Arbeitszeugnisse

Arbeitszeugnisse

 

Arbeitszeugnisse erfüllen zwei wesentliche Funktionen. Zum einen sind sie Belege für die beruflichen Stationen eines Arbeitnehmers. Zum anderen informieren sie über die Qualifikationen, die Leistungen und das Verhalten des Mitarbeiters während des Arbeitsverhältnisses.

Für Arbeitnehmer haben Arbeitszeugnisse deshalb eine große Bedeutung. Schließlich tragen sie maßgeblich zu dem Bild bei, das beim Arbeitgeber entsteht, wenn er sich die Bewerbungsunterlagen oder die Personalakte anschaut.

Aber was gilt eigentlich für Arbeitszeugnisse?

Muss der Arbeitgeber überhaupt ein Arbeitszeugnis erteilen?

Wie muss es aussehen?

Und wie frei darf der Arbeitgeber seine Beurteilung zum Ausdruck bringen?

 

Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis

Jeder Arbeitnehmer hat den Anspruch darauf, dass er ein Arbeitszeugnis von seinem Arbeitgeber erhält. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Mitarbeiter in Vollzeit oder in Teilzeit und ob er befristet oder unbefristet angestellt war. Auch die Position ist unerheblich.

Eine Aushilfe, ein Praktikant oder ein Azubi hat also genauso Anspruch auf ein Arbeitszeugnis wie ein normaler Mitarbeiter oder eine Führungskraft. Entscheidend für den Anspruch auf die Erteilung eines Arbeitszeugnisses ist somit, dass ein Arbeitsverhältnis bestand.

Allerdings muss der Arbeitgeber das Arbeitszeugnis nicht von sich aus erteilen. Stattdessen muss der Mitarbeiter seinen Anspruch auf das Arbeitszeugnis geltend machen, indem er den Arbeitgeber darum bittet, das Arbeitszeugnis auszustellen.

In der Praxis ist es zwar üblich, dass das Arbeitszeugnis zusammen mit den anderen Arbeitspapieren ausgehändigt wird. Hat der Mitarbeiter kein Arbeitszeugnis verlangt, muss der Arbeitgeber es strenggenommen aber nicht beilegen. Eine Ausnahme gilt nur bei Ausbildungsverhältnissen. Hier ist der Ausbildungsbetrieb dazu verpflichtet, das Zeugnis von sich aus zu erteilen, wenn die Ausbildung abgeschlossen ist.

 

Die Arten von Arbeitszeugnissen

Arbeitszeugnisse gibt es in zwei Varianten:

  1. Das Einfache Arbeitszeugnis enthält die persönlichen Daten des Mitarbeiters, Angaben zur Art und Dauer des Beschäftigungsverhältnisses und eine Beschreibung der ausgeübten Tätigkeiten. Eine Beurteilung der Leistungen und des Verhaltens beinhaltet es nicht.
  2. Das Qualifizierte Arbeitszeugnis ist umfangreicher. Anders als das einfache Arbeitszeugnis enthält das qualifizierte Arbeitszeugnis nämlich zusätzlich zu den grundlegenden Angaben auch Beurteilungen der fachlichen und persönlichen Fähigkeiten.

Der Mitarbeiter kann sich grundsätzlich aussuchen, ob er ein einfaches oder ein qualifiziertes Arbeitszeugnis möchte. In aller Regel ist ein qualifiziertes Arbeitszeugnis aber die bessere Wahl. Durch das qualifizierte Arbeitszeugnis ist nämlich das Arbeitsverhältnis in seiner Gesamtheit dokumentiert.

Ein Arbeitgeber, der das Arbeitszeugnis liest, erfährt nicht nur, dass und wo der Arbeitnehmer tätig war. Stattdessen kann er sich auch einen Überblick darüber verschaffen, welche Qualifikationen der Arbeitnehmer mitbringt und wie er sich als Mitarbeiter gemacht hat.

