Schlechte Nachrichten überbringen – 8 Tipps

Schlechte Nachrichten überbringen – 8 Tipps

Es liegt in der Natur der Sache, dass schlechte Nachrichten nichts oder zumindest nur sehr wenig Positives haben. Andernfalls wären es ja gute und eben keine schlechten Nachrichten. Vor allem bei schlechten Nachrichten spielen der Zusammenhang und die Begleitumstände eine große Rolle. Wenn es gelingt, die wenig erfreulichen Informationen offen, einfühlsam und aufrichtig zu vermitteln, kann sie der Empfänger oft einfacher aufnehmen und besser damit umgehen.

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Schlechte Nachrichten überbringen - 8 Tipps

Die große Kunst, schlechte Nachrichten zu kommunizieren

Früher oder später kommt jeder einmal in die Situation, dass er schlechte Nachrichten übermitteln muss. Möglicherweise muss die Führungskraft ihrem Team mitteilen, dass die Abteilung umstrukturiert, Stellen gestrichen oder eingespielte Abläufe verändert werden.

Eventuell muss das Team darüber informieren, dass ein großer Auftrag nicht rechtzeitig fertig oder das Budget bei einem wichtigen Projekt deutlich überschritten wird. Vielleicht muss im privaten Bereich etwas Unerfreuliches kommuniziert werden.

Für schlechte Nachrichten kann es viele Gründe geben und sie können in allen Lebensbereichen vorkommen. Deshalb ist wichtig zu wissen, wie solche Informationen offen und ehrlich, gleichzeitig aber auch einfühlsam, aufrichtig und mit Anstand überbracht werden können.

Denn die Art und Weise des Überbringens kann direkten Einfluss darauf haben, wie der Gesprächspartner die Situation wahrnimmt und auf die Nachricht reagiert.

Und in den meisten Fällen wird dem Gesprächspartner auch lange in Erinnerung bleiben, wie die Situation ablief, in der er von dem schwierigen Sachverhalt erfahren hat. Die Erinnerung an diese Kommunikation kann positiv sein oder zusätzlich einen negativen Beigeschmack haben.

4 wichtige Faktoren beim Übermitteln schlechter Nachrichten

Viele Erkenntnisse, die mit dem Überbringen von schlechten Nachrichten zusammenhängen, stammen aus der medizinischen Forschung. Ärzte sind oft in der Situation, dass sie Patienten oder Angehörigen unerfreuliche, teilweise sogar katastrophale Nachrichten vermitteln müssen. Einige der Strategien, auf die die Mediziner dabei zurückgreifen, können auch im beruflichen und privaten Kontext angewendet werden.

Studien zufolge gibt es gewisse Eigenschaften, die Patienten und Angehörige bei schwierigen Gesprächen an Ärzten besonders schätzen.

Die vier wichtigsten Faktoren dabei sind:

  1. Einstellung und Auftreten der Person, die die Nachricht überbringt

  2. Klare Worte

  3. Vertraulicher Rahmen, der die Privatsphäre respektiert

  4. Fähigkeit, Fragen zu beantworten

Auch in der Geschäftswelt lassen sich diese Erkenntnisse nutzen. Zumal es im Wesentlichen darum geht, sich vor Augen zu führen, dass die eigene Haltung und die kommunikativen Fähigkeiten großen Einfluss darauf nehmen, wie der Empfänger eine Nachricht aufnimmt.

8 Tipps zum Überbringen von schlechten Nachrichten

Natürlich ist es auch für den Überbringer keine leichte Aufgabe, schlechte Nachrichten zu kommunizieren. Doch gerade als Führungskraft führt eben oft kein Weg daran vorbei. Deshalb macht es durchaus Sinn, eine Strategie für die Kommunikation in angespannten Situationen zu entwickeln.

Dabei helfen die folgenden Tipps:

  1. Auf Augenhöhe sprechen

Es mag zwar nach einem Klischee klingen, dass sich der Empfänger besser hinsetzen sollte, bevor er die Neuigkeiten erfährt. Doch es ist tatsächlich besser, das Gespräch im Sitzen zu führen. Wichtig dabei ist, dass sich beide Gesprächspartner hinsetzen. Auf diese Weise kommunizieren sie nämlich auf Augenhöhe.

Steht der Überbringer, wirkt er schnell übermächtig und so, als würde er buchstäblich von oben herab sprechen. Außerdem signalisiert das Hinsetzen, dass es ein verbindliches Gespräch wird, für das sich der Überbringer Zeit nimmt. Schlechte Nachrichten sind keine Inhalte für einen kurzen Smalltalk im Vorbeigehen.

