Jahresgespräche
In vielen Unternehmen wird es einmal pro Jahr Zeit für ein Gespräch zwischen dem Mitarbeiter und der Führungskraft. Dieses Jahresgespräch löst häufig ein mulmiges Gefühl aus. Dabei können beide Seiten von dem Gespräch profitieren.
Zusätzlich zu den täglichen Gesprächen, dienstlichen Besprechungen und Meetings finden in vielen Unternehmen in regelmäßigen Abständen Mitarbeitergespräche statt. Oft werden diese Gespräche einmal pro Jahr geführt und heißen dementsprechend dann auch Jahresgespräche.
Beim Jahresgespräch setzen sich die Führungskraft und der Mitarbeiter zusammen und tauschen sich in einem Vier-Augen-Gespräch über die Zusammenarbeit aus. Sie betrachten den zurückliegenden Zeitraum, werfen einen Blick in die Zukunft, erläutern Schwierigkeiten und Perspektiven und vereinbaren Ziele für den kommenden Zeitraum.
Insgesamt löst die Aussicht auf das nahende Jahresgespräch aber oft wenig Begeisterung aus. Denn der Mitarbeiter befürchtet ein durchwachsenes Feedback oder noch mehr Aufgaben. Die Führungskraft hat Bedenken, dass ein Mitarbeiter verärgert oder frustriert sein könnte, wenn sie Kritik äußert. Zudem muss sie die Jahresgespräche mit ihren Mitarbeitern auch noch irgendwo im Tagesgeschäft unterbringen. Natürlich sind Jahresgespräche mit Aufwand verbunden. Aber sie können ein hilfreiches und wirksames Führungsinstrument sein, von dem alle Beteiligten profitieren. Voraussetzung dafür ist, dass die Chancen genutzt werden, die das Jahresgespräch bietet.
Inhalt
Die Ziele des Jahresgesprächs
Das Jahresgespräch zielt darauf ab, die Zusammenarbeit, die Erfüllung der Aufgaben und die Entwicklung des Personals zu verbessern. Im Ergebnis soll es positive Auswirkungen auf die Mitarbeiterzufriedenheit, die Motivation, das Arbeitsklima und die Produktivität haben. Um diese Effekte zu erreichen, bestehen die Ziele des alljährlichen Mitarbeitergesprächs vor allem darin,
- den offenen, respektvollen und fairen Umgang zwischen der Führungskraft und dem Mitarbeiter zu fördern,
- gemeinsam Vorschläge und Lösungen zu erarbeiten, die die Arbeitsbedingungen verbessern und die Abläufe optimieren, und
- die Potenziale des Mitarbeiters zu erkennen, zu nutzen und seine berufliche Weiterentwicklung zu unterstützen.
Die Chancen, die das Jahresgespräch bietet
Im Jahresgespräch geht es nicht darum, den Mitarbeiter zur Rede zu stellen, ihm Arbeitsanweisungen zu geben oder ihm zusätzliche Aufgaben zuzuweisen. Stattdessen soll das Jahrsgespräch ein offener und fairer Dialog auf Augenhöhe sein, bei dem ein ehrliches, wertschätzendes und konstruktives Feedback im Mittelpunkt steht und bei dem gemeinsam konkrete Maßnahmen für die weitere Zusammenarbeit vereinbart werden. Wenn diese Grundidee umgesetzt wird, bietet das Jahresgespräch die Chance,
- die Zusammenarbeit und das Arbeitsklima nachhaltig zu verbessern,
- den Mitarbeiter durch ehrliche und wertschätzende Anerkennung seiner Leistungen zu motivieren,
- die Wünsche, Vorstellungen, Bedürfnisse und Erwartungen des Mitarbeiters zu erfahren,
- dem Mitarbeiter die Erwartungen und Vorstellungen, die die Führungskraft an ihn hat, zu kommunizieren, und
- gemeinsam mit dem Mitarbeiter die Weichen dafür zu stellen, dass das Team in Zukunft noch produktiver arbeitet.
