Qualifikationsgespräch Vorlage
Qualifikationsgespräche sind nicht unbedingt beliebt. Schließlich verursachen sie viel Arbeit. Und so manche Führungskraft fürchtet um das Verhältnis, wenn sie Kritik äußert. Dabei können Qualifikationsgespräche ein überaus hilfreiches Führungsinstrument sein.
Im hektischen Arbeitsalltag bleibt meist nicht viel Zeit für ausführliche Feedbacks. Deshalb sollte die Führungskraft mindestens einmal pro Jahr Qualifikationsgespräche mit ihren Mitarbeitern führen. Dadurch kann sie sich einen Überblick über das aktuelle Wissen und Können in ihrem Team verschaffen.
Auf dieser Basis kann sie Maßnahmen vereinbaren, um die vorhandenen Stärken gezielt zu fördern und eventuelle Defizite auszugleichen. Damit wird das Qualifikationsgespräch nicht nur zu einem wertvollen Kommunikationsmittel, sondern auch zu einem effektiven Führungs- und Förderinstrument.
Qualifikationsgespräche liefern wertvolle Erkenntnisse
Natürlich verursachen Qualifikationsgespräche viel Arbeit. Schließlich muss die Führungskraft neben dem normalen Tagesgeschäft nicht nur die Zeit aufbringen, um die Gespräche mit ihren Mitarbeitern zu führen. Stattdessen muss sie die Gespräche auch vor- und nachbereiten. Aber es zahlt sich aus, die Arbeit und Zeit zu investieren.
Denn durch ein Qualifikationsgespräch erhält die Führungskraft ein umfassendes Bild über die aktuellen Qualifikationen des jeweiligen Mitarbeiters. Sie erfährt, wie der Mitarbeiter seine Leistungen einschätzt, worin er seine Stärken sieht und was er sich für die weitere Zusammenarbeit wünscht. Genauso bringt sie in Erfahrung, wo es Defizite und Verbesserungspotenzial gibt.
Auf dieser Basis kann die Führungskraft zum einen konkrete Maßnahmen für den Zeitraum bis zum nächsten Gespräch mit dem Mitarbeiter vereinbaren. Dadurch wird eine gezielte Förderung möglich. Zum anderen kann die Führungskraft die Erkenntnisse aus den Qualifikationsgesprächen künftig bei der Verteilung von Aufgaben und der Zuordnung von Tätigkeiten nutzen, um so das Potenzial ihres Teams optimal auszuschöpfen.
Qualifikationsgespräche konstruktiv führen und positiv beenden
Bei einem Qualifikationsgespräch steht das Qualifikationsprofil des jeweiligen Mitarbeiters im Vordergrund. Aber es geht nicht nur darum, wie der Mitarbeiter sein Können und seine Leistungen einschätzt, welche Bedürfnisse und Wünsche er hat und welche Perspektive er für sich im Unternehmen sieht.
Stattdessen versteht sich das Qualifikationsgespräch auch als Soll-Ist-Abgleich. Die Führungskraft kommuniziert im Gespräch also ebenfalls, wie sie das Können des Mitarbeiters einschätzt, wie sie seine Leistungen bewertet und welche Erwartungen sie an den Mitarbeiter hat.
Natürlich kann dazu auch gehören, dass die Führungskraft auf Defizite hinweist oder Kritik äußert. Wichtig ist dann aber, dass das Gespräch trotz allem ein konstruktives Gespräch bleibt. Selbst wenn die Einschätzungen weit auseinandergehen, sollte die Führungskraft die Aussagen des Mitarbeiters nicht nach dem Motto “Wie kommen sie denn darauf, dass sie … gut können?!“ abtun.
Stattdessen sollte sie sachlich erklären, inwiefern sich die Leistungen des Mitarbeiters nicht mit ihren Erwartungen decken. Zudem sollte sie konkrete Beispiele nennen, um ihre Kritik zu veranschaulichen. Und: Die Führungskraft sollte auf ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Kritik und Anerkennung achten. Sie sollte also nicht nur das Negative zur Sprache bringen, sondern auch das Positive herausarbeiten.
