Jahresgespräch

Jahresgespräch

 

In vielen Unternehmen findet einmal pro Jahr ein Gespräch zwischen den Mitarbeitern und dem Vorgesetzten statt. Diese Form des Mitarbeitergesprächs nennt sich Jahresgespräch und ist meist eine Mischung aus Beurteilungs- und Zielvereinbarungsgespräch.

Allerdings ist es oft gar nicht so einfach, ausführliche Mitarbeitergespräche im hektischen und prall gefüllten Tagesgeschäft unterzubringen. Vor allem das regelmäßige Jahresgespräch verkommt dadurch mitunter zu einer reinen Pflichtübung, die auf die Schnelle abgearbeitet wird.

Dabei wird jedoch verkannt, wie wertvoll das Jahresgespräch als Führungsinstrument und als Motivationsmittel sein kann.

 

Die Idee hinter dem Jahresgespräch

Das Jahresgespräch umfasst einen Rückblick,
eine Ist-Analyse und eine Vorschau:

  • Rückblick: Der Vorgesetzte und der Mitarbeiter lassen das vergangene Jahr Revue passieren. Sie blicken gemeinsam auf Entwicklungen, Erfolge und besondere Ereignisse zurück.

 

  • Ist-Analyse: Der Vorgesetze und der Mitarbeiter besprechen die aktuelle Situation und gleichen ab, inwieweit die vereinbarten Ziele erreicht wurden. Der Mitarbeiter beschreibt, wo er sich derzeit sieht und welche Veränderungen oder Weiterentwicklungen er sich vorstellen kann. Der Vorgesetzte erklärt, wo der Mitarbeiter seiner Ansicht nach steht. Für gute Leistungen erhält der Mitarbeiter ein positives Feedback. Der Vorgesetzte kann das Jahresgespräch aber auch nutzen, um den Mitarbeiter auf Fehler hinzuweisen.

 

  • Vorschau: Der Vorgesetzte und der Mitarbeiter besprechen, in welche Richtung es in den kommenden Monaten weitergehen soll. Sie stecken den Rahmen für die Zusammenarbeit und mögliche Entwicklungsschritte des Mitarbeiters ab. Außerdem definieren sie klare Ziele und vereinbaren die Vorgaben verbindlich.

Das Jahresgespräch zielt somit darauf ab, die erreichten Ergebnisse des vergangenen Jahres auszuwerten und die Weichen für das kommende Jahr zu stellen. Durch eine lobende Anerkennung der erbrachten Leistungen, konstruktive Kritik, das Vereinbaren von Weiterentwicklungsmaßnahmen und leistungsgerechten Zielen, aber auch durch eine vertrauensvolle Gesprächsatmosphäre kann das Jahresgespräch ein sehr effektives Führungsinstrument sein.

Gleichzeitig bietet es die Chance, die Motivation des Mitarbeiters und seine Verbundenheit mit dem Arbeitgeber zu stärken. Zudem kann es die Kommunikation und das Verhältnis zwischen dem Vorgesetzten und dem Mitarbeiter nachhaltig verbessern.

 

Tipps für ein effizientes Jahresgespräch

Das Jahresgespräch sollte nicht nur eine bloße Pflichtübung sein, bei der halbherzig das vergangene Jahr ausgewertet und irgendwelche Vereinbarungen für das kommende Jahr getroffen werden, nur damit die Personalakte vollständig ist.

Stattdessen sollten sowohl der Vorgesetzte als auch der Mitarbeiter das Jahresgespräch als Chance verstehen, die Grundlage für gemeinsame Erfolge zu schaffen.

 

Damit dies gelingt, sollten folgende Tipps berücksichtigt werden:

  • Der Vorgesetzte sollte dem Mitarbeiter frühzeitig den Termin nennen, an dem das Jahresgespräch stattfinden soll. Dadurch haben beide genug Zeit, um sich auf das Gespräch vorzubereiten. Zur Vorbereitung für den Vorgesetzten gehört es, sich das Protokoll des letzten Jahresgesprächs genau durchzulesen und sich Notizen zu den Themen zu machen, die er besprechen möchte. Auch den Mitarbeiter sollte der Vorgesetzte dazu auffordern, sich zu überlegen, welche Punkte und Fragen er klären möchte.