  1. Besonnen sein

Solange der Überbringer nervös und aufgeregt ist, sollte er das Gespräch verschieben. Denn wenn er selbst zu aufgewühlt ist, bringt er zusätzliche Dramatik in die Situation. Möglicherweise vergisst er auch wichtige Einzelheiten, die die ganze Nachricht noch schlimmer und bedrohlicher wirken lassen, als sie womöglich ist.

Der Überbringer sollte also sicherstellen, dass er ruhig und gelassen auftritt. Ein paar tiefe Atemzüge helfen dabei, sich emotional auf das vorzubereiten, was nun folgt.

  1. Neutral bleiben

Manchmal betrifft eine schlechte Nachricht den Überbringer und den Empfänger gleichermaßen, in anderen Situationen hat der Überbringer letztlich keinen eigenen Bezug zur Botschaft. Doch in beiden Fällen sollte der Überbringer versuchen, möglichst neutral zu bleiben.

Seine Aufgabe ist, die Nachricht zu überbringen. Dabei sollte er sich auf das konzentrieren, worauf es ankommt und was er weiß. Es ist niemandem damit geholfen, wenn er wilde Interpretationen anstellt oder sich offensichtlich auf eine Seite stellt.

  1. Sich vorbereiten

Der Überbringer sollte sich die Zeit nehmen, sich auf das Gespräch vorzubereiten. Gerade bei schlechten Nachrichten ist wichtig, dass der Empfänger alle Informationen erhält, die er braucht und kennen muss.

Eine gute und professionelle Kommunikation bei schwierigen Sachverhalten kann nicht nur die Inhalte erträglicher machen, sondern die Beziehung zwischen den Gesprächspartnern stärken.

Umso wichtiger ist, dass beim Empfänger nicht der Eindruck entsteht, dass der Überbringer das Gespräch einfach nur möglichst schnell hinter sich bringen will.

  1. Passendes Niveau wählen

Im Gespräch sollte sich der Überbringer auf seinen Gesprächspartner einstellen. Er muss ihn nicht wie ein rohes Ei behandeln, wie mit einem Kleinkind sprechen oder andersherum eine hochtrabende Sprache wählen.

Am Ende zählt, dass die Nachricht klar und verständlich ankommt. Aus diesem Grund sollte der Überbringer so kommunizieren, dass der Empfänger versteht, worum es geht.

  1. Auf Fakten stützen

Schlechte Nachrichten können den Empfänger verunsichern, verwirren oder emotional aufwühlen. Deshalb ist wichtig, dass der Überbringer anhand von nachvollziehbaren Fakten erläutert, was passiert ist, wo der Fehler lag oder warum es zu dieser Entscheidung kam.

Je mehr Informationen der Empfänger hat, desto besser kann er die Nachricht für sich einordnen und mit den Folgen umgehen.

  1. Nichts beschönigen

Wenn etwas geschehen oder eine Entscheidung gefallen ist, dann ist das so. Dem Empfänger ist nicht damit geholfen, wenn der Überbringer die Sachlage herunterspielt, die Situation beschönigt oder falsche Hoffnungen schürt. Besser ist, bei den Fakten zu bleiben und die Wahrheit zu akzeptieren.

  1. Lösungen aufzeigen

Zum Überbringen von schlechten Nachrichten gehört auch, Verständnis zu zeigen. Niemand erhält gerne unschöne Botschaften. Der Überbringer sollte daher vermitteln, dass er gut nachvollziehen kann, dass der Empfänger enttäuscht, wütend oder einfach nur traurig ist.

Doch jede Situation kann gelöst werden. Kann der Überbringer Lösungsvorschläge aufzeigen oder anderweitig Hilfestellung bieten, sollte er das tun.

Denn zum einen hat der Empfänger so einen Punkt, an dem er ansetzen kann, um die Situation zu ändern. Und zum anderen ist es immer gut, wenn ein Gespräch mit einem positiven Aspekt endet.

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Sabine Nauer - Trainingsentwickler und Beraterin in Personalentwicklung, Michael Patzek - Personalreferent, Maike Müller - Trainingscoach für Führungskräfte, sowie Ferya Gülcan - Redakteurin, Unternehmerin und Betreiberin dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Anleitungen und Ratgeber zur Motivation von Mitarbeitern, Weiterbildung von Führungskräften und dem Personalwesen.

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