Wenn die Führungskraft die guten Leistungen des Mitarbeiters anerkennt und würdigt, wird er die Kritik eher annehmen. Das Gespräch selbst sollte dann immer mit einer positiven Aussage enden. Denn so gehen beide Seiten mit einem guten Gefühl aus dem Gespräch.
Vereinbarungen schriftlich festhalten
Welche Inhalte bei einem Qualifikationsgespräch auf den Tisch kommen und wie sich der konkrete Ablauf gestaltet, ist von Unternehmen zu Unternehmen und von Führungskraft zu Führungskraft verschieden. Oft gibt es Fragebögen oder Formulare, die durchgearbeitet und anschließend von der Führungskraft und dem jeweiligen Mitarbeiter unterschrieben werden.
Genauso kann die Führungskraft aber auch ihren eigenen Fragenkatalog zusammenstellen. Eine Liste mit möglichen Fragen stellen wir als Vorlage im nächsten Abschnitt bereit.
Nachdem die Fragen besprochen sind, sollte die Führungskraft mit ihrem Mitarbeiter verbindliche Ziele definieren, die weiteren Schritte festlegen und konkrete Maßnahmen vereinbaren.
Diese Vereinbarungen sollten schriftlich festgehalten werden. Zum einen erhalten sie dadurch einen noch verbindlicheren Charakter und zum anderen haben beide Seiten eine Orientierungsgrundlage.
Vorlage: Mögliche Fragen beim Qualifikationsgespräch
Aufgabenbereich
- Was gelingt Ihnen besonders gut? Welche Aufgaben liegen Ihnen?
- Wo sehen Sie Verbesserungsmöglichkeiten oder konkreten Verbesserungsbedarf?
- Welche Rahmenbedingungen oder Faktoren waren beim Erfüllen Ihrer Aufgaben hilfreich und welche hinderlich?
- Welche Aufgaben möchten Sie künftig gerne/verstärkt übernehmen?
Arbeitsumfeld
- Wie bewerten Sie die Zusammenarbeit im Team?
- Wie erleben Sie den Umgang mit Konflikten?
- Sind die Arbeitsmittel, die Ihnen zur Verfügung stehen, angemessen? Was würde Ihre Arbeit vereinfachen?
- Gibt es etwas, das sich in Ihrem Arbeitsumfeld ändern müsste/sollte?
Zusammenarbeit
- Wie erleben Sie die Umsetzung der Führungsaufgaben (z.B. Kommunikation, Weitergabe von Informationen, Delegation von Aufgaben, Organisation, Einbeziehung in Entscheidungsprozesse, usw.)?
- Wie werden Ihrer Meinung nach Anerkennung, Lob und Kritik kommuniziert (oft/selten, pauschal/konkret, angemessen/unangemessen, konstruktiv/frustrierend)?
- Wie beurteilen Sie die Zusammenarbeit zwischen Ihnen und mir? Was soll so bleiben, was soll sich ändern?
Entwicklungspotenzial
- Worin sehen Sie Ihre besonderen Stärken? Können Sie diese in Ihre Arbeit einbringen?
- Wo stoßen Sie an Ihre Grenzen?
- Welche Maßnahmen könnten Ihnen helfen, Ihre Stärken weiter auszubauen/Ihre Defizite abzubauen? Wie würde Sie das neue Wissen bei Ihrer täglichen Arbeit weiterbringen?
- Welche Qualifizierungen scheinen dringend notwendig, welche möglich und welche wünschenswert?
- Glauben Sie, dass Sie Ihre Stärken in einem anderen Aufgabenbereich besser einbringen könnten? Wenn ja, in welchem?
- Welche Erwartungen haben Sie an Ihre weitere berufliche Entwicklung? Wie sehen Sie Ihre Perspektive im Unternehmen?
- Wie kann Sie das Unternehmen beim Erreichen Ihrer beruflichen Ziele unterstützen?
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Thema: Qualifikationsgespräch Vorlage
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