Projektmanagement
Projekte sind ein beliebtes Instrument, um Fragestellungen zu bearbeiten, Lösungen zu entwickeln und neue Konzepte auf die Beine zu stellen. Damit die Projektarbeit tatsächlich die gewünschten Ergebnisse bringt und das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann, müssen jedoch ein paar grundlegende Aspekte bedacht und beachtet werden.
Hier sind 6 Tipps für ein effektives und erfolgreiches Projektmanagement:
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Projekte nur dann starten, wenn sie tatsächlich notwendig sind.
Projektarbeit liegt im Trend. Fast schon in den Status eines Wundermittels erhoben, soll Projektarbeit den Teamgeist und die Motivation fördern. Schließlich hat das Projektteam die Gelegenheit, eigenverantwortlich zu agieren, neue Lösungsansätze zu entwickeln und kreative Ideen umzusetzen, um das Projekt am Ende zum Erfolg zu führen.
Allerdings macht es nicht immer Sinn, ein Projekt ins Leben zu rufen. Es gibt Problemstellungen und Aufgaben, die wesentlich schneller und effektiver bearbeitet werden können, wenn sich ein Mitarbeiter oder ein Zwei-Mann-Team darum kümmert.
Ein Projekt nur des Projekts und der Projektarbeit wegen auf die Beine zu stellen, ist nicht immer notwendig und keineswegs immer zielführend. Grundsätzlich sollte deshalb im Vorfeld genau geprüft werden, ob es wirklich ein eigenes Projekt braucht oder ob es nicht effektiver ist, eine Fachkraft oder ein kleines Team mit der Aufgabe zu betrauen.
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Die Projektziele klar definieren.
Damit ein Projekt effektiv durchgeführt und erfolgreich abgeschlossen werden kann, muss es klare Ziele geben. Wenn nicht definiert ist, welche Ergebnisse überhaupt angestrebt werden, wird es kaum möglich sein, sinnvolle Lösungen zu erarbeiten. Im ersten Schritt sollte daher definiert werden, um was für ein Projekt es sich handelt.
Dabei werden in der Praxis drei große Projektgruppen voneinander unterschieden:
- Bei einem Evaluationsprojekt bildet ein unbekannter Sachverhalt die Ausgangsbasis. Bei dem Projekt geht es dann in erster Linie darum, diesen Sachverhalt zu untersuchen. Das Ergebnis des Projekts bleibt offen.
- Bei einem Explorationsprojekt steht ein bekannter Sachverhalt im Mittelpunkt. Das Projekt zielt darauf ab, diesen Sachverhalt zu analysieren, um dann auf dieser Basis zu einem bestimmten Ergebnis zu gelangen.
Bei einem Transferprojekt liegt bereits eine Lösung für eine bekannte Problemstellung vor. Das Projekt hat zum Ziel, die Lösung zu prüfen, bei Bedarf anzupassen und zu implementieren.
Von der Art des Projekts hängt die Zielsetzung ab. Ist das Projekt als solches definiert, sollten im zweiten Schritt deshalb klare Zielvereinbarungen getroffen werden. Je genauer die angestrebten Ergebnisse beschrieben sind, desto effektiver kann die Projektarbeit auf die Lösungsfindung abgestimmt werden.
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Das Projektbudget und den Zeitrahmen realistisch planen.
Ein erfolgversprechendes Projekt braucht nicht nur klare Zielvorgaben, sondern auch einen Kostenrahmen und einen Zeitplan. Es macht keinen Sinn, einem Projekt unbegrenzte Ressourcen zur Verfügung zu stellen.
Gibt es kein Kostenlimit, wird irgendwann selbst das beste Projektergebnis so teuer, dass sein Nutzen in keinem Verhältnis mehr zum Aufwand steht. Auf der anderen Seite verursacht ein Projekt nun einmal Kosten.
Das Projektteam wird die erforderlichen Aktivitäten und Maßnahmen nicht durchführen können, wenn ihm die Mittel dazu fehlen. Natürlich ist es nur schwer möglich, das Projektbudget auf den Cent genau zu kalkulieren. Trotzdem muss ein realistischer Rahmen gegeben sein.
Dazu sollte das Projektmanagement im Zuge der Planung festlegen, welche Maßnahmen und Schritte erforderlich sind und was sie im Einzelnen kosten. Zusammen mit einem kleinen Puffer ergibt sich so die Basis für eine realistische Budgetplanung.
Auch die Zeitplanung ist ein wichtiger Faktor für ein erfolgreiches Projekt. In diesem Zusammenhang bietet es sich an, zunächst den Zeitrahmen für das gesamte Projekt abzustecken. Anschließend sollte dieser Zeitrahmen in mehrere Zeitfenster aufgeteilt werden.
