Mit Zielen führen – Hilfreiche Tipps zu Planung und Umsetzung
Für Führungskräfte, die Ziele als Führungsinstrument nutzen wollen, gehören das Vereinbaren, Planen, Umsetzen und Kontrollieren von Zielen zu den wesentlichen Aufgaben. Doch wie funktioniert das Ganze in der Praxis? Wir geben hilfreiche Tipps!
Inhalt
Mit Zielen führen – Grundsätzliches vorab
Die Zeiten, in denen der Chef die Ziele vorgegeben und die Mitarbeiter sie stillschweigend umgesetzt haben, sind lange vorbei. Zumal dieser Ansatz eigentlich nie wirklich geklappt hat.
Denn wenn Mitarbeiter nicht nur bloße Anweisungen befolgen, sondern sich aktiv und motiviert einbringen sollen, müssen sie die Ziele nachvollziehen und akzeptieren. Das gelingt, wenn sie in die Entscheidungsprozesse eingebunden sind.
Beim Führen mit Zielen ist eine offene Informations- und Kommunikationskultur eine grundlegende Voraussetzung. Gleichzeitig handelt es sich um einen iterativen Prozess, bei dem fortlaufend die Ziele überprüft und der Ist- mit dem Soll-Zustand abgeglichen werden.
Auf diese Weise ist sichergestellt, dass die vereinbarten Ziele jederzeit nachjustiert und flexibel an Veränderungen angepasst werden können.
Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit sind gemeinsame Ziele sehr wichtig. Dabei ergeben sich die Ziele aus der Unternehmensstrategie.
Die Führungskraft muss dafür sorgen, dass jedem Mitarbeiter klar ist, was gemeinsam erreicht werden und welchen Beitrag jeder Einzelne dazu leisten soll.
Die Planung der Ziele
Ein Element, das zur Führungsarbeit gehört, ist die Zielplanung. Dabei sollte die Führungskraft die Ziele und die damit verbundenen Maßnahmen möglichst so planen, dass sie sich wie Puzzleteile in die Ziele des Teams und in die übergeordneten Unternehmensziele einfügen.
Bei der Zielplanung liegt der Fokus oft auf materiellen Zielen wie Umsatz, Verkäufe oder Kundenzahlen. Doch genauso wichtig sind immaterielle Ziele.
Dazu zählen zum Beispiel das Verhalten der Mitarbeiter, die Kompetenzentwicklung, die Kundenzufriedenheit oder die Produktqualität. Die Praxis zeigt, dass immaterielle Ziele eine wesentliche Voraussetzung schaffen, um die materiellen Ziele zu erreichen.
Die Vereinbarung der Ziele
Im Zuge der Zielvereinbarung sollte die Führungskraft sowohl Team-Ziele als auch individuelle Ziele vereinbaren. Während Team-Ziele die Zusammenarbeit im Team und die Kommunikation untereinander fördern, unterstützen individuelle Ziele die persönliche Weiterentwicklung der Mitarbeiter.
Mit Blick auf die intrinsische Motivation ist wichtig, dass die Ziele attraktiv sind. Attraktive Ziele schaffen die Grundlage dafür, dass sich die Mitarbeiter ernsthaft und nachhaltig darum bemühen, die Ziele tatsächlich zu erreichen.
Zusätzliche Anreize wie Bonuszahlungen oder Prämien sind dann nicht mehr notwendig.
Sinnvoll ist außerdem, lieber wenige, dafür aber wesentliche und bedeutsame Ziele zu vereinbaren. Die Ziele sollten zum Profil der jeweiligen Stelle oder Position im Team gehören und keine Aufgaben sein, die zusätzlich noch obendrauf kommen.
Natürlich ist auch wichtig, dass die Ziele eindeutig formuliert sind. Die Inhalte müssen jedem klar sein und es darf keinen Raum für eigene, unterschiedliche Auslegungen oder Missverständnisse geben.
Dabei hat es sich bewährt, die SMART-Formel zugrunde zu legen:
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S – spezifisch: Ein Ziel wird präzise und eindeutig definiert.
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M – messbar: Das Ziel samt Ergebnis ist auf nachvollziehbare Art messbar.
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A – akzeptiert: Ein Ziel ist angemessen, umsetzbar und dadurch für alle Beteiligten akzeptabel.
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R – realistisch: Das Ziel muss unter den gegebenen Bedingungen erreichbar sein.
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T – terminiert: Es muss einen klaren Termin geben, bis wann das Ziel erreicht sein soll.