 

  • Das Gespräch sollte in einem Raum stattfinden, in dem ein ungestörtes Gespräch möglich ist. Als Zeitrahmen sollte der Vorgesetzte eine gute Stunde einplanen. Werden die Gesprächspartner dauernd unterbrochen oder herrscht Zeitdruck, kann sich kein konstruktiver Dialog entwickeln.

 

  • Die beiden Gesprächspartner sollten anhand des letzten Gesprächsprotokolls nachvollziehen, ob die seinerzeit vereinbarten Ziele und Entwicklungsschritte erreicht wurden. Dabei sollte aber nicht nur der Vorgesetzte seine Beurteilung abgeben. Stattdessen muss auch der Mitarbeiter die Gelegenheit haben, seine Sicht der Dinge zu schildern.

 

  • Der Vorgesetzte sollte den Mitarbeiter dazu auffordern, seine Erwartungen, Wünsche und Ziele zu formulieren. Auf diese Weise kann der Vorgesetzte in Erfahrung bringen, wie er den Mitarbeiter gezielt fördern und damit auch entsprechend motivieren kann.

 

  • Der Vorgesetzte kann dem Mitarbeiter konkrete Ziele und Entwicklungsschritte für das kommende Jahr vorschlagen. Die Zielvereinbarungen, die anschließend verbindlich vereinbart werden, sollten jedoch beide gemeinsam ausarbeiten. Erklärt sich der Mitarbeiter lediglich mit vordiktierten Zielen einverstanden, ist fraglich, ob er sie tatsächlich engagiert und überzeugt verfolgen wird. Die Ziele und Maßnahmen selbst sollten möglichst exakt formuliert, objektiv messbar und zeitlich definiert sein.

 

  • Neben Beurteilungen und Zielvereinbarungen sollten die Gesprächspartner das Jahresgespräch auch nutzen, um über die Arbeit als solches, das Arbeitsumfeld und die alltäglichen Abläufe zu sprechen. Vielleicht hat der Mitarbeiter Änderungsvorschläge, Lösungsansätze, Ideen oder Anregungen, die er gerne einbringen möchte. Möglicherweise gibt es aber auch Faktoren, die ihn belasten oder ihm Schwierigkeiten bereiten. Um solche Themen zu besprechen, bietet das vertrauliche Jahresgespräch ebenfalls einen idealen Rahmen.

 

  • Das Jahresgespräch sollte in einem Protokoll festgehalten werden, das beide Gesprächsteilnehmer unterschreiben. Eine Ausfertigung des Protokolls ist für die Personalakte bestimmt, eine weitere Ausfertigung sollte der Mitarbeiter bekommen. Auf diese Weise wird untermauert, dass die getroffenen Absprachen und Vereinbarungen verbindlich sind und dass sich beide Gesprächsteilnehmer mit den Vorgaben einverstanden erklärt haben.

 

  • Im Nachgang des Gesprächs sollte sich der Vorgesetzte nach einigen Wochen erkundigen, ob erste Vereinbarungen bereits umgesetzt wurden. Dies gilt vor allem dann, wenn im Jahresgespräch die Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen, der Einsatz in einem neuen Tätigkeitsbereich oder Änderungen bei den Arbeitsbedingungen vereinbart wurden und die Umsetzung dieser Vereinbarungen die Voraussetzung dafür ist, dass die Zielvorgaben erreicht werden können.

Gab es hier Schwierigkeiten, kann eingegriffen werden. Wird das Jahresgespräch hingegen direkt abgehakt und erst beim nächsten Jahresgespräch wieder zum Thema, konnte der Mitarbeiter die Zielvereinbarungen möglicherweise nicht erreichen. Dadurch fühlt er sich nicht nur im Verlauf des Jahres alleingelassen, sondern wird durch die Kritik im Jahresgespräch noch zusätzlich demotiviert.

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Inhaber bei Internetmedien Ferya Gülcan
Sabine Nauer, 38 Jahre, Trainingsentwickler und Berater Personalentwicklung, Michael Patzek, 44 Jahre, Personalreferent, Maike Müller, 41 Jahre, Trainingscoach für Führungskräfte, sowie Ferya Gülcan, Redakteurin und Betreiberin dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Anleitungen und Ratgeber zur Motivation von Mitarbeitern, Weiterbildung von Führungskräften und dem Personalwesen.
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