Neue Mitarbeiter gut einarbeiten – Leitfaden mit 6 Punkten, 1. Teil

Neue Mitarbeiter gut einarbeiten – Leitfaden mit 6 Punkten, 1. Teil

“Eine Einarbeitung? Davon abgesehen, dass für so etwas im Tagesgeschäft kaum Zeit bleibt, lassen wir neue Mitarbeiter lieber von Anfang an voll mitarbeiten. Durch den Sprung ins kalte Wasser lernen sie doch viel schneller als durch lange Erklärungen.” – Solche Aussagen sind vielerorts zu hören.

Mitarbeiter einarbeiten

Und in der Praxis bleibt es tatsächlich oft bei einer schnellen, kurzen Einweisung. Alles Weitere wird sich mit der Zeit dann schon ergeben. So jedenfalls die Hoffnung.

Das Problem an dieser Vorgehensweise ist nur, dass der neue Mitarbeiter zu sehr auf sich alleine gestellt ist. Er muss sich jede Information mühsam besorgen und die richtigen Ansprechpartner selbst finden.

Weil ihm das Wissen über die üblichen Abläufe fehlt, geht er so vor, wie er es für richtig hält. Das kann aber nicht nur dazu führen, dass er die Prioritäten der Aufgaben falsch einschätzt. Vielmehr zieht sich die Bearbeitung in die Länge, Fehler schleichen sich ein, Arbeiten bleiben liegen und die Qualität leidet. Obwohl es der Mitarbeiter einfach nicht besser wusste, wird er für die Verzögerungen verantwortlich gemacht.

Gleichzeitig wird angezweifelt, ob er wirklich die richtige Besetzung ist. Das Ergebnis ist, dass die Motivation für den neuen Job schnell dahin ist. Und nicht selten trennen sich nach der Probezeit die Wege wieder.

Im Unterschied dazu sorgt eine gute Einarbeitung dafür, dass der neue Mitarbeiter von Anfang an alle Infos, die er für das erfolgreiche Erledigen seiner ersten Aufgaben braucht, zur Verfügung hat. Damit ist eine Grundlage geschaffen, die nach und nach ausgebaut werden kann.

Gleichzeitig kann der neue Mitarbeiter schon früh erste Erfolgserlebnisse für sich verbuchen und fühlt sich schnell ins Team integriert. Bleibt aber die Frage, wie die Führungskraft sicherstellt, dass neue Mitarbeiter gut eingearbeitet werden. Dieser Frage gehen wir in einem zweiteiligen Beitrag nach.

 

Der Vorbereitung

Wie so oft ist auch bei einem neuen Job der erste Eindruck entscheidend. Die Art, wie der neue Mitarbeiter begrüßt und willkommen geheißen wird, sagt viel darüber aus, wie die Abteilung organisiert ist und welchen Stellenwert ein Mitarbeiter hat.

Für die Führungskraft bedeutet das, dass sie einige Vorbereitungen treffen sollte, bevor der Neue seinen ersten Arbeitstag antritt. Eine gute Einarbeitung beginnt damit noch vor dem Arbeitsantritt.

Und die Punkte, die in diesem Zuge geklärt sein sollten, sind folgende:

  • Wer nimmt den neuen Kollegen in Empfang, zeigt ihm die Örtlichkeiten und erklärt ihm die ersten Abläufe?
  • Ist der Arbeitsplatz für den neuen Mitarbeiter eingerichtet?
  • Steht ein freier Spind bereit und ist die Ausstattung für den Neuen (z.B. Arbeitskleidung, Namensschild, Mitarbeiterausweis, Zugangsdaten für die IT-Systeme usw.) vorhanden?

Ist ein Mitarbeiter bestimmt, der den Kollegen das neue Teammitglied vorstellt? Ist abgeklärt, wie die Vorstellung ablaufen soll? Erledigt die Führungskraft diese Aufgabe vielleicht selbst?

