Was für proaktive Kommunikation spricht, 1. Teil

Was für proaktive Kommunikation spricht, 1. Teil

Wer an seine Schulzeit zurückdenkt, erinnert sich sicher noch an die Begriffe aktiv und passiv. Durch sie wird es möglich, dieselbe Tätigkeit in zwei verschiedenen Formen auszudrücken. In der aktiven Variante macht die handelnde Person etwas, während in der passiven Form etwas gemacht wird. Vermutlich wird der Deutschlehrer aber auch empfohlen haben, Passivkonstruktionen nach Möglichkeit zu vermeiden.

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Was für proaktive Kommunikation spricht, 1. Teil

Denn passive Konstruktionen klingen oft schwerfällig und kompliziert. Im Unterschied dazu wirken aktive Aussagen direkter, persönlicher, leichter und lebendiger. In der Kommunikation gibt es neben aktiv und passiv aber noch eine dritte Spielart, nämlich das proaktive Kommunizieren.

Was es damit auf sich hat und was für eine proaktive Kommunikation spricht, erklären wir in einem zweiteiligen Beitrag:

Warum ist Kommunikation am Arbeitsplatz so wichtig?

Ob nach einem langen Meeting mit der Geschäftsleitung, einem Treffen mit einem Kunden, einer Besprechung mit einem Geschäftspartner oder einem intensiven Gespräch mit einem Mitarbeiter:

Das Fazit bleibt praktisch immer, dass Kommunikation wichtig und unverzichtbar ist.

Sich Gedanken über eine richtige und wirksame Kommunikation zu machen, ist weder eine neue Idee noch ein innovativer Lösungsansatz. Nicht umsonst gibt es unzählige Bücher zu diesem Thema. Genauso sind Ansprache und Austausch beliebte Inhalte von Schulungen, Seminaren und Workshops.

Auf der anderen Seite wird in der Berufswelt erwartet, dass jeder angemessen kommunizieren kann. Das schließt eine höfliche und verständliche Sprache genauso ein wie ehrliche Ansagen, klare Botschaften, kunden- oder serviceorientierte Aussagen und politisch korrekte Formulierungen.

Doch eine angemessene Kommunikation ist letztlich nichts, was jemand durch Bücher oder in Seminaren lernt.

Heutzutage sind die zeitlichen Ressourcen begrenzt, während die Anzahl der Kommunikationskanäle, die genutzt werden, stetig wächst. Oft muss deshalb zwischen Dringendem und Wichtigen, weniger Wichtigem und Nebensächlichkeiten unterschieden werden. Ob, wie und in welchem Umfang ein Austausch stattfindet, ist deshalb eher das Ergebnis von gesammelten Erfahrungswerten.

Muss zum Beispiel eine Aufgabe bis zu einem bestimmten Zeitpunkt fertig sein und zeichnet sich ab, dass das unmöglich gelingen wird, könnte der Mitarbeiter natürlich von sich auf die Führungskraft zugehen und Unterstützung anfordern.

Oft wird es aber so sein, dass der Mitarbeiter nichts sagt und stattdessen sein Bestes gibt, um es irgendwie rechtzeitig hinzubekommen, es dann aber eben doch nicht schafft.

Ein anderes Beispiel ist, wenn zwei Aufträge mit höchster Priorität zusammenkommen. Die Führungskraft könnte die Geschäftsleitung von Anfang an darauf hinweisen, dass sie mit ihrem Team nicht beides gleichzeitig erledigen und fertig stellen kann.

Häufig wird sie aber genau das nicht tun. Denn die Erfahrung hat sie gelehrt, dass solche Ansagen nicht gerne gehört werden. Auch wenn es im Nachhinein gerne heißt, dass eine andere Lösung gefunden worden wäre, wenn die Führungskraft gleich mit offenen Karten gespielt hätte.