Ein einfaches Arbeitszeugnis sollte sich der Arbeitnehmer nur dann erteilen lassen, wenn er lediglich einen einfachen Nachweis für eine berufliche Tätigkeit in einem bestimmten Zeitraum braucht und diese Tätigkeit für seine weitere Berufslaufbahn keine große Rolle spielt.

 

Die Formalitäten bei Arbeitszeugnissen

Arbeitszeugnisse sind offizielle und für den Arbeitnehmer sehr wichtige Unterlagen. Deshalb gibt es ein paar Formalitäten, die bei einem Arbeitszeugnis eingehalten werden müssen.

Hierzu gehört, dass das Arbeitszeugnis

  • auf dem üblichen Briefpapier des Unternehmens ausgestellt ist. Verwendet der Arbeitgeber ein neutrales, weißes Papier, muss er den vollständigen Firmennamen samt Rechtsform und die aktuelle Anschrift angeben.
  • schriftlich erteilt wird.
  • verständlich formuliert ist.
  • keine Grammatik- und Rechtschreibfehler enthält.
  • keine Radierungen, Streichungen und andere Korrekturen beinhaltet.
  • ohne Ausrufe- und Fragezeichen und ohne Gänsefüßchen („“) verfasst ist.

vom Vorgesetzten des Arbeitnehmers, einem leitenden Angestellten oder einem Vertreter der Personalabteilung unterschrieben ist. Derjenige, der das Arbeitszeugnis unterschreibt, muss aber in einer ranghöheren Position tätig und dem Arbeitnehmer gegenüber weisungsbefugt sein. Außerdem muss erkennbar sein, welche Stellung und Funktion im Unternehmen er hat.

Was die Aushändigung des Arbeitszeugnisses angeht, so gilt grundsätzlich die sogenannte Holschuld. Holschuld bedeutet, dass der Arbeitgeber das Arbeitszeugnis zur Abholung bereitstellen muss. Der Arbeitnehmer muss sich das Arbeitszeugnis dann abholen kommen.

Zuschicken muss der Arbeitgeber das Arbeitszeugnis nur dann, wenn das Arbeitszeugnis zum vereinbarten Zeitpunkt noch nicht fertig ist oder wenn der Arbeitnehmer bereits ausgeschieden ist und jetzt soweit weg wohnt, dass ihm die persönliche Abholung nicht zugemutet werden kann.

Außerdem erhält der Arbeitnehmer sein Arbeitszeugnis auf dem Postweg, wenn er es nicht selbst abholen kann, weil ihm beispielsweise im Zuge einer fristlosen Kündigung Hausverbot erteilt wurde.

 

Die Inhalte eines Arbeitszeugnisses

Vor allem ein qualifiziertes Arbeitszeugnis soll es ermöglichen, sich ein umfassendes Bild vom Mitarbeiter zu machen. Deshalb müssen alle Informationen, Tatsachen und Beurteilungen enthalten sein, die für das Arbeitsverhältnis wesentlich sind.

Welche Inhalte konkret in ein qualifiziertes Arbeitszeugnis gehören, fasst die folgende Tabelle zusammen:

