Stressmanagement
Für die einen gehört Stress zum Berufsalltag dazu, die anderen beklagen sich darüber, dass sie ständig unter Stress stehen und der Stress immer mehr wird. Welche Faktoren eine Führungskraft oder einen Mitarbeiter stressen, ist sehr individuell.
Die Palette reicht von Zeitdruck und Hektik über Konflikte am Arbeitsplatz und zu anspruchsvollen Aufgaben bis hin zu Angst vor dem Arbeitsplatzverlust oder Sorgen vor einem persönlichen Scheitern.
Generell entsteht Stress immer dann, wenn das Arbeitspensum oder die Anforderungen stetig steigen und es keinen Ausgleich dazu gibt. Damit der Stress nicht überhandnimmt und zur krankmachenden Belastung wird, ist ein effektives Stressmanagement wichtig.
Die folgende Übersicht nennt die wichtigsten Elemente von einem solchen Stressmanagement:
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Inhalt
Stress erkennen.
Vorweg sei gesagt, dass Stress eine sehr individuelle Sache ist. Dies gilt nicht nur für die Faktoren, die Stress auslösen, sondern auch für die Wahrnehmung, wann was als Stress empfunden wird. Hinzu kommt, dass jeder selbst entscheidet, wie viel er sich zumutet und wie er mit der Erwartungshaltung Dritter ihm gegenüber umgeht.
Das Gefühl, der Situation nicht mehr gewachsen zu sein, entwickelt sich meist dann, wenn Faktoren wie Hektik oder Druck und die Befürchtung, den eigenen Erwartungen oder den Erwartungen anderer nicht gerecht werden zu können, zusammenkommen. Steigt der Stresspegel, nimmt die innere Unruhe zu, während die Konzentrationsfähigkeit nachlässt.
Die Folge davon ist, dass die Arbeit noch langsamer vorangeht und sich zunehmend Fehler einschleichen. Dies wiederum führt zu noch mehr Stress und noch größeren Versagensängsten.
Die Führungskraft sollte sich deshalb selbst beobachten und analysieren, welche Faktoren und welche Situationen bei ihr Stress auslösen. Erkennt sie dann aufkommenden Stress, kann sie gezielt gegensteuern.
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Stress steuern.
Weiß die Führungskraft, was bei ihr Stress auslöst, kann sie sich ein Muster zurechtlegen, wie sie besser mit Stresssituationen zurechtkommt. Ein hilfreicher Weg ist, mit Zeitplanungen zu arbeiten.
Dazu sollte sich die Führungskraft überlegen, welche Aufgaben am kommenden Tag anliegen. Diese Aufgaben sollte sie nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortieren. Die Aufgaben, die sie nicht delegieren kann, verteilt sie dann auf ihre Arbeitszeit.
Dabei sollte sie so planen, dass die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt werden und für diese Aufgaben auch die meiste Zeit eingeplant wird. Wichtig bei der Zeitplanung ist aber, nicht die gesamte Arbeitszeit zu verplanen, sondern nur etwa 60 Prozent.
Die restlichen 40 Prozent sollte die Führungskraft als Puffer reservieren. So entsteht kein Stress, wenn eine Aufgabe doch länger dauert als geplant oder wenn zusätzliche Arbeit anfällt. Neben Tagesplänen sollte die Führungskraft auch Wochen- und Monatspläne erstellen.
Auf diese Weise behält sie auch über längere Zeiträume hinweg den Überblick. Wichtig ist außerdem, dass die Führungskraft einen Ausgleich zu ihrer Arbeit hat. Zeit mit der Familie, Sport oder ein schönes Hobby helfen dabei, runterzukommen, abzuschalten und zu entspannen.
Ein schnelles Hilfsmittel in akuten Stresssituationen können Atemübungen, selbst vorgesagte, positive Botschaften oder ein kurzer Spaziergang sein.
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Die eigene Haltung ändern.
