Was für proaktive Kommunikation spricht, 2. Teil
Dass Kommunikation ein zentrales Instrument für eine gute Zusammenarbeit und ein erfolgreiches Miteinander ist, ist keine neue Erkenntnis. Und dass ein transparenter und stetiger Informationsfluss ebenso wie ein offener und fairer Austausch unverzichtbar sind, wird in etlichen Büchern und in jedem Führungsseminar gepredigt.
Doch während früher zwischen passiver und aktiver Kommunikation unterschieden wurde, ist neuerdings mit der proaktiven Kommunikation eine weitere Spielart in aller Munde. Grund genug, einmal genauer hinzusehen, was es damit auf sich hat. Im 1. Teil dieses Beitrags haben wir erklärt, warum Kommunikation am Arbeitsplatz so wichtig ist und was sich hinter proaktiver Kommunikation verbirgt.
Hier ist der 2. Teil!:
Was spricht für proaktive Kommunikation?
Aktive Kommunikation stellt sicher, dass alle Beteiligten mit den notwendigen Informationen versorgt sind und stets auf dem Laufenden bleiben. Die proaktive Kommunikation geht darüber hinaus. Sie beinhaltet Initiative und vorausschauendes Verhalten, indem sie Informationen und Antworten liefert, noch bevor andere danach gefragt haben.
In diesem Sinne handelt es sich bei der proaktiven Kommunikation weniger um eine Form des Austauschs, sondern mehr um eine grundlegende Einstellung. Bleibt aber die Frage, welche Vorteile sich die Führungskraft durch eine proaktive Kommunikation verschaffen kann.
Hier kommen mehrere Aspekte zum Tragen:
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Inhalt
Motivieren und überzeugen
Wenn die Führungskraft eine neue Idee umsetzen oder ein Ziel erreichen will, braucht sie Mitstreiter. Doch diese wollen überzeugt und von der Begeisterung angesteckt werden. Die Führungskraft wird es schwer haben, die Geschäftsleitung oder ihr Team mit ins Boot zu holen, wenn sie selbst nicht unbedingt überzeugt und motiviert scheint.
Eine proaktive Kommunikation bringt es mit sich, dass die Führungskraft vorausplant, voran geht und ihre Ansätze voller Elan präsentiert. Die Führungskraft wartet nicht, bis jemand fragt, ob sie eine Idee hat.
Und sie hofft auch nicht darauf, dass irgendwann schon auffallen wird, dass sie einen guten Job macht. Stattdessen liefert sie proaktiv Ideen und Lösungen und steckt auf diese Weise andere mit ihrer Motivation an.
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Teamgeist stärken
Die Führungskraft trifft Entscheidungen und trägt Verantwortung. Aber sie kann die Arbeit nicht alleine stemmen. Und am Ende ist alles die gemeinsame Leistung des Teams, an der sich auch die Führungskraft messen lassen muss.
Umso wichtiger ist eine effektive und produktive Zusammenarbeit. Doch sie setzt eben auch die richtige Kommunikation voraus. Eine proaktive Kommunikation sorgt nicht nur dafür, dass das Team überhaupt weiß, was zu tun ist. Stattdessen denkt sie einen Schritt weiter und beseitigt Unklarheiten, bevor diese überhaupt entstehen. Das Team ist also jederzeit über alles Relevante im Bilde.
Und wenn sich niemand ausgeschlossen oder benachteiligt fühlt, fällt es automatisch leichter, sich als Teil des Teams zu verstehen und gemeinsam an einem Strang zu ziehen.
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Angenehmes Arbeitsklima
Proaktive Kommunikation heißt, von sich aus das Wort zu ergreifen. Dieser Ansatz kann sehr positive Effekte auf das Arbeitsklima haben. Denn zum einen findet ein offener und transparenter Austausch statt. Missverständnisse und Konflikte lassen sich dadurch von Anfang an vermeiden.
Zum anderen wird die Zusammenarbeit insgesamt leichter. Vermutlich jeder hat sich schon einmal über einen Kollegen geärgert, der sich alles aus der Nase ziehen lässt. Oder der gar nichts sagt und erst dann Alarm schlägt, wenn es eigentlich schon längst zu spät ist. Solche Situationen entstehen nicht, wenn proaktiv kommuniziert wird.
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Soft Skills verbessern
Bildungsabschlüsse, Qualifikationen und Titel sind zweifelsohne wichtig und nützlich. Doch in der heutigen Arbeitswelt gewinnen Soft Skills zunehmend an Bedeutung. Proaktive Kommunikation kann hier zu einem entscheidenden Pluspunkt werden.
Eine gute Führungskraft zeichnet sich nicht nur dadurch aus, dass sie fachlich kompetent ist und diverse Weiterbildungen besucht hat. Mindestens genauso wichtig ist, dass sie über Teamgeist verfügt, Führungsqualitäten aufweist und es versteht, kunden- und serviceorientiert aufzutreten.
Natürlich sind solche Eigenschaften schwerer zu messen. Aber Engagement, Motivation, vorausschauendes Handeln oder ein ausgeprägtes Wir-Gefühl sind Qualitäten, die sich in der täglichen Arbeit bemerkbar machen. Für die eigene Karriere, die Teamleistung und den Unternehmenserfolg kann das den Faktor ausmachen, der die Führungskraft von anderen Kollegen unterscheidet.
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Kundenzufriedenheit erhöhen
Die Konkurrenz auf dem Markt ist groß. Es gibt wohl kein Produkt und keine Dienstleistung, die nicht mindestens ein Mitbewerber in ähnlicher Form anbietet. Proaktive Kommunikation kann dazu beitragen, das Kundenerlebnis deutlich zu verbessern und so auch die Kundenbindung zu stärken.
Ein Beispiel hierfür sind Produktbeschreibungen. Für einen Kunden ist es ärgerlich, wenn er eine Bestellung voller Vorfreude auspackt und dann feststellen muss, dass die Ware weit hinter den Erwartungen zurückbleibt.
Solchen Enttäuschungen kann eine proaktive Kommunikation vorbeugen. Dabei ist wichtig, dem Kunden genaue und umfangreiche Informationen bereitzustellen. Bei der Ausgestaltung sollte sich das Unternehmen überlegen, welche Fragen der Kunde hat und was er über das Produkt wissen will. Dadurch bietet das Unternehmen nicht nur Orientierung, sondern zeigt gleichzeitig auch, dass es die Bedürfnisse seiner Zielgruppe kennt und ernst nimmt.
Proaktive Kommunikation ist auch gefragt, wenn zum Beispiel technische Störungen aufgetreten sind oder die Lieferung länger dauern wird. Ergreift das Unternehmen von sich aus die Initiative, noch bevor sich der Kunde nach dem Bestellstatus erkundigt, zeigt es sich transparent und serviceorientiert. Der Kunde wird eine längere Wartezeit so eher akzeptieren, als wenn er nachfragen muss, wo seine Ware bleibt.
Der Service-Mehrwert schafft Vertrauen. Zufriedene Kunden werden außerdem wieder kaufen, denn sie haben keinen Grund, zu einem Wettbewerber zu wechseln. Gleichzeitig sinken die Kosten für vermeidbare Rücksendungen. Solche Effekte machen es der Führungskraft dann natürlich auch einfacher, die vorgegebenen Ziele der Geschäftsleitung zu erreichen.
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Thema: Was für proaktive Kommunikation spricht, 2. Teil
Übersicht:
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