Delegierte Aufgaben: Wann sollten Führungskräfte eingreifen?

Delegierte Aufgaben: Wann sollten Führungskräfte eingreifen?

Zeitdruck, unvorhergesehene Schwierigkeiten, Zusatzaufträge, hohe Erwartungen der Geschäftsleitung: Vielen Führungskräften fällt es ohnehin schon schwer, ihr Team souverän zu führen und Aufgaben abzugeben. Läuft die Situation dann aber nicht ganz so wie gedacht oder zeichnen sich Probleme ab, ist die Versuchung umso größer, sich einzumischen und die delegierten Aufgaben wieder an sich zu ziehen. Doch ist diese Reaktion sinnvoll? Ist so eine Vorgehensweise ein Weg mit Aussicht auf Erfolg?

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Delegierte Aufgaben Wann sollten Führungskräfte eingreifen

Wir geben Tipps, wie Führungskräfte eine Sachlage richtig einschätzen und wann sie eingreifen sollten:

Wieso sollten sich Führungskräfte öfter heraushalten?

Natürlich ist gut möglich, dass eine Arbeit schneller erledigt oder ein Problem zügiger gelöst ist, wenn die Führungskraft die Aufgabe selbst in die Hand nimmt. Allerdings vermittelt sie ihren Mitarbeitern damit auch das Gefühl, sie wären nicht kompetent genug. Die Folge davon kann sein, dass die Mitarbeiter ihren Ansporn, selbst Lösungen zu entwickeln, nach und nach verlieren.

Zwar ist es durchaus positiv, wenn der Chef hin und wieder tatkräftig mit anpackt und sich auch für vermeintliche Nebensächlichkeiten nicht zu schade ist. Füllt der Chef zum Beispiel das Druckerpapier auf oder schaltet morgens die Kaffeemaschine an, signalisiert er Aufmerksamkeit und Nähe zu seinem Team.

Doch wenn im Führungsstil ständig mitschwingt, dass die Führungskraft unverzichtbar ist und ohne sie gar nichts läuft, darf sie sich über unselbstständige Mitarbeiter, die sich wegen jeder Kleinigkeit an sie wenden, weder wundern noch beklagen.

Eine wesentliche Aufgabe der Führungskraft ist, Ziele vorzugeben, produktive Rahmenbedingungen zu schaffen und die anstehenden Arbeiten so zu delegieren, dass die vorhandenen Ressourcen optimal genutzt werden.

Auf diese Weise entsteht die Grundlage für motivierte Mitarbeiter, die eigenständig agieren und sich weiterentwickeln können.

Wie können Führungskräfte vorgehen, um die Situation richtig zu beurteilen?

Um einschätzen zu können, ob tatsächlich Handlungsbedarf besteht, sollte die Führungskraft einerseits die Situation und andererseits die jeweiligen Mitarbeiter betrachten.

Mit Blick auf die Situation sind vor allem drei Aspekte von Bedeutung:

  • Dringlichkeit: Ist ein Termin vorgegeben, der unbedingt eingehalten werden muss? Gab es bereits mehrere Lösungsversuche, die nicht erfolgreich waren?

  • Schadensrisiko: Ist mit Kundenbeschwerden oder gar Vertragsstrafen zu rechnen, wenn sich der Auftrag verzögert?

  • Fehlertoleranz: Erlaubt die Aufgabe eine kreative oder innovative Herangehensweise, auch wenn dadurch Rückschritte und Fehlschläge in Kauf genommen werden?

Grundsätzlich sollte die Führungskraft immer einen Puffer einplanen, wenn sie Aufgaben verteilt. Auf diese Weise entsteht etwas Spielraum für sie und die Mitarbeiter. Dabei hat es sich in der Praxis bewährt, wenn sich der Puffer bei Zeit und Kosten in einem Rahmen zwischen zehn und 20 Prozent bewegt.

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Was die Mitarbeiter angeht, sollte die Führungskraft vor allem folgende Fragen klären:

  • Hat der jeweilige Mitarbeiter die notwendigen Kompetenzen für die Aufgabe? Hat er bereits ähnliche Aufträge erledigt?

  • Kann der Mitarbeiter alleine neue Ansätze entwickeln und Lösungen finden?

