5 Tipps zum Kritikgespräch mit einem Mitarbeiter

5 Tipps zum Kritikgespräch mit einem Mitarbeiter

Wenn ein Mitarbeiter einen schweren Fehler macht oder ein problematisches Verhalten zeigt, muss die Führungskraft darauf reagieren. Der Fehltritt lässt sich zwar nicht ungeschehen machen. Aber die Führungskraft kann zumindest dafür sorgen, dass sich ein solcher Vorfall nicht wiederholt. Außerdem kann sie verhindern, dass das Klima im Team leidet.

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5 Tipps zum Kritikgespräch mit einem Mitarbeiter

Ein Kritikgespräch mit dem Mitarbeiter zielt darauf ab, den Vorfall zu besprechen, zu klären und einen Verbesserungsprozess anzustoßen. Nur: Wie führt die Führungskraft so ein Gespräch richtig? Wie sollte sie sich verhalten? Worauf sollte sie achten?

Hier sind fünf Tipps zum Kritikgespräch mit einem Mitarbeiter!:

Tipp 1: Den richtigen Zeitpunkt wählen

Nach einem großen Fehler oder erheblichen Fehltritt sollte die Führungskraft den Mitarbeiter nicht sofort zum Gespräch bitten. Denn oft ist die Situation emotional so aufgeladen, dass ein sachliches und konstruktives Gespräch kaum möglich ist.

Besser ist, etwas Zeit vergehen zu lassen, bis der erste Schock verdaut ist und sich der größte Ärger gelegt hat.

Allerdings sollte die Führungskraft auch nicht zu lange abwarten. Denn zum einen ist der Vorfall dann möglicherweise nicht mehr in vollem Umfang präsent. Und zum anderen könnte sich zwischenzeitlich Unmut im Team breitmachen, weil der Eindruck entsteht, die Führungskraft würde nichts unternehmen.

Ratsam ist daher, dem Mitarbeiter das Gespräch innerhalb von 24 Stunden nach dem Vorfall anzukündigen und das Kritikgespräch dann in den nächsten Tagen zu führen.

So hat auch der Mitarbeiter die Möglichkeit, sich auf das Gespräch vorzubereiten und einzustellen.

Tipp 2: Ein klares Ziel für das Kritikgespräch vorgeben

Bevor die Führungskraft auf den Vorfall und damit auf den eigentlichen Anlass des Kritikgesprächs zu sprechen kommt, sollte sie klar auf den Punkt bringen, welches Ziel das Gespräch hat.

Beginnt sie direkt mit dem Vorfall, besteht die Gefahr, dass der Mitarbeiter wenig zu einem konstruktiven Austausch beiträgt. Stattdessen vermutet er womöglich, nur Kritik ausgesetzt zu sein, und nimmt deshalb von Anfang an eine Abwehr- oder Verteidigungshaltung ein.

Das Ziel des Gesprächs sollte darin bestehen, einen Prozess in Gang zu setzen, der zu Verbesserungen führt. Dazu kann die Führungskraft zum Beispiel sagen: „Ich möchte gemeinsam mit Ihnen herausfinden, welche Ursachen der Vorfall hatte.“ oder „Ich möchte zusammen mit Ihnen Maßnahmen entwickeln, die solchen Ausrutschern beim Kunden künftig vorbeugen.“

Der Mitarbeiter weiß dadurch, dass er zwar für seinen Fehler einstehen muss. Aber er nimmt gleichzeitig wahr, dass die Führungskraft hinter ihm steht und ihn unterstützt.

Tipp 3: Die Kritik auf konkrete Beobachtungen stützen

Es ist wichtig, dass die Führungskraft ihre Meinung klar und unmissverständlich zum Ausdruck bringt. Allerdings sollte sie dabei nicht einfach nur Behauptungen oder allgemeingültige Aussagen in den Raum stellen, sondern sich auf konkrete Beobachtungen und Beispiele stützen.

