Timeboxing für ein besseres Zeitmanagement im Team

Timeboxing für ein besseres Zeitmanagement im Team

Timeboxing kann ein hilfreiches Instrument sein, um das Zeitmanagement im Team zu verbessern. Doch wie funktioniert die Methode genau? Welche Vorteile bietet sie? Und für welche Teams ist Timeboxing geeignet? Wir klären auf!

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Timeboxing für ein besseres Zeitmanagement im Team

Was genau ist Timeboxing?

Beim Timeboxing handelt es sich um eine Methode, die dabei helfen soll, das Zeitmanagement zu verbessern. Dazu werden die Aufgaben einzelner Mitarbeiter oder des ganzen Teams in zeitliche Blöcke eingeteilt. Diese Blöcke sind die sogenannten Timeboxen.

Die Größe einer Timebox richtet sich danach, wie umfangreich und aufwändig die jeweilige Aufgabe ist. Oft bilden Stunden die Zeiteinheit.

Vor allem bei großen Aufgaben mit festen Etappen und Zwischenzielen kann eine Timebox aber auch einen halben oder einen ganzen Arbeitstag umfassen.

Von der Grundidee her ähnelt das Timeboxing dem klassischen Stundenplan. Jeder Aufgabe wird ein bestimmtes Zeitfenster zugewiesen, in dem sie erledigt sein sollte. Auf diese Weise entsteht ein fester und nachvollziehbarer Zeitplan für den Arbeitstag.

Die klare und nachvollziehbare Einteilung erleichtert die Konzentration und fördert die Motivation.

Tipp:

In der Praxis hat es sich bewährt, zu notieren, welches Ziel oder Ergebnis erreicht sein soll, wenn eine Timebox abgeschlossen ist. „Alle E-Mails von Datum sind beantwortet“, „die Bestellliste für XY liegt vor“ oder „die Öffnungsrate der Newsletter im Monat X ist ausgewertet“ sind Beispiele für mögliche Ziele.

Es genügt aber, wenn nur der jeweilige Mitarbeiter seine Ziele vermerkt. Weil sie in erster Linie der Selbstkontrolle dienen, müssen sie für den Rest des Teams nicht sichtbar sein.

Was spricht für das Timeboxing?

Es gibt mehrere gute Gründe, die dafür sprechen, das Timeboxing zumindest einmal auszuprobieren:

  • Durch das Timeboxing werden die Aufgaben zeitnah erledigt. Die Neigung, wichtige oder unbeliebte Aufgaben ständig vor sich herzuschieben, ist unterbunden.

  • Die Methode kann sowohl für einzelne Mitarbeiter als auch für das ganze Team angewendet werden.

  • Das Timeboxing ist einfach zu verstehen und ohne großen Aufwand umsetzbar.

  • Weil die anstehenden Aufgaben klar und übersichtlich festgehalten sind, muss nicht überlegt werden, was als Nächstes zu tun ist. Das spart Zeit und steigert die Effizienz.

  • Die Übersicht über die erfolgreich abgeschlossenen Arbeiten erhöht die Motivation.

  • Die Tätigkeiten sind dokumentiert und bleiben dadurch nachvollziehbar.

  • Im Rückblick können die Führungskraft und das Team beurteilen, ob sie den Zeitaufwand für einzelne Aufgaben richtig einschätzen.

  • Durch die klare Zuteilung, wer bis wann welche Aufgaben zu erledigen hat, sinkt das Konfliktpotenzial im Team.

Was ist der Unterschied zwischen weichem und hartem Timeboxing?

Die Methode unterscheidet zwischen weichem und hartem Timeboxing. Weiches Timeboxing bietet sich für Aufgaben an, bei denen noch nicht feststeht, wie komplex und aufwendig sie sind.

Das Ende einer Timebox erinnert dann daran, dass die eingeplante Zeit abgelaufen ist und eine neue Timebox notwendig wird.

Im Unterschied dazu gibt es beim harten Timeboxing klar definierte Fristen. Ist eine Timebox zu Ende, muss auch die dazugehörige Aufgabe erledigt sein. Diese Variante eignet sich, wenn bekannt ist, wie viel Zeit eine Aufgabe in Anspruch nehmen wird.

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Für die Zusammenarbeit im Team geht das harte Timeboxing mit einem großen Pluspunkt einher. So können sich die Kollegen darauf verlassen, dass sie zu einem bestimmten Zeitpunkt mit einer Tätigkeit beginnen können, die auf einer vorhergehenden Aufgabe aufbaut.

Denn sie wissen, bis wann ein Kollege das Ergebnis liefert, das sie brauchen, um weitermachen zu können.

Wie wird das Timeboxing konkret umgesetzt?

Für das Timeboxing wird lediglich ein Kalender-Tool benötigt. Jede Timebox wird wie ein fester Termin behandelt und im Kalender vermerkt. Dabei dürfen einmal festgelegte Timeboxen nur in absoluten Ausnahmefällen und nur nach Rücksprache mit der Führungskraft verschoben oder geändert werden.

Jedes Teammitglied trägt seine Timeboxen in einen Kalender ein, der vom gesamten Team einsehbar ist.

Dadurch haben die Kollegen und die Führungskraft stets den Überblick darüber,

  • woran der jeweilige Mitarbeiter aktuell und über den Tag verteilt arbeitet.

  • wer freie Kapazitäten hat, um kurzfristig eine zusätzliche Aufgabe zu übernehmen.

  • welche Aufgaben noch offen sind.

  • bis wann mit welchen Ergebnissen zu rechnen ist.

  • welche Mitarbeiter mit welchem Projekt beschäftigt sind, wenn das Timeboxing im Team angewendet wird.

Der Aufbau wie bei einem klassischen Terminkalender oder Stundenplan sorgt nicht nur für Übersichtlichkeit. Dazu kommt, dass auch Pausen und zeitliche Puffer von Anfang mit eingeplant werden können.

Dadurch lässt sich vermeiden, dass vermeidbarer Stress aufkommt und notwendige Erholungspausen entfallen oder andersherum zu sehr ausgedehnt werden.

Wann ist das Timeboxing nicht sinnvoll?

Als Zeitmanagement-Instrument ist das Timeboxing ungeeignet, wenn kreative Arbeiten anstehen und Zeitdruck negative Auswirkungen auf das Ergebnis haben könnte. Grundsätzlich sollte Qualität immer den Vorrang vor Quantität haben.

Allerdings kann auch bei kreativen Tätigkeiten ein weiches Timeboxing für Struktur sorgen. In diesem Fall beinhaltet eine Timebox dann zum Beispiel die Aufgabe „den ersten Entwurf überarbeiten“, ohne eine feste Frist für die Erledigung der Aufgabe zu setzen.

Daneben sollte die Führungskraft besser auf das Timeboxing verzichten, wenn einzelne Teammitglieder durch das hohe Arbeitspensum überlastet sind oder sich aus anderen Gründen überfordert fühlen.

Die Methode würde dann den Druck nur noch zusätzlich erhöhen. Außerdem eignet sich Timeboxing nicht nur neue Mitarbeiter. Denn vor allem in der Einarbeitungsphase brauchen sie mehr Zeit und Unterstützung für ihre Aufgaben als erfahrene Kollegen.

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Sabine Nauer - Trainingsentwickler und Beraterin in Personalentwicklung, Michael Patzek - Personalreferent, Maike Müller - Trainingscoach für Führungskräfte, sowie Ferya Gülcan - Redakteurin, Unternehmerin und Betreiberin dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Anleitungen und Ratgeber zur Motivation von Mitarbeitern, Weiterbildung von Führungskräften und dem Personalwesen.

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