Zeitmanagement

Zeitmanagement

 

Ein voller Terminkalender, eine lange Liste an Aufgaben, hoch angesetzte Zielvorgaben, immer wieder unvorgesehene Zusatzaufträge: Im Tagesgeschäft geht es mitunter ganz schön hektisch zu.

Doch während es Führungskräfte gibt, die ihr Pensum kaum schaffen, obwohl sie jeden Tag von früh bis spät arbeiten, gibt es auf der anderen Seite Führungskräfte, die pünktlich und gut gelaunt Feierabend machen und dabei alle Aufgaben erledigt und genauso gute Ergebnisse erzielt haben wie ihre Kollegen.

Das Erfolgsrezept dieser Führungskräfte ist ein effektives Zeitmanagement. Aber wie sieht ein solches Zeitmanagement aus?

 

Der folgende Beitrag nennt fünf Regeln für ein erfolgreiches Zeitmanagement:

 

Regel Nr. 1: Prioritäten setzen.

Eine der größten Gefahren im Berufsalltag besteht darin, sich zu verzetteln. Es ist nicht möglich, alle Aufgaben und Ziele gleichzeitig in Angriff zu nehmen. Gibt es kein System und keine Struktur, wird alles angefangen, aber nichts richtig zu Ende gebracht, während der Termindruck immer größer wird.

Wichtig ist deshalb, dass die Führungskraft lernt, Prioritäten zu setzen. Dazu sollte sie sich bei jeder anstehenden Aufgabe zunächst fragen:

  • Wie wichtig ist die Aufgabe? Macht es überhaupt Sinn, sich mit dieser Aufgabe zu beschäftigen?
  • Wie groß darf der zeitliche Aufwand für die Aufgabe höchstens sein, damit Aufwand und Nutzen in einem sinnvollen Verhältnis zueinander stehen?

Im nächsten Schritt gilt es dann, die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit zu sortieren. Gleichzeitig sollte die Führungskraft die Zeit, die zur Verfügung steht, so auf die Aufgaben verteilen, dass für die wichtigsten Aufgaben die meiste Zeit vorgesehen ist, während in weniger wichtige Aufgaben entsprechend wenig Zeit investiert wird.

 

Regel Nr. 2: Delegieren.

Zu einem effektiven Zeitmanagement gehört auch, dass sich die Führungskraft von dem Gedanken löst, alles selbst erledigen zu müssen. Stattdessen kann und sollte sie ihre Mitarbeiter mit einbeziehen und ihnen einige der Aufgaben übertragen.

Dabei hat es sich bewährt, die Verteilung anhand der sogenannten ABC-Analyse vorzunehmen:

  • A-Aufgaben sind sehr wichtige Aufgaben. Um diese Aufgaben muss sich die Führungskraft selbst kümmern. Gleichzeitig sollte sie für die A-Aufgaben die meiste Zeit einplanen. Etwa 65 Prozent der täglichen Arbeitszeit sollten den A-Aufgaben vorbehalten sein.

 

  • B-Aufgaben sind wichtige Aufgaben. Für diese Aufgaben sollte deutlich weniger Zeit angesetzt werden als für die A-Aufgaben. Zudem sollte die Führungskraft wenigstens einige der B-Aufgaben an geeignete Mitarbeiter abgeben. Für die B-Aufgaben sollte die Führungskraft höchstens 20 Prozent ihrer täglichen Arbeitszeit einplanen.

 

  • C-Aufgaben machen den Hauptteil des Aufgabenpools aus. Gleichzeitig handelt es sich um nicht ganz so wichtige Aufgaben, die innerhalb kurzer Zeit zu erledigen sind. C-Aufgaben kann die Führungskraft größtenteils an Mitarbeiter delegieren. Für die C-Aufgaben, die die Führungskraft selbst übernimmt, sollte sie maximal 15 Prozent ihrer Arbeitszeit verwenden.

 

  • Die Ein- und Verteilung der Aufgaben nach der ABC-Analyse bringt zwei große Pluspunkte mit sich. So kann sich die Führungskraft zum einen auf die sehr wichtigen A-Aufgaben konzentrieren, während sie von den B- und C-Aufgaben entlastet wird. Zum anderen werden die Mitarbeiter stärker in die Abläufe eingebunden und übernehmen verantwortungsvollere Aufgaben, die ihnen die Möglichkeit geben, ihre Fähigkeiten einzubringen und sich weiterzuentwickeln. Dies wiederum wirkt sich positiv auf die Motivation der Mitarbeiter aus.