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Außerdem sollte sie die vergangenen Wochen und Monate Revue passieren lassen.

Gab es in letzter Zeit öfter Schwierigkeiten? Zeigt das problematische Verhalten ein bestimmtes Muster? Hat sich der Mitarbeiter insgesamt negativ entwickelt? Oder handelte es sich um vereinzelte Ausrutscher oder nur einen einmaligen Vorfall?

Die Führungskraft sollte während des gesamten Gesprächs sachlich bleiben und nachvollziehbar argumentieren.

Das gelingt, wenn sie von ihrem Standpunkt aus formuliert, zum Beispiel so: „Ich hatte den Eindruck, dass sie auf das Gespräch mit dem Kunden nicht vorbereitet waren.“ oder „Mir ist aufgefallen, dass sie in letzter Zeit mit ihren Aufgaben hinterherhinken.“

Durch solche Formulierungen verdeutlicht die Führungskraft ihre Ansichten, ohne den Mitarbeiter mit einem direkten Vorwurf zu konfrontieren.

Tipp 4: Den Mitarbeiter seine Sicht der Dinge schildern lassen

Die Führungskraft sollte dem Mitarbeiter die Gelegenheit geben, zu schildern, wie er die Sachlage sieht. Sie sollte ihn dazu auffordern, seine Wahrnehmung aufzuzeigen. Außerdem sollte sie fragen, wie solche Vorfälle aus seiner Sicht künftig vermieden werden können.

Dabei sollte die Führungskraft natürlich aufmerksam zuhören, was der Mitarbeiter zu sagen hat.

Weist der Mitarbeiter alle Verantwortung von sich oder spielt er den Fehler herunter, sollte die Führungskraft klare Vorgaben machen, beispielsweise: „Bringen Sie das Zahlenmaterial innerhalb der nächsten vier Tage auf Stand, damit der Vertrieb seine Termine planen kann.“

Konkrete Ansagen beugen Missverständnissen vor und können dem Mitarbeiter helfen, wieder in die Spur zu kommen, weil er genau weiß, was von ihm erwartet wird.

Tipp 5: Die eigene Verantwortlichkeit hinterfragen

Wenn etwas schiefläuft, ist oft nicht nur der Mitarbeiter für den Fehler verantwortlich. In vielen Fällen hat auch die Führungskraft ihren Beitrag dazu geleistet, etwa weil sie zeitlich zu knapp kalkuliert hat, die notwendigen Ressourcen fehlten oder die Anweisungen nicht präzise genug waren.

Aus diesem Grund sollte die Führungskraft selbstkritisch überprüfen, ob der Mitarbeiter überhaupt eine realistische Chance hatte, alles zu schaffen und richtigzumachen. Gleichzeitig sollte sie überlegen, was sie tun kann, damit sich solche Vorfälle nicht wiederholen.

Dazu gehört auch, die Erwartungen und den Entscheidungsspielraum klar zu kommunizieren. Zum Beispiel so: „Vor einem Termin mit einem wichtigen Kunden muss es eine Abstimmung im Team geben, damit alle Schritte nahtlos ineinander übergehen können.

Wird die Zeit zu knapp, vereinbaren Sie zur Not einen späteren Kundentermin.“ Auf diese Weise zeigt die Führungskraft dem Mitarbeiter eine mögliche Lösung und nimmt den Druck von ihm. Dies wiederum schafft die Basis für Abläufe, die künftig besser funktionieren.

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Sabine Nauer - Trainingsentwickler und Beraterin in Personalentwicklung, Michael Patzek - Personalreferent, Maike Müller - Trainingscoach für Führungskräfte, sowie Ferya Gülcan - Redakteurin, Unternehmerin und Betreiberin dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Anleitungen und Ratgeber zur Motivation von Mitarbeitern, Weiterbildung von Führungskräften und dem Personalwesen.

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