nachricht überbringt. Außerdem unterstützt diese Methode die Botschaft, dass es bei der Kritik nicht um den Mitarbeiter, sondern um seine Leistungen oder Verhaltensweisen geht.

  1. Tipp: keine Diskussionen

Zu einem konstruktiven Kritikgespräch gehört auch, dem Mitarbeiter zuzuhören. Er muss die Chance haben, sich zu äußern, auf die Kritik zu reagieren und sein Verhalten zu erklären. An dieser Stelle ist wichtig, dass die Führungskraft offen für die Ansichten des Mitarbeiters ist und ihn aussprechen lässt.

Sie sollte aber keine Diskussionen anfangen. Der Mitarbeiter äußert seine subjektiven Empfindungen und darüber zu diskutieren, macht keinen Sinn. Genauso sollte die Führungskraft nicht ständig einhaken und nachfragen, obwohl ihr klar ist, was der Mitarbeiter sagen will. Denn dadurch provoziert sie nur, dass sich der Mitarbeiter in Ausreden flüchtet, trotzig reagiert oder in eine Verteidigungshaltung übergeht.

Und:

Ein Kritikgespräch sollte immer mit einem Dankeschön für das Gespräch und die Offenheit des Mitarbeiters enden. Das gehört zum guten Ton und macht es beiden Seiten leichter, ein positives Fazit für sich zu ziehen.

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