5 Tipps für virtuelles Führen

5 Tipps für virtuelles Führen

In den vergangenen Wochen und Monaten wurden in vielen Unternehmen auf die Schnelle neue, digitale Arbeitsweisen eingeführt. Nun scheint langsam etwas mehr Normalität in den Arbeitsalltag zurückzukehren. Die Mitarbeiter arbeiten wieder vermehrt an ihren Arbeitsplätzen im Büro, während andere Mitarbeiter ihren Job weiterhin vom Home-Office aus erledigen.

5 Tipps für virtuelles Führen

Vor diesem Hintergrund stellt sich zum einen die Frage, ob die Arbeitsmodelle, die moderne Instrumente zur Kommunikation und Zusammenarbeit nutzen, langfristig Bestand haben werden. Zum anderen kommt die Frage auf, ob die digitalen Arbeitsweisen Auswirkungen auf künftige Führungsstile haben werden.

Die Antwort ist in beiden Fällen ein klares Ja. Die Uhr lässt sich nicht zurückdrehen. Digitale Arbeitsweisen und flexible Modelle für die Arbeitszeiten und die Arbeitsorte, die während der Corona-Krise zwangsläufig auf den Weg gebracht wurden, um den Betrieb aufrechtzuerhalten, werden nicht einfach so wieder von der Bildfläche verschwinden.

Sie werden im modernen Arbeitsalltag erhalten bleiben und etwas sein, das die Mitarbeiter einfordern.

Führungskräfte stehen damit einmal mehr vor einer neuen Herausforderung. Sie werden lernen müssen, ihre Teams virtuell zu führen und digitale Instrumente geschickt zu nutzen. Und das nicht nur in Ausnahmesituationen, sondern generell, wenn die Teammitglieder auf verschiedene Arbeitsumgebungen verteilt sind. Doch wie kann das gelingen?

Hier sind fünf praktische Tipps für virtuelles Führen!:

  1. Erklären und nachfragen

Im persönlichen Gespräch lässt sich oft allein schon anhand von Gestik und Mimik ablesen, wie ein Mitarbeiter eine Info aufgefasst und ob er alles soweit verstanden hat.

In einer Videokonferenz ist das nur bedingt möglich. Denn selbst wenn die Führungskraft den Mitarbeiter sieht, ist die Übertragung mitunter verzögert. Außerdem kommen oft gerade die feinen Schwingungen zwischen den Zeilen nicht an.

Umso wichtiger ist deshalb, dass die Führungskraft lieber einmal zu viel als einmal zu wenig erklärt. Außerdem sollte sie in virtuellen Meetings regelmäßig Rückfragen stellen. “Weiß jeder, wo das Dokument XY hinterlegt ist?” oder “Ist jedem klar, welche Schritte als nächstes anstehen?” sind Beispiele für Fragen, die Orientierung schaffen und Missverständnisse verhindern können.

  1. Erwartungen klar kommunizieren

Wenn die Teammitglieder an unterschiedlichen Orten arbeiten, kann ihnen die Führungskraft weder über die Schulter schauen noch sich direkt Antworten und Ergebnisse abholen. Unabdingbar ist deshalb, die Erwartungen an die Mitarbeiter klar zu kommunizieren. Das gilt speziell für die Antwort- und Reaktionszeiten.

Für die Führungskraft mag es normal sein, auch am späten Abend noch einmal einen Blick ins E-Mail-Postfach zu werfen oder die Arbeitsanweisungen für den nächsten Tag zu verschicken.

Doch sie darf nicht davon ausgehen, dass alle Mitarbeiter rund um die Uhr online sind oder nachts verschickte Nachrichten noch vor dem Frühstück bearbeitet haben. So wie es im Büro Arbeitszeiten gibt, muss es auch im Home-Office verbindliche Regelungen geben.

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  1. Wichtiges schriftlich festhalten

Damit die virtuelle Zusammenarbeit funktioniert, sollte die Führungskraft so etwas wie digitale Notizbücher etablieren, in denen wichtige Inhalte, nützliche Infos und Aufgabenlisten festgehalten werden.

Dabei geht es nicht darum, ein Instrument einzuführen, das der Führungskraft eine stärkere Kontrolle ermöglicht. Die Idee ist vielmehr, eine verbindliche Informationsquelle bereitzustellen, auf die alle Teammitglieder jederzeit Zugriff haben. Auf diese Weise lassen sich Missverständnisse zu Zeitplänen und Verantwortlichkeiten verhindern.

Wichtig sind solche digitalen Notizbücher aber auch aus einem anderen Grund. Im Büro können sich die Mitarbeiter jederzeit über den Schreibtisch hinweg austauschen.

Am digitalen Arbeitsplatz geht das nur, wenn die Kollegen online sind. Kurze, spontane Absprachen sind deshalb schwierig. Sind die notwendigen Infos schriftlich abrufbar, geraten die Abläufe weniger ins Stocken.

  1. Über Entwicklungen auf dem Laufenden halten

Die Mitarbeiter möchten über aktuelle Themen und Entwicklungen im Unternehmen informiert sein. Der spontane Austausch in der Kaffeeküche, ein kurzer Blick aufs Schwarze Brett und der berühmte Flurfunk fallen weg, wenn die Teammitglieder Zuhause vor dem Computer sitzen.

Damit die Mitarbeiter nicht das Gefühl haben, den Anschluss zu verlieren und bei Entwicklungen außen vor zu sein, sollte die Führungskraft regelmäßig Videobotschaften verschicken.

Sinnvoll sind außerdem virtuelle Live-Meetings, in die sich die Mitarbeiter per Chat-Funktion einwählen, ihre Fragen und Anregungen kommunizieren und einfach mal wieder ein wenig plaudern können. Das stärkt das Wir-Gefühl.

  1. Loben

Anerkennung und Wertschätzung sind im Arbeitsalltag immer wichtig und eine Grundvoraussetzung, um die Motivation zu erhalten.

Doch gerade in einem virtuellen Arbeitsumfeld, in dem viele Abläufe noch neu sind und nicht immer auf Anhieb funktionieren, ist es überaus wichtig, dass die Führungskraft das Engagement ihres Teams sieht und lobt.

Dabei ist es in der digitalen Welt sehr einfach, zu loben. Ein positiver Kommentar unter einem Post in den sozialen Medien, ein Klick auf den Daumen-Hoch-Button oder ein passendes Emoji über einen Messenger-Dienst sind schnell erledigt und können viel bewirken.

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Sabine Nauer, 38 Jahre, Trainingsentwickler und Berater Personalentwicklung, Michael Patzek, 44 Jahre, Personalreferent, Maike Müller, 41 Jahre, Trainingscoach für Führungskräfte, sowie Ferya Gülcan, Redakteurin und Betreiberin dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Anleitungen und Ratgeber zur Motivation von Mitarbeitern, Weiterbildung von Führungskräften und dem Personalwesen.

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