Die Inhalte und Anforderungen sollte die Führungskraft zunächst in einem Gespräch mit dem Team (Team-Ziele) und mit dem jeweiligen Mitarbeiter (individuelle Ziele) besprechen. Erst im Anschluss daran sollte sie die Ziele konkret formulieren und verbindlich vereinbaren.
Die Mitarbeiter in die Festlegung der Ziele einzubinden, ist deshalb wichtig, weil dadurch zum einen die Akzeptanz steigt.
Zum anderen werden das Fachwissen und die Erfahrungen der Mitarbeiter benötigt, um falsche Ziele oder fehlerhafte Entwicklungen zu erkennen und korrigieren zu können.
Das Festlegen von Maßnahmen und Aufgaben
Sind die Ziele geplant und vereinbart, geht es als Nächstes darum, die Maßnahmen festzulegen, die zur Zielerreichung notwendig und hilfreich sind. Dabei ist die Führungskraft gefragt, die richtigen Rahmenbedingungen zu schaffen.
Dazu gehört, alle benötigten Informationen bereitzustellen, Arbeitsmaterialien zu besorgen, aber zum Beispiel auch Schulungen zu ermöglichen.
Beim Führen mit Zielen ist wichtig, dass die Führungskraft im Hinterkopf behält, dass alle gemeinsam, also die Führungskraft, das Team und jeder Einzelne, dafür verantwortlich sind, dass die Ziele erreicht werden.
Deshalb ist auch erforderlich, Zuständigkeiten zu benennen und Aufgaben zu delegieren. Die Führungskraft sollte dabei partizipativ und situativ führen.
Die Absprache mit dem Team
Wie schon erwähnt, ist die Kommunikation ein Schlüsselelement beim Führen mit Zielen. Dabei müssen die Gespräche aber nicht immer nur zwischen der Führungskraft und den Mitarbeitern stattfinden. Auch Gespräche mit Austausch und Feedback innerhalb des Teams sind wichtig.
Die Anlässe und Inhalte der Gespräche können sehr unterschiedlich sein. So kann es darum gehen, gemeinsam Entscheidungen zu treffen, neue oder zusätzliche Informationen zu vermitteln, Verantwortung zu delegieren oder Aufgaben abzuändern.
Doch genauso können Feedback. Kritik oder Anerkennung und Wertschätzung der erbrachten Leistungen Gesprächsthemen sein.
Das Monitoring
In regelmäßigen Abständen wird gemessen, inwieweit die Ziele erreicht sind. Dabei fließen ins Monitoring sowohl die Zahlen und Werte aus dem Controlling als auch die Ergebnisse aus den Mitarbeitergesprächen ein.
Die Führungskraft sollte sich nicht nur selbst über die Zielerreichung informieren, sondern auch ihr Team regelmäßig auf Stand bringen.
Auf dieser Basis können die geplanten und vereinbarten Ziele mit den erreichten Ergebnissen abgeglichen und mögliche Abweichungen analysiert werden.
Die Ergebnisse aus dem Monitoring zeigen auf, ob die Ziele bereits erreicht sind, noch erreicht werden können oder mit den definierten Maßnahmen nicht zu erreichen sind.
Regelmäßige Zielerreichungsgespräche schaffen die Basis, um die erreichten Ergebnisse im Blick zu haben und sich darüber auszutauschen, ob die Maßnahmen ausreichen oder weitere Maßnahmen notwendig sind, um die angestrebten Ergebnisse zum festgelegten Termin doch noch zu erzielen.
Wie oft solche Gespräche stattfinden sollten, richtet sich nach den Ergebnissen und der Marktsituation.
Je nach Ausgangslage können monatliche Gespräche sinnvoll sein, während in anderen Fällen ein Gespräch pro Quartal genügt.
Das Anpassen der Ziele
Stellt sich heraus, dass die vereinbarten Ziele mit den geplanten Maßnahmen nicht zu erreichen sind, müssen korrigierte Ziele erarbeitet und vereinbart werden. Sollten die Ziele vorzeitig erreicht sein, gilt zu hinterfragen, ob sie richtig gesetzt und herausfordernd genug waren.
Mit der Zeit können sich die Rahmenbedingungen und die Anforderungen ändern, was oft notwendig macht, auch die Ziele anzupassen. Andererseits sollte die Führungskraft keine vorschnellen Änderungen vornehmen.
Stattdessen sollte sie alle wesentlichen Informationen zusammentragen, Fakten einholen, die Sachlage reflektieren und nach einer entsprechenden Vorbereitung gemeinsame Entscheidungen erarbeiten.
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