Ein sehr effektives Mittel gegen Stress ist eine positive und optimistische Grundeinstellung. Wer immer nur das Negative sieht und sich darüber beklagt, was er alles leisten muss, wird irgendwann an seinen Aufgaben verzweifeln. Besser ist deshalb, sich auf die Erfolge, die erreichten Ziele und die bewältigten Aufgaben zu besinnen.
Wenn sich die stressgeplagte Führungskraft vor Augen führt, was sie schon alles geschafft hat, wird sie viel motivierter sein, sich den nächsten Herausforderungen zu stellen, um diese dann ebenfalls in ihre Erfolgsliste aufnehmen zu können.
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Prioritäten setzen.
Zu einem wirkungsvollen Stressmanagement gehört, Prioritäten zu setzen. So muss die Führungskraft lernen, zwischen Wichtigem und weniger Wichtigem zu unterscheiden. Die Aufgaben, die am wichtigsten sind, sollten immer zuerst erledigt werden.
Alle anderen Dinge, die weniger wichtig sind, können und müssen warten. Zudem sollte die Führungskraft lernen, nein zu sagen. Es bringt nichts, wenn sie sich ständig zusätzliche Arbeit auflädt, obwohl sie ihr ursprüngliches Pensum schon kaum schafft. Erklärt die Führungskraft, dass sie einen weiteren Auftrag derzeit nicht übernehmen kann oder nicht rechtzeitig schaffen würde, hilft sie allen Beteiligten.
Ihr Vorgesetzter kann jemand anderes mit der Aufgabe betrauen und die Führungskraft kann sich um ihre Arbeit kümmern. Dadurch verringern sich der Stresspegel, der Zeitdruck und die Befürchtung, den Erwartungen nicht gerecht zu werden.
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Stressfaktoren ausschalten.
Stress entsteht oft dann, wenn die eigene Arbeit liegen bleibt, weil andere Dinge dazwischenkommen oder für Unterbrechungen sorgen. Um hier entgegenzuwirken, sollte die Führungskraft lernen, Stressfaktoren zu erkennen und auszuschalten.
Zu diesen Stressfaktoren gehören unter anderem folgende:
- Anrufe und Besuche: Die Führungskraft sollte lernen, dass sie nicht immer alles stehen und liegen lassen muss, nur weil ein Vorgesetzter, ein Mitarbeiter, ein Kunde oder ein Gast etwas von ihr möchte. Ist der Zeitpunkt ungünstig, sollte die Führungskraft anbieten, zu einem späteren Zeitpunkt zu telefonieren oder einen Termin zu vereinbaren.
- Plaudereien auf dem Flur: Ein kleiner Plausch mit den Kollegen ist zwar nett und tut gut, darf aber nicht ausufern. Um sich über Gott und die Welt auszutauschen, ist die Zeit im Tagesgeschäft zu knapp bemessen.
- Vergesslichkeit: Je mehr Aufgaben anstehen, desto größter ist die Gefahr, etwas zu vergessen. Andersherum wird die Führungskraft ständig überlegen, ob sie eine Aufgabe oder einen Termin nicht doch vergessen hat. Um aus diesem Kreis herauszukommen, sollte sich die Führungskraft angewöhnen, mit Listen oder Plänen zu arbeiten. So behält sie den Überblick und kann Erledigtes buchstäblich abhaken.
- Aufschieben von Aufgaben: Vor allem bei unangenehmen oder aufwändigen Aufgaben neigt so manche Führungskraft dazu, diese Aufgaben auf später zu verschieben. Dieses Aufschieben verursacht aber nur noch mehr Stress, denn früher oder später müssen die Aufgaben ja doch erledigt werden, dann aber unter Zeitdruck.
- Ständiges Grübeln: Die Führungskraft sollte sich abgewöhnen, ständig darüber nachzudenken, was schiefgehen könnte. Bereitet ihr eine Aufgabe oder ein Projekt Kopfzerbrechen, sollte sie sich einmal ein paar Minuten Zeit nehmen, um darüber nachzudenken und einen Plan zu erstellen. Danach sollte sie ihre Aufmerksamkeit der Umsetzung widmen. Das Ausmalen von irgendwelchen Horrorszenarien verschwendet nur unnötig Energie und Zeit.
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