Jedenfalls ist die Kommunikation im Alltag etwas, das automatisch und selbstverständlich stattfindet. Jeder Mitarbeiter und jede Führungskraft hat längst verinnerlicht, dass Zusammenarbeit nur dann funktionieren kann, wenn ein Austausch erfolgt.

Das ist am Arbeitsplatz nicht anders als in der Familie, im Privaten und in allen anderen Bereichen des gesellschaftlichen Miteinanders.

Und gerade weil jeder weiß, welch großen Stellenwert die Kommunikation hat, denken die wenigsten bewusst und ernsthaft darüber nach. Stattdessen sprechen sie einfach und sagen dabei das, was sie in dem Moment für wichtig und richtig halten.

Proaktive Kommunikation

Was bedeutet proaktive Kommunikation?

Doch zurück zum eigentlichen Thema. Wenn von passiver Kommunikation die Rede ist, schwingt schnell eine negative Note mit.

Viele denken vielleicht an einen Kollegen, der stillschweigend in seinem Büro sitzt, mitunter etwas griesgrämig vor sich hinwerkelt, eigentlich nicht gestört werden will und erst dann kurze Auskünfte erteilt oder knappe Antworten gibt, wenn er direkt angesprochen und gezielt nach einem Sachverhalt gefragt wird.

Weder bei den Kollegen noch bei der Führungskraft dürfte diese Form der Kommunikation besonders gut angekommen.

Aktive Kommunikation meint einen regen Informationsfluss. Sobald etwas Wichtiges ansteht, Ergebnisse vorliegen oder es andere Neuigkeiten gibt, werden die anderen davon unterrichtet. Auch wenn Unklarheiten bestehen oder eine erneute Absprache notwendig erscheint, findet ein Austausch statt. Diese Form der Kommunikation geht in die richtige Richtung.

Denn sie stellt sicher, dass alle Beteiligten auf dem Laufenden sind und bleiben. Allerdings ist es allein mit aktiver Kommunikation nicht getan. Um relevante Infos weiterzugeben, ist schließlich nicht immer unbedingt ein persönliches Meeting notwendig. Eine Rundmail erfüllt unterm Strich den gleichen Zweck.

Proaktive Kommunikation geht einen großen Schritt weiter. Sie verknüpft Initiative mit einem vorausschauenden Verhalten. Wer proaktiv kommuniziert, vermittelt Informationen oder beantwortet Fragen aktiv von sich aus, noch bevor die Adressaten sich erkundigt haben oder danach fragen mussten.

In den Beispielen von oben würden der Mitarbeiter und die Führungskraft bei einer proaktiven Kommunikation also selbst die Initiative ergreifen und mitteilen, dass die Pläne so nicht umsetzbar sind und eine andere Lösung gefunden werden muss.

Das Gegenstück dazu wäre übrigens eine reaktive Kommunikation. Hier würden die Beteiligten abwarten, bis der Chef fragt, wie weit die Arbeiten sind und ob alles rechtzeitig fertig wird. Insgesamt ist proaktive Kommunikation weniger eine Kommunikationsform im eigentlichen Sinne, sondern beschreibt eher eine grundsätzliche Einstellung.

Damit stellt sich aber die Frage, warum es unbedingt eine proaktive Kommunikation sein muss. Was macht sie besser? Wieso reicht es nicht aus, nur aktiv miteinander zu kommunizieren?

Proaktive Kommunikation 1

Im 2. Teil dieses Beitrags erklären wir, welche Vorteile eine proaktive Kommunikation bietet:

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Was für proaktive Kommunikation spricht, 2. Teil

FAQ: Alles Wissenswerte zur proaktiven Kommunikation

Warum wird passiver Kommunikation eine geringere Wirksamkeit zugeschrieben und worin besteht der Unterschied zu aktiver Kommunikation?

Passive Kommunikation wird oft als weniger effektiv angesehen, weil sie oft schwerfällig und kompliziert klingt. Aktive Äußerungen sind dagegen unmittelbarer, persönlicher, leichter und lebhafter.