Die Zeitfenster markieren die Abschnitte, in denen die einzelnen Projektphasen und Teilschritte abgeschlossen sein sollen. Auch bei der Zeitplanung ist ratsam, kleine Zeitpuffer einzuplanen. Dadurch ist sichergestellt, dass das Projektteam effektiv und auf die Problemstellung konzentriert arbeiten kann, ohne ständig unter enormem Termindruck zu stehen.
Auf der anderen Seite sollten die Zeitfenster aber auch nicht zu großzügig bemessen sein, denn sonst besteht die Gefahr, dass das Projekt eher halbherzig und zu locker angegangen wird.
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Ein produktives Projektteam zusammenstellen.
Projektarbeit zeichnet sich dadurch aus, dass verschiedene Mitarbeiter ein Team bilden und gemeinsam an der Lösung arbeiten. Diese Teamarbeit wird aber nur dann funktionieren, wenn sich ein Teamgedanke einstellt.
Deshalb ist es ratsam, bei der Zusammenstellung des Projektteams große Hierarchieunterschiede zu vermeiden. Andernfalls kann es passieren, dass keine produktive Zusammenarbeit und keine kritischen Diskussionen zustande kommen, weil der Respekt vor den höher gestellten Führungskräften zu groß ist. Eine mögliche Lösung kann zwar sein, die Hierarchien für die Teamarbeit aufzuheben und die Einteilung des Projektteams neu festzulegen.
Allerdings gestaltet sich dieser Ansatz in der Praxis oft schwierig, denn sowohl normale Mitarbeiter als auch gestandene Führungskräfte finden sich in ihrer neuen Rolle nicht immer gut zurecht. Ein anderer Aspekt bei der Teamzusammenstellung sind die Kompetenzen der einzelnen Mitglieder.
Viele Mitarbeiter empfinden es als sehr spannend, an einem Projekt mitzuwirken. Allerdings muss gewährleistet sein, dass sie über die notwendigen Kompetenzen verfügen, um den Anforderungen gerecht werden zu können. Ein Teammitglied, das mit den Projektaufgaben überfordert ist, kann sich nachteilig auf die gesamte Teamleistung und die Motivation im Team auswirken.
Der dritte wichtige Punkt ist, dass das Projektmanagement sicherstellen sollte, dass die Teammitglieder die notwendigen Zeitkapazitäten für die Projektarbeit haben. Es ist nicht möglich, nebenbei und zusätzlich zur regulären Arbeit effektiv an einem Projekt mitzuwirken. Für die Projektphase sollten die Teammitglieder deshalb von der normalen Arbeit freigestellt oder, vor allem bei länger angelegten Projekten, entsprechend entlastet werden.
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Die Projektarbeit sinnvoll strukturieren.
Sind die Projektziele definiert, die Finanz- und Zeitplanung abgeschlossen, das Projektteam zusammengestellt und die einzelnen Aufgaben auf die Teammitglieder verteilt, gilt es, eine sinnvolle Struktur für die Projektarbeit zu etablieren.
In der Praxis hat sich dabei eine Organisation als besonders erfolgreich bewährt, die an den typischen Aufbau in Unternehmen angelehnt ist. Sie umfasst ein Gremium als übergeordnete Stelle, ein Hauptprojektteam und das eigentliche Projektteam, das je nach Aufgabenstellung in mehrere Projektgruppen aufgeteilt ist:
[Grafik Projektmanagement]
Bereits zu Beginn der Projektarbeit sollten aber klare Regeln für die Kommunikation aufgestellt werden. Andernfalls geraten der Informationsaustausch und damit auch die Abläufe durcheinander.
Dies wäre beispielsweise dann der Fall, wenn ein Mitglied des Gremiums eine Änderung am Projektauftrag vornimmt und die neue Vorgabe direkt an eine Projektgruppe weiterleitet, das Hauptprojektteam dabei aber außen vor lässt.
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Die Projektdokumentation nicht vernachlässigen.
Ein weiterer wichtiger Faktor für ein erfolgreiches Projektmanagement ist eine vollständige und nachvollziehbare Dokumentation des Projekts. Im Rahmen der Dokumentation sollten alle Entscheidungen, relevanten Informationen, Fortschritte, erzielten Ergebnisse und erreichten Teilerfolge protokolliert werden.
Zum einen bleiben dadurch alle Projektmitglieder auf dem Laufenden und können sich jederzeit einen Überblick verschaffen. Zum anderen bleibt auch später noch nachvollziehbar, warum welche Maßnahmen wann, wie und mit welchem Resultat eingeleitet wurden. Eigens eine Projektsoftware anzuschaffen, ist aber nicht immer notwendig. Bei kleineren, nicht allzu komplexen Projekten reicht es meist aus, mit Tabellen zu arbeiten.
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