Besprechungen
Besprechungen und Meetings sind fester Bestandteil des Berufsalltags von Führungskräften. Allerdings hält sich die Begeisterung oft in Grenzen, wenn mal wieder ein Meeting ansteht.
Dabei können gut vorbereitete und effektiv durchgeführte Besprechungen die firmeninterne Kommunikation und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit nachhaltig verbessern und so letztlich die Grundlage für Unternehmenserfolge schaffen.
Die größten Kritikpunkte an Besprechungen
Führungskräfte sind von Besprechungen oft nicht sonderlich angetan. Einige Führungskräfte sehen Meetings als reine Pflichtübung mit Anwesenheitspflicht, andere Führungskräfte sind der Meinung, dass es bessere Wege gibt, um Entscheidungen zu treffen und Vereinbarungen zu erarbeiten.
Angesichts der Kritikpunkte, die regelmäßig genannt werden, ist die skeptische Haltung auch durchaus nachvollziehbar.
So wird an Besprechungen vor allem kritisiert, dass
- regelmäßig vom eigentlichen Thema abgewichen wird.
- die Besprechung selbst und die Teilnehmer schlecht vorbereitet sind.
- Meetings wenig effektiv sind und selten zu produktiven Ergebnissen führen.
- die Teilnehmer die Abläufe nicht aufmerksam verfolgen, sondern oft mit anderen Dingen beschäftigt sind.
- die Wortmeldungen mitunter ausufern, weil der Sprechende möglichst viele Informationen und Argumente einbringen will.
- die Besprechungen zu lange dauern.
- die Teilnehmer wenig Bereitschaft zur Kooperation zeigen, sondern ihre Interessen und Ziele durchsetzen und nur bedingt Kompromisse eingehen möchten.
Unberechtigt ist diese Kritik sicherlich nicht, denn in vielen Meetings geht es tatsächlich wenig strukturiert zu.
Das läuft dann so:
Nachdem ein Thema angesprochen ist, entfacht eine Diskussion. Die Teilnehmer reden durcheinander und gleiten durch die vorgetragenen Argumente von einem Thema ins nächste ab. Andere Teilnehmer beteiligen sich gar nicht, sondern widmen sich ihrem Handy, ihrem Laptop oder irgendwelchen Unterlagen.
Das Kernthema gerät immer weiter in den Hintergrund. Am Ende werden halbherzige Absprachen getroffen oder die Teilnehmer gehen ohne nennenswertes Ergebnis auseinander. Solche Meetings werden völlig zu Recht als wenig effektiv und letztlich überflüssig krisitiert.
Aber es geht eben auch anders. Voraussetzung dafür sind allerdings eine gute Vorbereitung, ein klar strukturierter Ablauf und ein Moderator, der das Meeting leitet.
Der Ablauf von effektiven Besprechungen
Voraussetzung dafür, dass eine Besprechung produktiv ablaufen und echte Ergebnisse hervorbringen kann, ist eine gute Vorbereitung aller Beteiligten. Deshalb sollte der Termin für das Meeting frühzeitig bekanntgegeben werden.
Gleichzeitig sollte aus der Info oder Einladung hervorgehen,
- wo die Besprechung stattfindet,
- welcher Zeitrahmen vorgesehen ist,
- an wen sich die Teilnehmer bei Fragen vorab wenden können,
- wer an dem Meeting teilnehmen und wer es moderieren wird,
- aus welchem Anlass die Besprechung stattfindet,
- welche Themen auf der Tagesordnung stehen und
- welche Ziele erreicht werden sollen.
Dadurch wissen alle Beteiligten, was sie erwartet, und können sich im Vorfeld ihre Gedanken machen. Damit sind die Weichen für ein fruchtbares Gespräch gestellt.
Für den Ablauf der eigentlichen Besprechung
hat sich eine Gliederung in sechs Phasen bewährt:
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Eröffnung und Definition des Themas
Die Besprechung beginnt mit der Begrüßung. Nehmen neue Führungskräfte oder Gäste an dem Meeting teil, werden sie kurz vorgestellt. Durch die Angaben in der Einladung wissen die Gesprächsteilnehmer zwar, um was es gehen wird. Allerdings nennt eine Tagesordnung nur Überschriften und Stichwörter.
Deshalb erläutert der Moderator nun das Thema genauer und versorgt die Teilnehmer mit den notwendigen Infos. Am Ende dieser Phase sollte sichergestellt sein, dass alle Teilnehmer die Problematik verstanden haben.
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Zusammentragen von Informationen
In der zweiten Phase geht es um die Hintergründe der Problematik. Hier sollte der Moderator aufzeigen, welche Bedeutung das Thema hat und welche Entwicklungen es bislang gab.
Gleichzeitig sollte er die Teilnehmer dazu auffordern, ihre Einschätzung abzugeben und mögliche Ursachen für die Problematik zu nennen. In dieser Phase geht es also darum, alle relevanten Informationen zusammenzutragen und zu strukturieren.
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Erarbeiten von Lösungsansätzen
Ist die Problematik definiert und analysiert, geht es mit dem Erarbeiten von Lösungsansätzen weiter. Dazu sollte der Moderator die Teilnehmer ermutigen, ihre Ideen und Vorschläge einzubringen.
Um das Gespräch auf einer konstruktiven Ebene zu halten und gleichzeitig zielorientiert zu lenken, sollte der Moderator mit offenen Fragen arbeiten. Außerdem sollte er darauf achten, dass jeder Teilnehmer aussprechen kann. Wichtig in dieser Phase ist, dass die Vorschläge und Ansätze gesammelt, aber noch nicht bewertet werden.
Übt ein Teilnehmer Kritik an einer vorgetragenen Idee, sollte der Moderator einschreiten. Gleiches gilt, wenn ein Teilnehmer zu ausufernd erzählt oder vom Thema abweicht.
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Ausarbeiten von konkreten Lösungswegen
In der nächsten Phase gilt es, die Lösungsansätze, die in die nähere Auswahl kommen, herauszufiltern. Dazu kann der Moderator die Teilnehmer beispielsweise auffordern, Punkte zu vergeben.
Für den Lösungsweg, den ein Teilnehmer am sinnvollsten hält, kann er drei Punkte vergeben, für den zweitbesten zwei Punkte und für den drittbesten einen Punkt. Der Lösungsvorschlag, der die meisten Punkte bekommen hat, kann anschließend gezielt weiterverfolgt und konkret ausgestaltet werden.
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Zusammenführen der Ergebnisse
Ist eine Entscheidung gefallen, sollte sie als Ergebnis protokolliert werden. Außerdem werden in dieser Phase die Aufgaben und Prozesse formuliert, die zur Zielerreichung durchgeführt werden müssen. Auch diese Vereinbarungen werden verbindlich festgehalten.
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Erstellen des Aktionsplans
In der letzten Phase der Besprechung steht die Umsetzung der erzielten Ergebnisse im Vordergrund. Dazu wird ein Aktionsplan erstellt, aus dem hervorgeht, wer welche Aufgaben bis zu welchem Zeitpunkt erledigt. Dadurch hat das Meeting nicht nur zu einem Ergebnis geführt, sondern die Teilnehmer wissen auch, was jetzt zu tun ist.
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Übersicht:
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