Bei passiver Kommunikation handelt die handelnde Person nicht direkt, sondern es wird etwas getan. Aktive Kommunikation hingegen bezieht die handelnde Person direkt mit ein.

Der Unterschied zwischen aktiver und passiver Kommunikation ist bedeutsam, weil er den Tonfall, die Unmittelbarkeit und die Lebhaftigkeit der Kommunikation bestimmt.

Welche Herausforderungen können sich bei der Kommunikation am Arbeitsplatz ergeben, insbesondere im Hinblick auf die Unterscheidung zwischen Dringlichem und Wichtigem?

Die Unterscheidung zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben stellt Mitarbeiter und Führungskräfte im Arbeitsalltag häufig vor Probleme. Die Herausforderung besteht darin, Zeitressourcen effektiv zu nutzen, während die Zahl der Kommunikationskanäle ständig zunimmt.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen Entscheidungen über das Wann und Wie des Informationsaustausches treffen, was zu Fehleinschätzungen führen kann.

Diese Herausforderungen unterstreichen die Notwendigkeit einer bewussten und effektiven Kommunikationsstrategie am Arbeitsplatz.

Warum tendieren Mitarbeiter und Führungskräfte dazu, nicht proaktiv zu kommunizieren, insbesondere in potenziell schwierigen Situationen wie dem Scheitern von Projekten?

Faktoren wie Angst vor Konfrontation, Unsicherheit über die Reaktion des Gegenübers und der Wunsch, unangenehmen Gesprächen aus dem Weg zu gehen, können der Grund für die Neigung zu nicht proaktiver Kommunikation sein, insbesondere in schwierigen Situationen.

Oft wird angenommen, dass solche Mitteilungen nicht gut ankommen. Es braucht Mut und eine positive Einstellung, um in schwierigen Momenten von sich aus zu kommunizieren.

Was ist der Unterschied zwischen proaktiver und reaktiver Kommunikation und warum ist proaktive Kommunikation eine Grundhaltung?

Proaktive Kommunikation geht über den Austausch von Informationen hinaus und ist eher eine Grundhaltung. Im Gegensatz zu reaktiver Kommunikation, bei der reagiert wird, wenn etwas gefragt oder geschehen ist, ergreift proaktive Kommunikation die Initiative und teilt aktiv Informationen mit, noch bevor eine Nachfrage besteht.

Durch diese proaktive Haltung wird ein offener und transparenter Kommunikationsstil gefördert, der auf lange Sicht zu einer effektiveren Zusammenarbeit führen wird.

Welchen konkreten Nutzen kann eine Führungskraft aus einer proaktiven Kommunikation ziehen, insbesondere im Hinblick auf die Motivation, die Zusammenarbeit im Team und die Zufriedenheit der Kunden?

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Eine Führungskraft kann durch proaktive Kommunikation mehrere Vorteile erzielen. Eine Führungskraft kann Motivation und Überzeugungskraft ausstrahlen, indem sie vorausschauend plant, Ideen und Lösungen aktiv präsentiert und Informationen bereitstellt, bevor sie angefordert werden.

Proaktive Kommunikation führt zur Stärkung des Teamgeistes, zur Förderung eines angenehmen Arbeitsklimas und zur Verbesserung von Soft Skills wie Teamarbeit und Kundenorientierung.

Dies trägt letztendlich dazu bei, die Zufriedenheit der Kunden zu erhöhen und die Ziele des Unternehmens zu erreichen.

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Sabine Nauer - Trainingsentwickler und Beraterin in Personalentwicklung, Michael Patzek - Personalreferent, Maike Müller - Trainingscoach für Führungskräfte, sowie Ferya Gülcan - Redakteurin, Unternehmerin und Betreiberin dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Anleitungen und Ratgeber zur Motivation von Mitarbeitern, Weiterbildung von Führungskräften und dem Personalwesen.

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