  • Was braucht der Mitarbeiter, um die Aufgabe erfolgreich zu meistern? Sind es Zeit, Anregungen, Unterstützung oder klare Anweisungen?

Es ist nicht immer einfach, Aufgaben richtig zu delegieren. Die Führungskraft muss jeden Mitarbeiter für sich sehen und einschätzen, wo er steht und was er leisten kann. Ist ein Mitarbeiter unterfordert, kann er sich schnell langweilen.

Möglicherweise ruft er dann sein Potenzial nicht mehr ab oder sieht sich nach neuen beruflichen Herausforderungen um. Andersherum kann sich Frust breit machen, wenn ein Mitarbeiter mit seinen Aufgaben permanent überfordert ist. Das Selbstbewusstsein schwindet und die Zweifel an den eigenen Fähigkeiten wachsen.

Wichtig ist, das richtige Maß zu finden. Es braucht Aufgaben, die einen Mitarbeiter fordern. Denn auf diese Weise kann er seine Fähigkeiten einsetzen und seine Kompetenzen ausbauen. Die Führungskraft sollte diese Entwicklung fördern, um gemeinsam Ziele zu erreichen und erfolgreich zu sein.

Wann und wie sollten Führungskräfte eingreifen?

Natürlich kann es passieren, dass es eng wird und die Führungskraft einschreiten muss. Doch selbst dann sollte die Führungskraft die Aufgabe nicht einfach an sich ziehen, sondern die Verantwortung nach wie vor beim Mitarbeiter belassen. Weil er bereits an der Aufgabe arbeitet, kann er den aktuellen Stand und die notwendigen Maßnahmen beurteilen.

Möglicherweise hat er bereits eine Lösung gefunden und ist dabei, diese jetzt umzusetzen. Die Führungskraft sollte daher fragen, was der Mitarbeiter von ihr erwartet oder braucht, damit er seine Aufgabe erfolgreich zu Ende bringen kann.

Es ist wenig hilfreich, wenn die Führungskraft in der Manier eines Oberlehrers eingreift und dem Mitarbeiter erklärt, wie er vorgehen muss. Oder wenn sie ihm die Aufgabe abnimmt, weil sie oder ein Kollege es vermeintlich besser oder schneller kann. So eine Reaktion drückt keine Wertschätzung aus und erkennt die Arbeit, die der Mitarbeiter bisher investiert hat, nicht an.

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Eine souveräne Reaktion hingegen orientiert sich an der Lösung:

  • Welche Lösung sehen Sie?

  • Wie kann ich Ihnen helfen, damit wir eine Lösung finden?

  • Was brauchen Sie, um die Aufgabe noch rechtzeitig zu beenden?

  • Wie zufrieden sind Sie mit Ihrem bisherigen Ergebnis?

Greift die Führungskraft auf diese Weise ein, hat sie Kontrolle über die Fortschritte und kann gegensteuern, um das Ziel zu erreichen. Gleichzeitig vermittelt sie dem Mitarbeiter eine positive Botschaft.

Denn sie signalisiert ihm, dass der Mitarbeiter die nötige Kompetenz hat und der Verantwortliche ist, während ihm die Führungskraft lediglich ihre Unterstützung anbietet.

Machen hingegen weder die Sachlage noch die Fähigkeiten des Mitarbeiters ein direktes Einschreiten notwendig, sollte sich die Führungskraft zurückhalten. Sie sollte in ihre eigenen Entscheidungen beim Delegieren der Aufgaben und in das Können ihrer Mitarbeiter vertrauen.

Es genügt, wenn sie die Entwicklungen im Blick behält. So kann sie eingreifen, wenn sich die Situation ändert oder unvorhergesehene Umstände dazukommen. Entsteht eine vertrauensvolle und wertschätzende Basis, werden sich die Mitarbeiter von sich aus an die Führungskraft wenden, wenn es brennt.

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Sabine Nauer - Trainingsentwickler und Beraterin in Personalentwicklung, Michael Patzek - Personalreferent, Maike Müller - Trainingscoach für Führungskräfte, sowie Ferya Gülcan - Redakteurin, Unternehmerin und Betreiberin dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Anleitungen und Ratgeber zur Motivation von Mitarbeitern, Weiterbildung von Führungskräften und dem Personalwesen.

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