 

Neue Mitarbeiter gut einarbeiten – in 6 Schritten

Ein wesentliches Kennzeichen von einer guten und effizienten Einarbeitung ist, dass sie individuell erfolgt. Sie muss berücksichtigen, ob der Mitarbeiter bereits Erfahrung in einer ähnlichen Tätigkeit hat oder ob der Aufgabenbereich komplettes Neuland für ihn ist.

Ebenso gilt zu unterscheiden, ob der Mitarbeiter das Unternehmen schon kennt, weil er nur die Abteilung wechselt, oder ob er ganz neu ins Unternehmen eintritt. Natürlich spricht nichts dagegen, einen Leitfaden zu erarbeiten, der als Standard für die Einarbeitung von neuen Kollegen verwendet wird.

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Ganz im Gegenteil! Dieser Leitfaden kann und sollte dann aber abgestimmt auf den jeweiligen Mitarbeiter angepasst werden. Und für einen solchen Leitfaden gibt es sechs Punkte, die die Grundlage bilden.

 

Punkt 1: das Organisatorische

Die Führungskraft sollte einen Mitarbeiter bestimmen, der eine Art Pate oder Mentor für den neuen Kollegen wird. In seiner Rolle als Pate ist der Mitarbeiter der direkte Ansprechpartner für den neuen Kollegen und steht ihm während der Einarbeitungsphase mit Rat und Tat zur Seite.

Natürlich sollte der neue Mitarbeiter seinen Paten gleich am ersten Arbeitstag kennenlernen. Der Pate kann den Mitarbeiter dann willkommen heißen, ihm alles zeigen und ihn im Team vorstellen. Gleichzeitig kann der Pate den neuen Kollegen über alle organisatorischen Dinge informieren.

Dazu gehören:

  • die Regelungen zur Arbeitszeit, zum Arbeitsbeginn, zu Pausen und zum Feierabend
  • die Erfassung der Arbeitszeit
  • die Einweisung in die EDV- und Informationssysteme
  • die Regelungen zur privaten Nutzung von Telefon und Internet
  • das Verhalten im Krankheitsfall
  • die Vorgehensweise beim Planen und Beantragen von Urlaub
  • die Möglichkeiten, sich mit Getränken und Essen zu versorgen
  • Informationen über die wichtigsten Stellen im Unternehmen, etwa bei Störungen oder Unfällen

Daneben sollte eine Einweisung in die Vorgaben zur Arbeitssicherheit erfolgen. Außerdem sollte der Pate den neuen Kollegen über Betriebsvereinbarungen, Standards bei der Ausführung von Aufträgen und Arbeitsrichtlinien informieren. Natürlich prasseln an dieser Stelle sehr viele Infos auf den neuen Kollegen ein. Aus diesem Grund macht es Sinn, die Inhalte in kleinere Einheiten aufzuteilen und nach und nach zu kommunizieren.

 

Punkt 2: das Leitbild und die Unternehmenskultur

Zu den Aufgaben der Führungskraft gehört, dem neuen Mitarbeiter das Unternehmensleitbild zu vermitteln und die Strukturen im Unternehmen und in der Abteilung zu kommunizieren.

Was sind die Visionen? Welche Ziele hat sich das Unternehmen gesetzt? Wofür steht das Unternehmen und wie will es sich präsentieren? In diesem Zuge sollte die Führungskraft dem neuen Mitarbeiter auch aufzeigen, welches Verhalten von ihm erwartet und was nicht geduldet wird.

Neben den übergeordneten Zielen und Strukturen sollte die Führungskraft auf die Marschrichtung in der eigenen Abteilung eingehen. An dieser Stelle ist wichtig, dass sie verdeutlicht, wie Informationen ausgetauscht, Anweisungen vermittelt, Ziele definiert, Vereinbarungen getroffen und Absprachen dokumentiert werden.

Dabei sollte die Führungskraft vor allem auch klar und deutlich erläutern, wie sie über Fortschritte und Ergebnisse informiert werden möchte. Und wann sie über Entscheidungen und Abweichungen in Kenntnis gesetzt werden will.

Im nächsten Teil geht es mit den Punkten 3 bis 6 weiter.

Mehr Anleitungen, Tipps und Ratgeber:

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