Neue Mitarbeiter gut einarbeiten – in 6 Schritten, 2. Teil

Neue Mitarbeiter gut einarbeiten – in 6 Schritten, 2. Teil

Natürlich ist es möglich, einen neuen Mitarbeiter kurz zu begrüßen, ihm im Schnelldurchgang das Wichtigste zu zeigen und ihn dann einfach mal machen zu lassen. Wenn er Fragen hat, kann er sich ja jederzeit melden.

Mitarbeiter einarbeiten

Und mit der Zeit wird er sich schon zurechtfinden. Tatsächlich ist das auch ein typischer Ablauf in vielen Unternehmen. Denn im Tagesgeschäft kann und will sich kaum jemand die Zeit nehmen, um den Neuen gründlich einzuarbeiten.

Doch oft geht dieser Schuss nach hinten los. Denn wenn der neue Mitarbeiter ins kalte Wasser geworfen wird, ist die Gefahr groß, dass sich Fehler einschleichen oder die Arbeiten viel länger dauern, als sie müssten.

Das Ergebnis ist Unzufriedenheit bei allen Beteiligten: Die Führungskraft zweifelt am Können des neuen Mitarbeiters und die Kollegen sind genervt, weil sie die Fehler ausbügeln müssen. Der neue Mitarbeiter kommt nicht richtig im Team an und vermisst Erfolgserlebnisse. Nicht selten schlägt die anfängliche Motivation so schnell in Frust um.

Im Unterschied dazu schafft eine gute Einarbeitung die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Wird der neue Mitarbeiter in der Anfangszeit an die Hand genommen und mit allen Infos ausgestattet, die er braucht, wird er schnell zum Teammitglied und kann Qualität liefern.

Nur: Wie kann die Führungskraft dafür sorgen, dass neue Mitarbeiter gut eingearbeitet werden? Die Lösung kann ein Konzept mit sechs Schritten sein. Die beiden ersten Punkte davon haben wir im 1. Teil dieses Beitrags vorgestellt.

Hier geht’s nun weiter mit dem 2. Teil:

 

Punkt 3: das Fachliche

Der neue Mitarbeiter hat gewisse Hauptaufgaben. Dafür wurde er eingestellt. Gleichzeitig übernimmt er, wie jeder seiner Kollegen, eine bestimmte Rolle im Team und leistet so seinen Beitrag zum Ganzen. Doch damit der neue Mitarbeiter einen guten Job machen kann, braucht er alle Infos rund um seinen Arbeits- und Aufgabenbereich. Dazu gehören:

  • Angaben zum Arbeitsplatz
  • Dokumentationen von den Abläufen und Prozessschritten
  • Leitlinien zu den Prioritäten
  • Wissen zu den Hintergründen
  • Übersichten zu den Zuständigkeiten und Schnittstellen
  • Listen mit den Partnern, die an den Abläufen beteiligt sind
  • Beschreibungen seiner eigenen Spielräume und Entscheidungskompetenzen

Optimal ist, wenn ein Kollege die etwas komplexeren Aufgaben bei den ersten paar Malen zusammen mit dem neuen Mitarbeiter durchführt. So kann er im Gespräch die Angaben ergänzen, die dem Neuen noch fehlen. Außerdem kann er spezifische Fragen beantworten. So gibt es zum Beispiel oft IT-Anwendungen, die in dieser Form nur in der jeweiligen Abteilung verwendet werden.

 

Punkt 4: das Methodische

Vor allem ein junger Mitarbeiter, der gerade frisch von der Schule kommt und wenig Berufspraxis mitbringt, sollte Unterstützung beim Entwickeln seiner eigenen Arbeitsmethoden bekommen. Das kann einfach dadurch erfolgen, dass ihm erfahrene Kollegen Ratschläge mit auf den Weg geben und den einen oder anderen Kniff zeigen. Aber auch eine Schulung, die sich mit Methodik und Zeitmanagement beschäftigt, kann eine gute Lösung sein und die richtige Hilfestellung bieten.