Die Grundregeln für das Jahresgespräch
Das Jahresgespräch wird grundsätzlich als Vier-Augen-Gespräch zwischen der Führungskraft und dem Mitarbeiter geführt. Denn das Jahresgespräch gehört zu den Führungsaufgaben. Und es macht wenig Sinn, wenn die Führungskraft die Mitarbeitergespräche an jemanden aus der Personalabteilung abgibt, der weder den Mitarbeiter noch das Team kennt und mit dem Tagesgeschäft der Abteilung nichts zu tun hat.
Ein Vier-Augen-Gespräch ist deshalb notwendig, weil die Gesprächsinhalte vertraulich bleiben sollen. Außerdem wird ein Mitarbeiter vermutlich nicht offen und ehrlich sprechen, wenn Kollegen oder fremde Personen mit im Raum sind.
Für das Gespräch selbst sollte ausreichend Zeit eingeplant werden. Zudem sollte sichergestellt sein, dass das Gespräch nicht ständig von anderen Personen unterbrochen oder durch das klingende Telefon gestört wird. Angekündigt werden sollte das Jahresgespräch mindestens zwei Wochen vorher. So haben der Mitarbeiter und die Führungskraft genug Zeit, um sich auf das Gespräch vorzubereiten und sich zu überlegen, welche Punkte sie ansprechen wollen.
Die Inhalte des Jahresgesprächs
Inhaltlich geht es im Jahresgespräch im Wesentlichen um drei Themenbereiche, nämlich
- Arbeitsaufgaben und Organisation
- Zusammenarbeit und Führung
- Personalentwicklung
Innerhalb dieser drei Themenfelder können dann verschiedene Punkte angesprochen werden. Gleichzeitig kann in diesem Rahmen besprochen werden, was so bleiben soll, wie es ist, was sich ändern sollte und wo Verbesserungen möglich oder wünschenswert wären.
Daneben sollte die Führungskraft zusammen mit dem Mitarbeiter verbindliche Vereinbarungen für den kommenden Zeitraum treffen. Diese Vereinbarungen können sich beispielsweise auf das Aufgabengebiet, den Verantwortungsbereich, die Gestaltung des Arbeitsplatzes oder Weiterbildungen beziehen. Ebenso ist möglich, Meilensteine zu definieren.
Meilensteine sind feste Termine, an denen bestimmte Ziele erreicht oder Maßnahmen umgesetzt sein sollen. Wichtig bei den Zielvereinbarungen ist aber, dass sie klar und eindeutig formuliert und realistisch sind. Ratsam ist außerdem, die Ziele so zu wählen, dass anhand objektiver Kriterien beurteilt werden kann, ob der Mitarbeiter die Vereinbarungen umgesetzt hat.
Sollte sich nämlich herausstellen, dass der Mitarbeiter die Ziele nicht erreichen konnte, muss in einem weiteren Gespräch analysiert werden, warum das so war und wie das weitere Vorgehen aussehen könnte.
6 Tipps für das Jahresgespräch
Damit das Jahresgespräch für beide Seiten angenehm verläuft und den gewünschten Effekt erzielt, sollten folgende Tipps unbedingt beherzigt werden:
- Die Führungskraft sollte mit einer positiven Einstellung in das Gespräch gehen und einen ernsthaften Dialog führen. Wenn das Jahresgespräch nur den Stellenwert einer lästigen Pflichtübung hat, ist die Zeit verschwendet.
- Der Ton muss während des gesamten Gesprächs freundlich, sachlich und respektvoll bleiben.
- Die Führungskraft sollte nicht in einen langen Monolog verfallen, sondern den Mitarbeiter zu Wort kommen lassen und ihm aufmerksam zuhören.
- Die Führungskraft sollte nachfragen, wenn ihr etwas unklar ist. Ebenso sollte sie sich rückversichern, dass der Mitarbeiter ihr folgen kann.
- Die Führungskraft sollte ihre Erwartungen und Vorstellungen klar kommunizieren. Hierzu gehört, dass die Führungskraft sowohl erklärt, was sie möchte, als auch verdeutlicht, was sie nicht möchte.
- Egal wie das Gespräch lief: Die Führungskraft sollte den Mitarbeiter mit einer positiven Aussage aus dem Gespräch entlassen. Denn die letzte Aussage bleibt im Gedächtnis. Und wenn der Mitarbeiter mit einem guten Gefühl aus dem Gespräch geht, wirkt sich das auch positiv auf seine Motivation aus.
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Thema: Jahresgespräche
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