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Geschäftsbriefpapier mit vollständigem Namen des Unternehmens
Zeugnis, Ausbildungszeugnis oder Zwischenzeugnis als Überschrift
Persönliche Daten des Mitarbeiters mit Name und Geburtsdatum
Angabe zur Art und Dauer der Beschäftigung mit Eintritt- und Austrittsdatum
Bezeichnung der Position; wurde der Mitarbeiter versetzt, befördert oder war er in verschiedenen Bereichen tätig, sollte sein Werdegang im Unternehmen mit allen Positionen und Tätigkeitsbezeichnungen beschrieben werden.
Beschreibung der ausgeübten Tätigkeiten und Aufgaben; dabei gilt, dass die Beschreibungen umso ausführlicher und präziser sein müssen, je umfangreicher und verantwortungsvoller die Aufgaben waren.
Auflistung der besuchten Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen, wenn diese für die Beurteilung der Qualifikation oder des Engagements relevant sind.
Beurteilung der Leistungen des Mitarbeiters; dazu werden das Fachwissen und die Fertigkeiten anhand der Arbeitsqualität, des Umfangs und der Leistungsbereitschaft bewertet. Besondere Erfolge und Stärken werden ebenfalls genannt.
Beurteilung des Verhaltens gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden. War der Mitarbeiter in einer Führungsposition tätig, werden auch seine Führungsqualitäten bewertet.
Angabe des Termins, an dem der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt; warum und wie das Arbeitsverhältnis endet, wird nur dann im Zeugnis genannt, wenn der Arbeitnehmer dies möchte.
Schlussformel mit dem Dank für die Zusammenarbeit, dem Bedauern über das Ausscheiden und guten Wünschen für die Zukunft; die Schlussformel ist aber kein Pflichtbestandteil. Stattdessen kann der Arbeitgeber entscheiden, ob er eine Schlussformel aufnimmt und wie er sie formuliert.
Unterschrift des Vorgesetzten oder eines Vertreters des Unternehmens
Datum; das Arbeitszeugnis sollte auf den Tag datiert sein, an dem das Arbeitsverhältnis endet.

 

Die Formulierungen im Arbeitszeugnis

Ein Arbeitszeugnis soll ein Arbeitsverhältnis dokumentieren und eine Einschätzung des Arbeitsnehmers ermöglichen. Dies setzt voraus, dass ein Arbeitszeugnis vollständige und wahrheitsgemäße Angaben enthält. Allerdings darf ein Arbeitszeugnis die berufliche Zukunft des Arbeitnehmers auch nicht behindern.

Verbindliche Regeln für die Inhalte und die Formulierungen in Arbeitszeugnissen gibt es weder im Arbeitsrecht noch in Tarifverträgen. Die Rechtsprechung hat aber allgemeine Grundsätze erarbeitet.

Demnach muss ein Arbeitszeugnis folgende Grundsätze einhalten:

  • Grundsatz der Wahrheit: Das Arbeitszeugnis darf ausschließlich Tatsachen nennen, die der Wahrheit entsprechen. Reine Behauptungen oder Annahmen sind tabu.
  • Grundsatz des verständigen Wohlwollens: Das Arbeitszeugnis muss wohlwollend formuliert sein. Wohlwollend meint, dass die Formulierungen freundlich, verständnisvoll und großzügig sein sollten. Allerdings ist das verständige Wohlwollen nicht immer mit dem Grundsatz der Wahrheit zu vereinbaren. In diesem Fall hat die Wahrheit Vorrang.
  • Grundsatz der Vollständigkeit: Das Arbeitszeugnis muss alle Tatsachen und Beurteilungen nennen, die erforderlich sind, um den Arbeitnehmer und seine Fähigkeiten einschätzen zu können.
  • Grundsatz der individuellen Beurteilung: Das Arbeitszeugnis darf nicht nur allgemeine Floskeln enthalten. Stattdessen muss sichergestellt sein, dass erkennbar ist, dass es sich um das Arbeitszeugnis des jeweiligen Mitarbeiters handelt.
  • Im Ergebnis führt dies dazu, dass bei einem Arbeitszeugnis letztlich zwischen den Zeilen gelesen werden muss. So können beispielsweise weggelassene Floskeln, das Betonen von Selbstverständlichkeiten oder umgedrehte Reihenfolgen bei Aufzählungen Rückschlüsse auf die tatsächliche Beurteilung zulassen. Zudem lässt sich aus der Schlussnote ablesen, welche Benotung der Arbeitgeber dem Mitarbeiter erteilt.

In diesem Zusammenhang legt die Rechtsprechung folgende Richtlinien zugrunde:

  • Schulnote 1/sehr gute Leistungen = stets zur vollsten Zufriedenheit
  • Schulnote 2/gute Leistungen = stets zur vollen Zufriedenheit
  • Schulnote 3/befriedigende Leistungen = zur vollen Zufriedenheit
  • Schulnote 4/ausreichende Leistungen = zur Zufriedenheit

 

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