Ein Patentrezept für die optimale Vorgehensweise gibt es nicht. Vielmehr muss jeder für sich selbst herausfinden, wie er am effektivsten arbeiten kann. Wichtig ist aber, sich überhaupt eine Methode anzueignen. Sonst besteht die Gefahr, dass die Arbeiten unstrukturiert, unorganisiert und ohne erkennbares System erledigt werden. Im Ergebnis kann das dazu führen, dass wichtige Aufgaben liegen bleiben und dann unter Zeitdruck nachgeholt werden müssen.

Auf der anderen Seite gehört es zu den Aufgaben der Führungskraft, dafür zu sorgen, dass ihre Mitarbeiter nicht überfordert oder überlastet sind. An dieser Stelle geht es übrigens nicht nur um die Fürsorge. Vielmehr liegt eine vernünftige Verteilung der Aufgaben auch im Interesse der Führungskraft.

Denn eine Überlastung kann Fehler begünstigen und so die Qualität der Ergebnisse schmälern. Jedenfalls sollte die Führungskraft dem neuen Mitarbeiter verdeutlichen, dass und wann er sich melden soll, wenn er mit dem Arbeitspensum oder den Aufgabeninhalten nicht zurechtkommt.

 

Punkt 5: die Kriterien

Die Führungskraft sollte sich mit dem neuen Mitarbeiter zusammensetzen und ihm erklären, welche Leistungen sie konkret erwartet. Dazu gehört auch, dass die Führungskraft aufzeigt, welche Kriterien sie anlegt und nach welchen Maßstäben sie die Leistungen bewertet.

Gleichzeitig sollte sie kommunizieren, wann und wie der Mitarbeiter ein Feedback bekommt. Schließlich kann der Mitarbeiter den Erwartungen der Führungskraft nur dann gerecht werden, wenn er weiß, welche Erwartungen sie überhaupt hat.

Gibt es bestimmte Vergütungs- oder Bonussysteme, sollte die Führungskraft diese ebenfalls ansprechen. Das können unter anderem Gehaltsstufen, Zulagen und Bonuszahlungen, aber auch Weiterbildungen oder Belohungen wie ein Diensthandy oder ein Firmenfahrzeug sein.

 

Punkt 6: Feedback während der Einarbeitung

Auch die Einarbeitung sollte einen festen Zeitrahmen haben. Denn einen neuen Mitarbeiter gut einzuarbeiten, heißt nicht, dass die Einarbeitung zu einem Endlos-Projekt werden soll. Stattdessen sollte die Führungskraft einen konkreten Plan mit Zwischenzielen definieren.

Die Zwischenziele beschreiben, bis wann der neue Mitarbeiter welche Punkte kennen und welche Arbeiten eigenständig erledigen soll. Dabei bietet es sich natürlich an, die Etappen an der Dauer der Probezeit auszurichten.

Neben den Zwischenzielen sollte die Führungskraft auch Feedback-Gespräche einplanen. Auf diese Weise kann sie die Fortschritte direkt kontrollieren und sich mit dem Mitarbeiter austauschen. Besteht Bedarf, kann sie entsprechende Maßnahmen einleiten und so frühzeitig nachjustieren.

Mehr Ratgeber, Tipps und Anleitungen:

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Inhaber bei Internetmedien Ferya Gülcan
Sabine Nauer, 38 Jahre, Trainingsentwickler und Berater Personalentwicklung, Michael Patzek, 44 Jahre, Personalreferent, Maike Müller, 41 Jahre, Trainingscoach für Führungskräfte, sowie Ferya Gülcan, Redakteurin und Betreiberin dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Anleitungen und Ratgeber zur Motivation von Mitarbeitern, Weiterbildung von Führungskräften und dem Personalwesen.
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