 

Regel Nr. 3: Tagesplanung nach der ALPEN-Formel

Bei einem effektiven Zeitmanagement führt kein Weg an der Tagesplanung vorbei. Durch die Planung erhält der Arbeitstag eine Struktur. Wenn die Führungskraft schon daran scheitert, einen einzelnen Arbeitstag sinnvoll zu verplanen, wird sie bei größeren Zeiträumen erst recht ins Schwimmen kommen.

Andersherum ist jeder geschaffte Tagesplan ein Teilerfolg und die vielen kleinen Erfolgserlebnisse summieren sich zum großen Gesamterfolg.

 

Dabei sollte die Tagesplanung immer schriftlich erfolgen, denn durch die Schriftform

  • kann die Führungskraft den Plan wie eine Checkliste abarbeiten und behält dabei jederzeit den Überblick.
  • wird sich die Führungskraft eher an die Planung gebunden fühlen als bei bloßen Überlegungen.
  • kann die Führungskraft nach Feierabend nachvollziehen, was nicht geschafft wurde, und diese Aufgaben auf den Folgetag übertragen.
  • ist es möglich, die Planungen auszuwerten und kontinuierlich zu verbessern.

Für die Planung selbst hat sich die sogenannte ALPEN-Formel als hilfreiches Instrument bewährt.

Sie basiert auf folgendem Prinzip:

 

A = Alle Aufgaben erfassen Zuerst werden alle Tagesaufgaben notiert. Hierzu gehören Routineaufgaben, Aufgaben mit vorgegebenen Terminen, unerledigte Aufgaben vom Vortag und sonstige Aufgaben, die anstehen.
L = Länge der Erledigung der Aufgaben schätzen Ausgehend von den eigenen Erfahrungswerten wird der Zeitrahmen geschätzt, der notwendig ist, um die einzelnen Aufgaben zu erledigen. Aus den Einzelwerten wird dann noch die Gesamtsumme gebildet.
P = Puffer einplanen Ein zeitlicher Puffer ist notwendig, um auf unerwartete Situationen reagieren zu können. Hier bei kann es sich um eine unvorhersehbare Zusatzaufgabe, einen dringenden Eilauftrag oder auch um unvorhersehbare Schwierigkeiten bei einer geplanten Aufgabe handeln. Als Faustregel gilt, dass 60 Prozent der Arbeitszeit verplant und 40 Prozent als Puffer offen bleiben sollten.
E = Entscheiden über Wichtigkeit und Delegation Nun gilt es, die anstehenden Aufgaben nach Wichtigkeit zu sortieren. Anschließend entscheidet die Führungskraft, welche Aufgaben sie delegiert. Die Aufgaben, die sie selbst übernimmt, verteilt sie auf ihre Arbeitszeit.
N = Nachkontrolle Am Ende des Arbeitstages wird geprüft, in wie weit der Tagesplan aufgegangen ist. Aufgaben, die nicht erledigt wurden, werden in den Plan für den Folgetag aufgenommen.

Regel Nr. 4: Sich zurückziehen.

Steht eine sehr wichtige Aufgabe an, die die volle Konzentration der Führungskraft erfordert, sollte sie sich zurückziehen. Um ungestört arbeiten zu können, sollte die Führungskraft Telefonate umleiten und ihre Mitarbeiter darüber informieren, dass sie eine bestimmte Zeit lang für niemanden zu sprechen ist.

Natürlich darf das Ganze nicht ausufern, denn die Führungskraft muss den Mitarbeitern im Tagesgeschäft als Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Braucht die Führungskraft Ruhe, um eine Aufgabe aufmerksam und konzentriert erledigen zu können, werden die Mitarbeiter aber sicher auch einmal ein, zwei Stunden ohne ihren Vorgesetzten auskommen.

 

Regel Nr. 5: Nein sagen.

Viele Führungskräfte können nicht nein sagen. Für ein effektives Zeitmanagement ist diese Fähigkeit aber sehr wichtig, denn andernfalls bürdet sich die Führungskraft immer mehr Aufgaben auf, die irgendwann einfach nicht mehr zu bewältigen sind.

Allerdings sollte die Führungskraft Anliegen, die an sie herangetragen werden, nicht einfach nur mit einem „Nein“ zurückweisen. Stattdessen sollte sie begründen, warum sie – zumindest zum jetzigen Zeitpunkt – ablehnen muss.

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Inhaber bei Internetmedien Ferya Gülcan
Sabine Nauer, 38 Jahre, Trainingsentwickler und Berater Personalentwicklung, Michael Patzek, 44 Jahre, Personalreferent, Maike Müller, 41 Jahre, Trainingscoach für Führungskräfte, sowie Ferya Gülcan, Redakteurin und Betreiberin dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Anleitungen und Ratgeber zur Motivation von Mitarbeitern, Weiterbildung von Führungskräften und dem Personalwesen.
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